Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

Office Groove 2007 – программа для совместной работы. Заявлено, что она обеспечивает динамичное и эффективное взаимодействие рабочих групп, даже если их члены работают в других организациях, в удаленном или автономном режимах. С ее помощью можно сформировать единое виртуальное пространство, общее для конкретной рабочей группы. Все члены группы смогут получить доступ к общей рабочей области для обмена файлами, их совместного редактирования, использования и публикации.

Кроме уже упомянутых программ, в некоторые поставки Microsoft Office 2007 и, конечно, в корпоративный пакет входят новые версии известных программ Project и Publisher, ранее не входивших в состав пакета Office. Это программы, соответственно, для создания и управления бизнес-проектами и для верстки, то есть профессиональной подготовки к печати в типографии многостраничных или крупноформатных документов.

Разработчик убежден, что новый релиз пакета Office соответствует новым требованиям к офисной работе. Предполагается, что обновленный Office предлагает не просто прикладные программы, а новые офисные технологии, которые могут решить следующие задачи:

•повышение индивидуальной производительности труда и персонального влияния на результаты работы предприятия;

•упрощение совместной работы вне зависимости от времени и места нахождения работников;

•наведение порядка в текущей работе и управлении корпоративным (совместным) запасом данных;

•углубление и оптимизация процесса анализа дел в организации.

Индивидуальная производительность и влияние повышаются благодаря возможностям удобной организации рабочего пространства и технологиям быстрого создания профессиональных документов. Эффективность работы связана с новым интерфейсом программ. Профессиональный вид документов достигается применением готовых графических элементов, которые несравнимо проще использовать. Кроме того, предлагается функция инспектора документов, которая дает возможность удалить из него нежелательные комментарии, индивидуальные сведения и скрытый текст. Организации рабочего времени способствует возможность определения приоритетов заданий, то есть электронного органайзера, который представляет встречи, задания под контролем и сообщения электронной почты. Большое значение имеет также функция мгновенного поиска. С ее помощью по ключевым словам можно быстро найти не только текстовые, но и графические документы.

Повышение индивидуальной производительности – это не главное. В новом Microsoft Office сделан акцент на командной работе, которая должна не суммировать, а умножать общий результат. Для этого используются все новые технологии коммуникации и создания совместного рабочего пространства. При организации совещаний и презентаций каждый участник получает доступ к базе знаний обо всех участниках, включая должности и контактные данные. В совместных проектах стало проще вести сетевой график работ и учет рабочего времени, контролировать исполнение и оценивать эффект. Все это предполагает определенную технологическую культуру офисной работы: для появления сетевого графика недостаточно наличия программы Project, нужно разработать в ней этот график и следить за ним. В то же время немало сделано для упрощения таких рутинных операций. Например, система Office SharePoint Server 2007 включает внешние шаблоны, по которым легко понять, к какому содержимому относится тот или иной документ. Там же хранится полная история прохождения документов – это вообще бесценная информация, особенно в кризисных ситуациях.

Чтобы работники группы не тратили время на сбор и первичный анализ одних и тех же сведений, применен инструмент шаблонов серверных форм. Сведения вносятся в многофункциональные формы, откуда их легко импортировать в другие документы. Для создания форм используется уже упоминавшийся сервис InfoPath Forms. Вопросы секретности также не обошли вниманием: разграничение прав доступа к различным документам теперь выполняется не администратором, а любым сотрудником, который назначен руководителем проекта. Принципиально, что один и тот же документ могут одновременно редактировать несколько сотрудников, причем как подключенные к общей информационной среде, так и работающие автономно: синхронизация исправлений происходит при подключении к сети, по дате. Правда, пока не ясно, как это будет работать на практике. Возможно, не всегда безупречно, так как не исключено, что автономно работающий сотрудник внесет те же изменения, которые другой сотрудник внесет в документ, хранящийся на сервере. Это нестрашно, но один из работников потеряет время и силы впустую.