Юрий Демин: Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1). Напомним, что в общем случае под документированиемпонимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами [1] . Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам.

Рис. 1.1.Корпоративное делопроизводство

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» [2] (далее – Стандарт) к основным характеристикам корпоративных документов относятся:

♦ аутентичность;

♦ достоверность;

♦ целостность;

♦ пригодность для использования (в качестве документа).

Поясним, что аутентичностьдокумента признается, если последний представляет собой то, что принято считать документом [3] , и, кроме того, был создан (отправлен) уполномоченным лицом в то время, которое обозначено в документе. Для обеспечения аутентичности документов компаниям, как это предусмотрено Стандартом, следует внедрить и документально зафиксировать политику в области делопроизводства (включая вопросы документирования), а также процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов.

Достоверным,согласно Стандарту, признается документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций (деятельности, фактов) и которому можно доверять при осуществлении последующих операций (последующей деятельности). При этом подразумевается, что документы создаются во время (сразу же после) операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

Целостностьдокумента, согласно Стандарту, определяется полнотой и неизменностью информации в составе этого документа. Целостность документа обеспечивается его защитой от несанкционированного изменения, а также регламентацией порядка обращения с ним.

Наконец, документ признается пригодным для использования,если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено) [4] , или изложенное в его содержании действие.

Под содержаниемдокумента понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-дело-вого языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

♦ сведения об авторе документа;

♦ сведения об адресате;

♦ сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);

♦ сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

♦ сведения вспомогательного (справочного) характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским [5] . Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.