Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• Ввод выражения в окне свойств осуществляется так, как показано на рис. 7.28.

4. Затем окно свойств можно закрыть. После закрытия окна свойств произведенные изменения сохраняются автоматически. Сделать отчет более удобным для понимания и эффективным в использовании данных можно, используя различные виды группировки и сортировки данных. Создание уровней группировки и задание способа сортировки осуществляется с помощью окна Группировка, сортировка и итоги. Существует возможность создания до четырех уровней группировки и задания для каждого из них своего способа сортировки, либо общего для всех записей способа сортировки данных.

Для быстрого создания отчетов, а также для их выполнения в едином стиле в Access 2007 используются различные шаблоны отчетов. При форматировании отчета можно использовать как стандартные стили форматирования, так и создавать нужные стили самим.

Чтобы применить автоформат, необходимо сначала создать отчет. Далее необходимо выполнить следующие действия.

1. После задания всех свойств отчета, на вкладке Упорядочитьв группе Автоформатнужно выбрать команду Автоформат.

2. В представленном списке стандартных стилей форматирования необходимо выбрать нужный стиль. Установленные в стиле параметры будут автоматически применяться для всех отчетов, создаваемых с использованием данного автоформата. Например, для отчета Товарывыберите стиль Access 2007.

3. Чтобы создать новый стиль форматирования на основе открытого документа, необходимо нажать кнопку Мастер автоматического форматирования, расположенную на вкладке Упорядочитьв группе Автоформатпод списком стандартных стилей. На экране появится окно Автоформат(рис. 7.29).

Рис. 7.29.Окно Автоформат

4. Затем в окне Автоформатможно нажать кнопку Параметрыи выбрать применяемые атрибуты уже существующего стандартного стиля или нажать кнопку Настройка, после чего отобразится окно Настройка автоформата, изображенное на рис. 7.30.

5. Для создания нового стиля в окне Настройка автоформатаследует установить переключатель Команда настройкив положение создание нового стиля на основестиля объекта: “Имя объекта”и нажать кнопку OК.

6. Далее необходимо задать название создаваемому стилю. По умолчанию стилю будет присвоено имя Стиль1. Затем нужно вновь нажать кнопку OК.

Перед тем как отправить отчет на печать, целесообразно его предварительно просмотреть и убедиться в его правильности, а в случае обнаружения неточностей или ошибок внести определенные изменения в содержание отчета. Приложение Access 2007 предоставляет возможность выполнения всех этих действий.

Просмотреть нужный отчет перед печатью можно в режиме предварительного просмотра отчета. Целью такого просмотра является проверка данных отчета. Перейти в режим предварительного просмотра отчета можно несколькими способами.

• Выделить в области переходов необходимый отчет, а затем щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Предварительный просмотр.

• Выделить в области переходов требуемый отчет и нажать кнопку Microsoft Office, после чего последовательно выбрать команды Печатьи Предварительный просмотр.

• Если нужный отчет уже открыт, перейти в режим предварительного просмотра можно нажатием кнопки Предварительный просмотр, расположенной в правой части строки состояния Access.

Пример отчета, представленного в режиме предварительного просмотра, изображен на рис. 7.31.

Рис. 7.31.Пример отчета в режиме предварительного просмотра

Для просмотра страниц отчета используются кнопки перехода по записям. Для удобства просмотра отчета в данном режиме можно устанавливать масштаб отображения отчета и количество страниц отчета, располагаемых на одном листе.