Александр Днепров - Microsoft Access 2007

4. Задав установки, нажмите кнопку ОК.

Одним из возможных вариантов экспорта отчета Access 2007 является экспорт в файл формата HTML. Процесс преобразования заключается в выборе необходимого отчета, вызове мастера экспорта и определении необходимого формата для экспорта.

1. В данном случае на вкладке Внешние данныев группе Экспортнеобходимо нажать кнопку Дополнительнои выбрать экспорт в Документ HTML.

2. В появившемся окне мастера экспорта задайте имя сохраняемого документа (в данном случае Товары.HTML) и укажите место сохранения файла. Нажмите кнопку OК.

3. Откроется окно Параметры вывода в формате HTML(рис. 7.12). Здесь необходимо выбрать шаблон HTML и кодировку для сохранения файла, отметив нужный вариант установкой переключателя в соответствующую позицию. Оставьте без изменения выбранный по умолчанию вариант по умолчанию, после чего нажмите кнопку OК.

Рис. 7.12.Окно Параметры вывода в формате HTML

Данные будут экспортированы в документ HTML. Конечный результат можно просмотреть в окне любого браузера.

Уже созданный и отредактированный отчет можно экспортировать в формат снимка, в таком случае конечный файл будет являться файлом формата SNP. Снимок отчета представляет собой файл, в котором содержатся копии всех страниц отчета, выполненных с высокой точностью воспроизведения. Отчет на таком снимке будет иметь такой же тип форматирования, как и в Access 2007, и сохранит все визуальные элементы и графические объекты исходного отчета.

Средством просмотра таких снимков является Microsoft Snapshot Viewer, с помощью которого можно не только просматривать снимки, но и осуществлять их печать или отправлять снимки по почте. Данное приложение обладает довольно широкими возможностями, например, используя его, можно выполнить рассылку по электронной почте и публикацию отчетов. Кроме того, средство Snapshot Viewer позволяет быстро просматривать отчет и отправлять его на печать не полностью, а только отдельными страницами.

Программа Microsoft Snapshot Viewer является бесплатно распространяемой и вполне самостоятельной утилитой, то есть она не зависит от самого Access 2007 и может быть установлена без предварительной инсталляции пакета Microsoft Office.

Для создания снимка выбранного отчета необходимо выполнить следующие действия.

1. Вызовите мастер экспорта и при задании формата преобразования укажите вариант экспорта в формат Средство просмотра снимков.

2. Просмотреть созданный снимок отчета можно двумя способами: либо открыв файл, содержащий снимок, в таком случае приложение просмотра снимков запустится автоматически, либо, предварительно запустив приложение, выбрать нужный файл в меню Файл. Конечный результат открытия снимка представлен на рис. 7.13.

Рис. 7.13.Просмотр снимков отчета с помощью Snapshot Viewer

Программа просмотра снимков позволяет осуществлять отправку снимка отчета по электронной почте.

1. Чтобы переслать снимок отчета, необходимо в меню Файлвыбрать команду Отправить. После этого откроется новое почтовое сообщение Microsoft Outlook 2007 или другой установленной пользователем почтовой программы, в которое будет автоматически добавлен снимок отчета в виде вложенного файла.

2. Далее в соответствующем поле необходимо ввести адрес получателя и с помощью кнопки Отправитьпереслать сообщение.

3. Печать осуществляется только для открытого снимка отчета. Вызвать окно печати можно двумя способами: выбрать в меню Файлкоманду Печатьлибо щелкнуть правой кнопкой мыши на снимке отчета, после чего отобразится контекстное меню, в котором необходимо выбрать команду Печать.

4. В открывшемся окне Печатьукажите необходимые параметры печати: выберите принтер, задайте номера страниц, которые будут напечатаны, установите количество копий и способ раскладки.

5. После завершения выбора параметров нужно нажать кнопку Печатать.