Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Возможность группировки данных удобна в том случае, когда информация должна быть представлена в определенном порядке и распределена по группам. При необходимости в процессе создания отчета пользователь может выбрать несколько уровней группировки данных, максимальное количество которых ограничено четырьмя, причем первое группируемое поле будет наиболее важным уровнем, а остальные будут следовать за ним в порядке выбора.

6. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка, а затем в появившемся окне выбрать интервалы группировки, как показано на рис. 7.4.

Рис. 7.4.Задание интервалов группировки для выбранного поля

7. Следующая страница мастера отчетов позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого необходимо выбрать поле и указать требуемый вид сортировки. Сортировка записей может быть осуществлена как по возрастанию, так и по убыванию и включать до четырех полей. В качестве примера выберите поле Ценаи установите порядок сортировки по убыванию, как показано на рис 7.5.

8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итогив окне выбора порядка сортировки.

9. В появившемся окне Итогибудут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях. Мастер отчетов предоставляет возможность вычисления суммы, определения среднего, максимального и минимального значений. Кроме того, при вычислении сумм возможно определение процентов от суммарного значения. В данном случае для подведения итогов доступно только одно поле Цена. Найдите для него итоговое значение суммы, для этого отметьте функцию Sum, как показано на рис. 7.6.

10. В этом же окне можно выбрать вид представления итогов в отчете. Для этого в группе Показатьнеобходимо установить флажок напротив одного из вариантов:

• Только итоги– в этом случае будут представлены только вычисленные значения;

• Данные и итоги– отображение итоговых значений с подробными сведениями.

Чтобы получить более полную информацию в отчете, установите флажок Данные и итоги.

После того как все требуемые параметры в окне Итогизаданы, следует нажать кнопку OК.

11. На следующей странице мастера вам потребуется выбрать вид макета отчета. Существует несколько видов макетов для отображения данных отчета – Ступенчатый, Блоки Структура. Установите переключатель в нужное положение, например Ступенчатый.

12. После определения наиболее подходящего вида макета на этой же странице мастера необходимо указать параметры страницы. Установите переключатель в положение книжная(устанавливает вертикальную ориентацию страницы) или альбомная(устанавливает горизонтальную ориентацию страницы). Поскольку данный отчет содержит небольшое количество полей, то есть имеет небольшую ширину, выберите книжную ориентацию страниц и нажмите кнопку Далее.

13. Затем мастер отчетов попросит указать требуемый стиль. Чтобы выбрать нужный стиль, достаточно щелкнуть на нем кнопкой мыши; для наглядности в правой части окна будет отображен эскиз отчета, соответствующий выбранному стилю.

14. В завершение создания отчета необходимо выбрать заголовок, который будет отображен в начале отчета и вместе с тем станет названием документа при сохранении созданного отчета. Назовите отчет так же, как и таблицу, на основе которой он составлен, – Товары.