Андрей Жвалевский - ПК без напряга

Допустим, нас интересуют книги Н. Макаровой, которые попали в список. Выделяем столбец Автор(для поставленной задачи этого достаточно), а затем на ленте находим кнопку Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр:

При нажатии этой кнопки появится меню, в котором надо выбрать пункт Сортировка от А до Я. Содержимое столбца – а за ним и всей таблицы – будет перестроено так, что авторы расположатся в алфавитном порядке.

И мы сразу увидим, что столбец Авторзаполнили не совсем правильно. Нужно было указывать сначала фамилию, а уж потом инициалы или имя. Тогда фамилии авторов были бы выстроены по алфавиту, а не их имена. Моя вина. В следующий раз будем умнее.

Ну все равно, книги одного автора оказались на соседних строках, чего мы и добивались (рис. 6.6).

Сортировкой должен уметь пользоваться каждый! Это сэкономит уйму сил и времени, а главное – позволит разобраться в самой сложной таблице Excel.

Фильтрация

Фильтрация – это, по сути, усовершенствованный вариант сортировки. Он применяется для того, чтобы сфокусировать внимание только на определенных данных, а все прочие убрать с глаз долой, чтобы глаза не мозолили.

Рис. 6.6.Результат сортировки по автору книги

Наблюдательный читатель, который добросовестно выполняет в программе Excel все, что написано в книге, уже заметил команду Фильтрв меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр. Недобросовестный тоже мог догадаться о чем-то по названию меню.

Да, это именно то, о чем мы ведем речь! После применения команды Фильтрвозле заголовков столбцов появляются те самые треугольнички, о которых я обещал вам рассказать (см. рис. 6.5). Что ж, пришло время.

При щелчке на любом треугольнике появляется меню фильтрации по данному столбцу. Например, мы хотим видеть только книги, написанные Н. Макаровой. Щелкаем на треугольнике справа от заголовка Автори изучаем меню фильтрации (рис. 6.7).

Рис. 6.7.Меню фильтрации

Логика подсказывает, что в нижнем списке нужно снять все флажки, кроме тех, где упоминается Н. Макарова. Проверим, права ли логика. Оставим установленными только флажки Н. Макароваи Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова.Нажмем кнопку ОК… Как говорят американцы: «Бинго!» Или, по-нашему, «Ага!» или «Во как!» (рис. 6.8)

Рис. 6.8.Результат фильтрации Есть еще один способ фильтрации – по ключевому слову или сочетанию слов. Например, нас интересуют все книги, в названии которых есть слово «Информатика». Выполняем команду Фильтрв меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр. Появляются треугольники возле заголовков столбцов таблицы. Щелкаем на треугольнике, который появился рядом со словом Название. В меню фильтрации (см. рис. 6.7) выбираем команду Текстовые фильтры → Содержит. Появится окно настроек (рис. 6.9).

Рис. 6.9.Настройка текстового фильтра

После слова содержитвписываем слово Информатика(на рис. 6.9 оно уже вписано для пущей наглядности).

В принципе, можно добавить дополнительные условия – для этого служат два нижних поля, – но с этим вы вряд ли столкнетесь. А если столкнетесь, то разберетесь без труда.

Если теперь нажать кнопку ОК, в таблице будут отображаться только те книги, в названии которых есть слово «Информатика».

Неопытный пользователь может испугаться: дескать, куда пропали остальные строки таблицы? Ужель они исчезли навсегда? Не уподобляйтесь такому паникеру. Фильтр только прячет ненужные результаты, но в недрах электронной таблицы они остаются. Чтобы снова увидеть все данные, без учета фильтрации, надо ее отменить. Для этого в уже надоевшем вам меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтрнадо щелкнуть на пункте Фильтр. Стрелки у заголовков таблицы исчезнут, все станет, как было. Можно и не так радикально. Если хотите отменить один какой-нибудь фильтр, щелкните на соответствующем треугольнике и в меню фильтрации (см. рис. 6.7) выполните команду Снять фильтр.

Фильтрация, с одной стороны, очень удобна, если нас интересует только что-то конкретное. С другой стороны, нужно еще наловчиться, чтобы использовать ее правильно и эффективно. Читать дальше