Андрей Жвалевский - ПК без напряга

Выше я уже рассказывал, как это делать, но для любителей склероза готов повторить: дважды щелкаете на ячейке А1и пишете N(это будет означать «порядковый номер»), затем нажимаете клавишу →или Tab, переходите в ячейку под номером В1и вписываете Автор. Ну, и так далее.

В столбец Nв ячейку А2впишите цифру 1. Потом в столбец Автор(ячейка В2) впишите фамилию автора. И так далее.

Первая строка прайса после всех вставок и вписываний должна выглядеть так, как на рис. 6.3.

Рис. 6.3.Первая строка прайс-листа

Процесс ввода данных довольно нуден, поэтому хочется вам как-то помочь. О! Давайте я научу вас, как автоматически нумеровать строки. Ведь в нашем прайс-листе они нумеруются от 1 до 10. Можно не вписывать каждый номер, а заставить Excel автоматически расставить числа. И делается это буквально одним движением мыши.

Первая строка у вас уже пронумерована, в ячейке А2стоит цифра 1, так? Очень хорошо. Теперь в ячейку А3впишите цифру 2. Затем выделите обе эти ячейки (например, последовательными щелчками кнопкой мыши при нажатой клавише Shift). Ячейки А2и А3окажутся обведены рамкой, в правом нижнем углу которой хорошо видна жирная черная точка. Потяните за нее вниз мышью – и увидите, что рядом с указателем появляются числа! Дотяните до позиции, где появится 10, и отпустите кнопку мыши. О чудо! В ячейках от А2до А11включительно стоят номера от 1 до 10!

И еще одна хитрость. Внимательно изучив страницу бестселлеров, вы можете убедиться, что все они вышли в 2007 году (по крайней мере, у меня так). Как вы уже догадались, писать десять раз число 2007 нет никакого смысла. Можно заставить Excel выполнить эту монотонную, рутинную работу. Для этого достаточно выделить ячейку Е2и потянуть за точку-маркер вниз на девять строк. Тогда ячейки с Е3по Е11включительно также будут содержать число 2007.

Рис. 6.4.Данные внесены в прайс-лист

Оформление таблицы

В принципе, прайс-лист уже готов, иногда на этом этапе все и заканчивается. Заполнив таблицу данными, создатели решают, что «и так хорошо», и рассылают результат клиентам. А потом клиенты сидят и морщатся, потому что пользоваться таблицей в таком виде не очень удобно: под порядковый номер отведено слишком много места, а под название и авторов – слишком мало, да и заголовок таблицы сливается с ее телом. Неаккуратненько как-то!

Чтобы сделать «аккуратненько», выделите все ячейки таблицы. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ячейке А1и, не отпуская кнопку, протащить указатель до F11. Как только вы отпустите кнопку, вся таблица окажется выделена.

Теперь подберем такую ширину столбцов, чтобы весь текст нормально читался. Для этого можно вручную перетаскивать границы столбцов, но наша серия ведь называется «Без напряга», правильно? Поэтому просто на вкладке Главнаяленты выберите в группе Ячейкикнопку Формат. Щелкните на ней и в раскрывшемся списке выберите Автоподбор ширины столбца… Или, если написать короче, выполните команду Главная → Ячейки → Формат → Автоподбор ширины столбца. Таблица изменится быстро и приятно глазу.

Затем можно раскрасить ее. Это не только полезно, но и удобно – все сразу видно. Чтобы не тратить время на раскрашивание ячеек вручную, воспользуйтесь одной из заготовок. Для этого – при выделенных ячейках таблицы! – выполните команду Главная → Стили → Форматировать как таблицу. Появится список готовых вариантов оформления. Выберите любой, какой вам на душу лег, и щелкните на нем кнопкой мыши.

Рис. 6.5.Отформатированная таблица

Видите, у левого края каждого заголовка появилась стрелочка? Это не просто так стрелочка, она нам скоро пригодится. Буквально в следующем разделе.

Мы для примера рассматриваем очень простой прайс, всего десяток позиций. Обычно их куда больше. Найти нужный пункт бывает очень сложно… Вернее, было бы очень сложно, если бы не функции фильтрации и сортировки, которыми оснащен Excel.

Сортировка

Самый простой способ разобраться в длинном списке данных – расположить их по какому-нибудь признаку. Во-первых, нас могут интересовать книги определенного автора, во-вторых, книги, которые начинаются на определенное слово, в-третьих, книги определенной ценовой категории.