Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Научитесь определять примерное время, необходимое для выполнения задач. Плохо, когда к концу дня оказывается, что ты не осуществил и половины запланированных дел, так как время тратилось на пробки, проверку уроков у собственного ребенка и т. п. Поэтому при формировании списка дел нужно предусматривать время на дорогу, подготовку к выполнению задачи и др. Обязательно оставляйте «окна», которые станут запасом времени на непредвиденные случаи. На первом этапе указывайте в ежедневнике предполагаемое время решения вопроса. Например: «Провести собрание в клубе – 2 часа». На само собрание уйдет меньше времени, но ведь вам еще нужно пообщаться с сотрудниками, ответить на их вопросы, обсудить какие-то проблемы.

Делите все задачи на крупные, которые надо выполнять по частям (так называемые «слоны»), и мелкие, но неприятные («лягушки»). К «слонам» я отношу написание методических разработок, текстов для сайта. Вообще, работа над сайтом – это самый настоящий «слон». Здесь можно работать беспрестанно. «Лягушкой» для меня является подписывание вороха бухгалтерских документов, когда они лежат толстыми пачками на буфете. Приходишь в клуб, смотришь на них… и хочется заняться чем-то другим. Может, завтра их подписать? Но и завтра ведь не захочется. Это подлинная «лягушка». Психологи советуют как можно быстрее избавляться от «лягушек». Зная об этом правиле, я вздыхаю, беру красивую ручку, усаживаюсь поудобнее и подписываю один документ за другим, не отрываясь. Именно несделанные «лягушки» способны испортить настроение на целый день. К «лягушкам» относятся и неприятные звонки или разговоры с сотрудниками, когда вам нужно отказать им в какой-то просьбе.

Выстраивайте порядок выполнения важных и менее важных дел. Начинать следует с «лягушек», а потом приниматься за осуществление самого важного дела на сегодняшний день. Скажем, вам нужно просмотреть присланное арендодателем приложение к договору аренды, сделать СМС-рассылку клиентам об акции, позвонить в клуб и сказать, что не можете отпустить педагога в субботу на дачу, так как нет замены, и проверить электронную почту. Что вы сделаете в первую очередь? «Лягушка» – это звонок в клуб с отказом педагогу. Затем вам необходимо выполнить рассылку клиентам, потому что письма должны прийти в определенное время, а не поздно вечером. Потом вы работаете с приложением к договору. И только в последнюю очередь просматриваете электронную почту.

Делегируйте, то есть поручайте, решение тех или иных задач другому лицу. Дел много, и успеть все невозможно. Умение делегировать имеет огромное значение для высвобождения времени руководителя детского клуба. Например, уборщица попросила приобрести средство для чистки кранов. Вы можете пойти и купить его сами, можете выдать деньги авансом уборщице или администратору. А можете позвонить бухгалтеру и сказать, чтобы она выдала деньги и сама все учла. Вашему администратору вполне по силам составить список закупок расходных материалов на следующий месяц: картриджей для принтера, стаканчиков для кулера, салфеток, туалетной бумаги. Перепоручая кому-либо решение задачи, обязательно записывайте в ежедневнике, что и кому вы делегировали.

Не откладывайте важные дела на потом. Мне очень нравится новое крылатое выражение на основе известнейшего высказывания Б. Франклина: «Не откладывай на сегодня то, что можно сделать сейчас». Лень очень тормозит нас, и часто, откладывая выполнение действительно важных дел, вы занимаетесь мелкими и ненужными. Времени на решение существенных задач остается все меньше, и вы переходите в режим аврала, вгоняя себя в стрессовое состояние.

При выполнении важных дел исключите отвлекающие моменты. Это одно из самых важных правил. Многие успешные бизнесмены при работе в Интернете отключают бегущие строки или всплывающие окна, не пользуются СМС-оповещением о поступивших на электронную почту письмах и т. п. Пока я писала данную главу, на не отключенный вовремя телефон мне позвонило пять человек с разными просьбами: помочь выбрать подходящее название для детского центра, приехать посмотреть помещение, купить фермерские продукты и т. д. Каждый раз я отвлекалась на разговор, потом заново пыталась сформулировать мысль, на которой меня прервали. Сегодня я нарушила правило, которое нарушать не стоит. Такие отвлекающие факторы съедают массу драгоценного времени, и намеченное дело остается невыполненным, его приходится переносить на следующий день, а ведь на завтра уже сформирован список других дел.