Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Понятия «распределение обязанностей» и «делегирование» означают разные вещи. Распределение обязанностей предполагает контроль руководителя за выполнением подчиненными своих функций и данных им поручений. Делегирование подразумевает большую степень самостоятельного выполнения тех или иных функций, самоконтроль со стороны подчиненных и малую степень контроля со стороны директора.

Задача руководителя детского клуба – сначала распределить обязанности, а затем постепенно переходить к их делегированию. Прежде всего нужно определить те функции, которые должны выполнять ваши сотрудники. Замечу, что у каждого члена коллектива есть свои должностные обязанности. Например, в должностной инструкции педагога указано, что он проводит занятие, наводит порядок в рабочей комнате после занятий, затачивает карандаши и т. д. Но, помимо задач в рамках функциональных обязанностей каждого из сотрудников, детскому клубу приходится выполнять массу других вещей: подбирать идеи для мастер-классов, проводить мастер-классы, выездные выступления, праздники на территории клуба, осуществлять подготовку ко всем этим мероприятиям, закупать расходные материалы и т. д. Можно, конечно, сразу прописать все обязанности в должностных инструкциях, но толку от этого не будет. Невозможно ведь, чтобы все педагоги сразу были ответственны за проведение празднования Нового года. Ответственным должен быть кто-то один. Поэтому делегируют те обязанности, которые не оговорены в должностных инструкциях.

Но сначала составьте перечень распределяемых задач.

Например:

кварцевание помещения;

украшение помещения к празднику и дню рождения;

поиск идей для проведения мастер-класса;

проведение мастер-класса;

подготовка к выездному выступлению;

закупка расходных материалов;

оценка чистоты помещения и методических пособий;

подготовка внутренних объявлений в клубе;

заполнение журнала по охране труда;

уход за цветами и т. д.

После того как определен круг задач, нужно их еще раз проанализировать. Все они очень разноплановые. Часть требует явно творческого подхода (украшение помещения к празднику и дню рождения, проведение мастер-классов и т. д.), а часть – просто добросовестного исполнения.

Теперь присмотритесь к сотрудникам, которые обладают определенными личностными особенностями. Кто-то из подчиненных является увлекающимся творческим человеком, а кто-то – отличным исполнителем. Исходя из характеристик личности, а также других факторов (графика работы в клубе, семейных обстоятельств), вы распределяете обязанности между работниками. Обязательно наблюдайте за подчиненными, чтобы определить их возможности в выполнении поставленных задач. В случае если вы хотите делегировать обязанности, характеристики конкретного сотрудника наподобие «хороший работник», «исполнительная», «очень творческая» и т. д. не подходят. Объективные выводы делаются только на основании того, выполняет сотрудник задания или нет, а также задания какой сложности он способен выполнить самостоятельно.

Например, у нас раньше всех на работу приходит педагог Настя. Она очень любит порядок во всем, а также заботится о своем здоровье и здоровье клиентов. Мы назначили ее ответственной за утреннее кварцевание помещения. Аппарат у нас передвижной, сначала нужно обработать одну комнату, потом – вторую, затем – третью. Педагог Ирина очень любит путешествовать по различным сайтам и может найти в Интернете практически любую информацию. Именно ее я назначу ответственной за поиск и подбор материала для творческих мастер-классов. А вот проводить мастер-класс по найденному Ирой материалу будет все та же Настя, которая сделает все необходимые детали-заготовки и поможет каждому ребенку сотворить неповторимую поделку.

Помимо учета личностных особенностей сотрудников, очень важно правильно и доходчиво донести саму задачу до исполнителя. Казалось бы, можно сказать: «Ира, найди интересную идею для новогоднего мастер-класса в Интернете», – и все, жди результата. При таком подходе результат может сильно удивить и расстроить. Несмотря на то что Ира работает не первый год в клубе и видит поделки детей, с которыми они выходят после мастер-класса, не факт, что она правильно понимает, чего вы от нее хотите. Неумело поставленные задачи портят отношения руководства с подчиненными. Когда мои сотрудники делают что-то не так, как мне хотелось бы, я понимаю, что это неправильно поставленная задача, а именно отсутствие детальных требований к ее исполнению. Если вернуться к идее для новогоднего мастер-класса, то я должна подробно рассказать Ире, что конкретно нужно найти в Интернете: поделка должна быть новогодней, но без религиозного уклона; с продолжительным временем изготовления; простой по используемым материалам; красивой; доступной для трехлетних и десятилетних детей; вариативной в исполнении и т. д. Я буду умницей, если еще и покажу Ире пример требуемой поделки.