Дмитрий Егоров - Управленческий учет на стероидах. Как организовать управленческий учет с использованием подходов Теории ограничений

Стало ли больше денег? Нет!

Куда делись деньги? Вы их инвестировали в отношения с покупателем. Вы их дали ему «поносить». Ваша сумма инвестиций выросла на сумму дебиторской задолженности, уменьшившись при этом на сумму денег, которые лежали в запасе. Они теперь уже израсходованы, и вы их признаете абсолютно-переменными расходами. Денег как не было, так и нет. Но как только покупатель оплачивает товар, происходят еще две операции. В одной из них вы фиксируете, что получили деньги, и на эту сумму уменьшаете обязательства покупателя. В тот же момент уменьшается сумма инвестиций, но по измерению «финансы» происходит движение, а на счете обнаруживаются деньги.

Обратная ситуация. Покупатель внес предоплату. Что произошло в трех измерениях?

Это еще не ваши деньги. Если вдруг не отгрузите товар или не окажете услугу, то должны будете вернуть их, а если не вернете, то вас уличат в мошенничестве. В тот момент, когда вы получили деньги, у вас возникли обязательства на эту сумму. На расчетном счете деньги есть, вы их используете, вы ими расплачиваетесь. Но это не ваши деньги. Вам дали их «поносить», вы ими распоряжаетесь, но, чтобы они стали вашими, вы должны выполнить услугу или отгрузить товар. И до момента, пока товар не отгружен, у вас нет прибыли и нет убытков. У вас есть только деньги и обязательства.

Что происходит в тот момент, когда вы отгружаете товар? На сумму отгруженного товара у вас уменьшаются обязательства перед покупателями. На эту же сумму вы фиксируете свой доход, расходы – на величину абсолютно-переменных расходов (закупочную стоимость товара чаще всего). И на эту же сумму вы отпускаете товар. Только в этот момент начинается движение по оси «имущество и обязательства» и по оси «экономика».

Как правило, в управленческом учете движение идет по двум координатам. Именно это и привело к появлению двойной записи, к организации учета «по начислению». Таким образом, эти три измерения полностью описывают и всегда будут описывать все хозяйственные операции, которые происходят у нас в компаниях.

А вот дальше снова начинаются сложности. В какой момент мы признаем изменение Прохода? Если используем классические подходы, то в момент отгрузки. Но есть специалисты, которые признают его только тогда, когда с нами рассчитались.

Как мы признаем доходы?

Есть классическая схема: по оплате, по начислению. Еще жестче схема по двум событиям: и получили оплату, и отгрузили (или нам отгрузили). Попытка организовать учет по двум событиям приводит к очень сложной организации учета. По моим убеждениям, лучше работают простые решения. С этой точки зрения, если мы хотим использовать подходы ТОС, совершенно необязательно совершать революцию в учете. Чтобы оптимальным образом организовать учет затрат, компания должна ответить на несколько вопросов:

А. В каком месте организации происходит событие, которое приводит к возникновению затрат? Это так же справедливо и в отношении доходов, но, как правило, в компании статей доходов сильно меньше, чем статей расходов. Поэтому ключевой вопрос: где происходит событие, которое приводит к возникновению затрат?

Б. Каким документом оформляются эти затраты? Дело в том, что затраты, в отличие от движения денег, – это условность, это признание того, что событие наступило. А поскольку мы занимаемся управленческими решениями, то в управлении действует общее правило, которое можно сформулировать так: не записано – значит, не существует. Если событие не зафиксировано, то его и не было. Отсюда вопрос: каким документом оформляются затраты?

Следующий вопрос, на который необходимо ответить:

В. Кто и когда создает этот документ? Здесь есть трудности. Создание документа и фактическое событие часто разнесены во времени. Нам как управленцам важно ответить: эта разница во времени между событием и его документальным отражением критична или нет? Чаще критична.

Поэтому следующий вопрос:

Г. Как этот документ попадает в учет? Если все завязано на первичные документы бухгалтерского учета, то всегда будет опоздание.

В моей практике был такой случай.

От клиента поступила просьба:

– Сделайте нам систему управленческого учета для того, чтобы мы раньше получали отчетные данные.

– Какого числа вы хотите получать данные?

– Пятого.

– У вас есть параллельный учет? Есть документы, которые фиксируют события раньше, чем это попадает в бухучет?