Ольга Правук - Неликвиды и излишки - как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить прич

Как найти такие «плоды»? Разложите возможные области улучшения (причины возникновения излишних запасов и неликвидов и пути их устранения) по квадрантам:

Мероприятия, которые требуют незначительных затрат и при этом дают видимые результаты, и есть «низко висящие плоды». Примером такого «низко висящего плода» может стать введение еженедельных планерок по разбору резервов, позволяющих оперативно актуализировать резервы по товарам, в результате это может привести к тому, что излишков и неликвидов не будет возникать по причине фиктивных резервов или неактуальных резервов.

А теперь давайте перейдем к обсуждению возможных направлений мероприятий по недопущению неликвидов.

Первым пунктом изменений я поставила вопрос правильного складского учета. Это неслучайно: порядок в учете, в отображении остатков в корпоративной информационной системе является основой, фундаментом правильного планирования и управления запасами.

Что я подразумеваю под этим? Я имею в виду ситуации, когда в информационной системе компании остатки фиксируются одни, а фактически они оказываются другими. То есть речь идет о беспорядке в складском учете, когда не проводится вовремя приход товара, отгрузки со склада, списания и т. д. В последнее время я уже не сталкиваюсь с тяжелыми ситуациями в складском учете. Эта область логистики хорошо развита в наше время. Многие компании используют современное складское оборудование, внедряют WMS. Но, как показывает опыт общения со специалистами по логистике, они есть.

Почему же правильный складской учет так важен в управлении запасами? Без него нет смысла двигаться дальше, применять сложные формулы расчетов и схемы планирования. То есть «мусор на входе — мусор на выходе». Если на входе у вас будут неверные данные — на выходе результаты будут ошибочны. Эти ошибки всегда будут приводить и к неликвидам, и к излишкам товаров, и к дефицитам. Нет ничего хуже ситуации, когда клиентом оплачен товар, он приезжает получать его на складе, а его фактически нет. Такие ситуации приводят к тому, что клиенты уходят к конкурентам. И сколько бы отдел продаж ни занимался привлечением новых клиентов, сколько бы денег компания ни тратила бы на рекламу — после таких «отгрузок» клиенты будут уходить. Такое качество ведения складского учета неминуемо приведет и к излишкам, и к неликвидам.

Основная причина — это, конечно, низкая квалификация складских работников — кладовщиков. Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести и поддерживать складской учет в идеальном состоянии. Поэтому, конечно, квалификация, а также ответственное отношение к работе являются основным фактором, влияющим на наличие/отсутствие ошибок в складском учете. В наши дни квалифицированный кладовщик уже не редкость, и сейчас его можно найти. Хотя некоторое время назад это было непросто. У меня также есть опыт обучения уже немолодых женщин ведению складского учета, и, кстати, они в результате стали хорошими специалистами. Но сейчас возможно нанять квалифицированных кладовщиков.

Следующей причиной ошибок в складском учете является отсутствие информационной системы. Вести складской учет, а значит, фиксировать приход товара от поставщиков и отгрузки клиентам, используя бумажные носители или небольшие «самописные» программы, может позволить себе только некрупная фирма с небольшим количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания вырастает, ей становится необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе — обязательная составляющая современной компании. Складской учет — это базовый элемент основного бизнес-процесса компании, такого как обслуживание клиента: без него не будет продаж, отгрузок товаров клиентам. Поэтому ведение складского учета входит в базовый функционал любой информационной системы. На сегодняшний день существуют и бесплатные, и доступные по стоимости информационные системы для ведения основных складских операций. О необходимости корпоративных информационных систем написано много, да и тема этой книги другая, поэтому не буду останавливаться на этом вопросе.

Кроме самой корпоративной информационной системы, на качество ведения складского учета влияют регламентированные правила: дисциплина ввода документов в систему, а также утвержденный документооборот по всем складским операциям. Например, документы должны быть введены в информационную систему сразу, как только произошло событие, или в течение часа и т. д. Или документ, например, «Приходная накладная», вводится на основании документа «Заказ поставщику». Утвержденный документооборот по складским операциям должен быть оформлен в виде инструкции, по которой и работают в информационной системе все участники складских процессов. Такие регламенты и инструкции позволяют вести складской учет с минимальными ошибками.