Валентина Быкова - Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Для определения первичного (простого или составного) ключа требуется выполнить действия.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Выбрать поле, которое нужно использовать в качестве ключа. Чтобы выбрать несколько ключевых полей, следует при выделении полей удерживать клавишу Ctrl.

3. На вкладке Конструкторв группе Сервисщелкнуть команду Ключевое поле. Можно воспользоваться также командой Ключевое полеконтекстного меню. В результате слева от имени каждого ключевого поля появится индикатор ключа ‒ символ « ».

Для удаления ключа необходимо выполнить действия.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Выбрать ключевые поля.

3. На вкладке Конструкторв группе Сервисщелкнуть команду Ключевое поле. Индикатор ключа исчезнет.

☞ Примечание. Базовая таблица может иметь только один первичный ключ. Чтобы его изменить, надо старый ключ удалить и определить новый первичный ключ. Эти действия возможны лишь в Конструкторе таблиц.

Когда все поля добавлены, необходимо сохранить таблицу. Для этого требуется выполнить действия.

1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office.

2. Выбрать команду Сохранить.

3. Ввести имя таблицы, если таблица сохраняется впервые. Щелкнуть кнопку Ok.

Те же действия можно осуществить при помощи команды Сохранитьконтекстного меню или Панели быстрого доступа. После этого таблицу целесообразно открыть в режиме Конструктор таблици настроить свойства таблицы в Окне свойств.

Основная стратегия при проектировании структуры базы данных – неизбыточность данных. С этой целью вся подлежащая хранению информация о предметной области распределяется по таблицам. После того как таблицы созданы, они должны быть связаны между собой через общие поля. Межтабличные связи делают базу данных единым целым. В соответствии с межтабличными связями реализуются операции соединения таблиц при выполнении многотабличных запросов, форм и отчетов. Межтабличные связи – основа обеспечения целостности данных. Суть целостности данных: сведения, хранящиеся в разных таблицах, должны быть согласованными, т.е. не должны содержать противоречивую информацию.

Для межтабличных связей характерно следующее:

• каждая связь устанавливает отношение между двумя таблицами, т.е. является бинарной. В этой связи одна из таблиц играет роль основной, а другая – подчиненной. Разделение ролей условное;

• связываемые таблицы должны иметь первичные ключи;

• связываемые таблицы должны иметь общие поля. Только через общие поля устанавливается связь между таблицами. Общие поля (их называют полями связи) – поля с одинаковыми именами, одним и тем же типом данных;

• подчиненной считают таблицу, у которой поле связи совпадает с первичным ключом. В основной таблице поле связи может быть первичным ключом, частью первичного ключа или вовсе не входить в ключ. Если в основной таблице поле связи не является первичным ключом, то его называют внешним ключом таблицы;

• возможные степени связи: «один-к-одному», «один-ко-многим». При степени «один-к-одному» связываемые таблицы равноправны, поскольку полями связи выступают первичные ключи связываемых таблиц. В этих условиях каждая запись первой таблицы может быть связана не более чем с одной записью второй таблицы и наоборот. При степени «один-ко-многим» всегда «один» со стороны подчиненной таблицы (где поле связи – первичный ключ) и «много» со стороны основной таблицы. Это означает, что каждая запись подчиненной таблицы может быть связана со многими записи основной таблиц, однако всякой записи основной таблицы может соответствовать лишь одна запись подчиненной таблицы.

В Access всякая межтабличная связь имеет параметры, которые представлены в табл.1.5. Совокупность всех межтабличных связей базы данных называют схемой данных .

☞ Рекомендация. Не следует вводить данные в таблицы до формирования схемы данных, поскольку возможно нарушение целостности данных. Если в дальнейшем при связывании таблиц будет обнаружено нарушение целостности данных, Access не разрешит создать связь между таблицами, и потребует вначале удалить из них противоречивые данные.