Валентина Быкова - Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок

2. В бланке Конструктора таблицперейти на строку, соответствующую полю, которое должно стать столбцом подстановок.

3. В столбце Тип данныхв раскрывающемся списке выбрать Мастер подстановок. Запуститься Мастер подстановоки откроется окно Создание подстановки.

Чтобы организовать фиксированный список значений, следует выполнить действия.

1. В окне Создание подстановкивыбрать Будет введен фиксированный набор значений. Щелкнуть кнопку Далее.

2. Указать число столбцов списка. Ввести значения в ячейки списка. Щелкнуть кнопку Далее.

3. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.

4. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.

Для создания столбца подстановок в виде списка значений из таблицы или запроса нужно осуществить надлежащие шаги.

1. В окне Создание подстановкивыбрать Объект «столбец постановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. Щелкнуть кнопку Далее.

2. Указать таблицу или запрос со значениями, необходимыми для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

3. Отобрать поля для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

4. Определить порядок сортировки значений в подстановке. Щелкнуть кнопку Далее.

5. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то снять флажок Скрыть ключевой столбец. В этом случае будут отображаться все столбцы подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

6. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то требуется указать поле, значение которого будет записываться в таблицу, в которой формируется подстановка. Щелкнуть кнопку Далее.

7. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.

8. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.

Столбец подстановок будет создан. Свойства подстановки можно просмотреть и изменить в бланке конструктора, открыв вкладку Подстановкав области Свойства поля. Здесь целесообразно свойство Разрешить изменение списка значенийустановить в состояние Да. Это позволит добавлять в список новые значения. Можно разрешить в поле вводить значения, которых нет в списке, не изменяя при этом сам список. Для цели свойству Ограничиться спискомнадо присвоить значение Нет.

☞ Примечание. В Access допускается формирование столбца подстановок, разрешающего выбор из списка сразу несколько значений. Достаточно при создании столбца подстановок при помощи мастера установить флажок в свойстве Разрешить несколько значений.

Первичный ключ таблицы – это одно или несколько полей, значения которых уникальные для каждой записи таблицы. Другими словами, первичный ключ однозначно определяет каждую запись таблицы. Значения ключа, если и меняются, то крайне редко (лучше всего – никогда). Если первичный ключ состоит из одного поля, то его называют простым , если из несколько полей, то – составным ключом . Поля, входящие в первичный ключ, именуют ключевыми полями . Для любой базовой таблицы требуется определить первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов к базе данных. В Access постоянно проверяется уникальность значений ключа. Первичные ключи таблиц обязательны при формировании схемы данных.

Желательно в качестве ключевых полей брать поля, отражающие свойства объектов предметной области. Если таких полей нет (или их слишком много), то в роли простого ключа может выступать поле типа Счетчик.

Для простого ключа должны быть установлены свойства: Обязательное поле( Да), Индексированное поле( Да). Если ключ составной, то все ключевые поля должны иметь свойство Обязательное поле( Да). Между тем, свойство Индексированное полеследует установить в состояние Нет, т.к. отдельное ключевое поле может иметь повторяющиеся значения.

При создании таблицы в Режиме таблицыпервичный ключ создается автоматически. Им является поле типа Счетчик. Это поле скрыто. Чтобы его увидеть, нужно перейти в Конструктор таблиц.