Валентина Быкова - Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Существуют два основных средства конструирования таблиц в Access: Режим таблицыи Конструктор таблиц. Им отвечают два соответствующих режима работы с таблицей: Режим таблицыи Конструктор таблиц. Через контекстное меню возможна смена режимов.

Режим таблицыимеет ряд преимуществ перед Конструктором таблиц. Во-первых, он проще в применении. Во-вторых, таблицу в процессе конструирования можно сразу обозревать и заполнять. В Конструкторе таблицтаблица только конструируется, а для просмотра результатов конструирования необходим переход в Режим таблицы. Однако Конструктор таблицпредоставляет разработчику баз данных больше инструментальных возможностей, чем Режим таблицы.

Для создания новой таблицы в существующей базе данных (возможно пока пустой) при помощи Режима таблицынужно выполнить следующие действия.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Созданиегруппу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Таблица. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица 1. В дальнейшем это имя может быть изменено при сохранении или закрытии таблицы. Таблица откроется в Режиме таблицыи на ленте отобразится вкладка Режим таблицы.

Вкладка Режим таблицыимеет четыре группы команд (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Для формирования новой таблицы при помощи Конструктора таблицнеобходимо исполнить такие шаги.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Созданиегруппу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Конструктор таблиц. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица 1. Таблица откроется в Конструкторе таблиц. На ленте отобразится вкладка Конструктор, а в области данных – бланк конструктора.

Вкладка Конструкторобладает тремя группами команд (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Бланк конструктора содержит три столбца:

• Имя поля. Должно быть уникальным в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;

• Тип данных. Определяет значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;

• Описание. Необязательный параметр для записи комментария.

Бланк разбит на строки. Каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы. В нижней части бланка располагается область Свойства поля. В этой области определяются и отображаются свойства выделенного поля.

Для каждого поля таблицы должно быть задано имя. В Access нет никаких особых ограничений на имя поля. Это может быть любой набор из 64 символов. Однако с самого начала нужно тщательно продумать имена полей таблицы, т.к. они в дальнейшем будут использоваться при создании запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:

• имя должно быть лаконичным, поскольку при вводе длинных имен больше вероятность возникновения ошибки;

• первую букву слова, включенного в имя поля, желательно делать заглавной. Например, ГруппаТоваров ;

• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется использовать скобки, а это увеличивает длину записи выражения. Вместо пробела можно применять символ «_»;

• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с названиями, которые легко перепутать;

• если одни и те же данные используются в разных таблицах, то и поля должны называться одинаково.

У всякого поля таблицы есть свойства. Данные свойства определяют множество допустимых значений поля и особенности работы с этими значениями. Наиболее важное из этих свойств – тип данных. В Access предусмотрены следующие типы данных:

• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля – память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;

• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;

• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;