Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: не держать никаких задач в голове и добиться их выполнения. Правильное управление действиями позволяет вам чувствовать себя уверенно и спокойно в самых разных ситуациях в вашей профессиональной деятельности и личной жизни. А правильное «проектное планирование» помогает прояснять для себя конкретные задачи и отслеживать их выполнение.

Главное изменение: не держать никаких задач в голове

Невозможно достичь того состояния спокойствия и кон­т­роля, которое я вам обещал, если держать все в голове. Индивидуальные модели поведения, описанные в этой книге, — это то, что вы уже и так делаете. Разница между тем, что делаю я и что делают другие, в том, что я организую 100 процентов своих задач посредством подручных инструментов, а не держу их в голове. И это относится ко всем делам: серьезным или незначительным, личным или профессиональным, срочным или нет. Ко всем.

Как правило, количество того, что вы держите в голове, обратно пропорционально количеству сделанного.

Хотя, впрочем, не совсем ко всему. Значительную часть времени мой мозг просто «питается информацией»: замечает какие-то вещи, обдумывает их, потенциально повышает мою осведомленность о них. Я не записываю то множество мыслей, которые посещают меня в течение дня. Практически каждая из них является законченной сама по себе. Меня волнуют только те мысли, которые рождают эффект незавершенности: ресторан, о котором я прочитал и в который, возможно, захочу заглянуть; идея для дополненного издания этой книги; что-то, что я хотел сделать для жены; вопрос, который я хотел задать своему бухгалтеру; что-то, что нужно купить в строительном магазине, и т. д.

Я уверен, что хотя бы раз в вашей профессиональной или в личной жизни наступал момент, когда не оставалось иного выхода, как сесть и составить список. В результате вы чувствовали, что смогли хотя бы немного сконцентрироваться и взять ситуацию под контроль. Вспомните этот случай, чтобы понять, о чем я говорю. Вроде бы ничего не произошло, но все же вы почувствовали себя лучше. Зато коренным образом изменилось то, как вы взаимодействовали с миром. Так происходит всегда, когда вы перестаете держать важные вещи в голове. К сожалению, большинство людей составляют списки только тогда, когда дел наваливается невыносимо много. Но даже тогда они, как правило, составляют список дел в одной конкретной области, которая беспокоит их больше всего. Тем не менее, если вы перейдете к такому способу взаимодействия с внешним миром, пересм о трите свой образ жизни и работы, начнете применять его во всех сферах жизни (а не только в отношении «срочных» дел), то вы используете тот стиль управления с «сознанием как вода», который я описываю. По моему опыту, этот процесс всегда проясняет перспективы и улучшает наше самочувствие в настоящий момент. Так зачем же ждать?

Нет никакого смысла думать об одном и том же дважды, если только это не доставляет вам удовольствия.

Я стараюсь принимать интуитивные решения на основе имеющихся вариантов вместо того, чтобы их анализировать. Мне нужно единожды все обдумать и зафиксировать результаты в удобной для меня системе. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о чем-либо больше одного раза. Это неэффективное использование творческой энергии и источник расстройства и стресса.

Кроме того, вам не удастся быстро отделаться от мыслительного процесса. Ваш мозг будет продолжать работать над любым нерешенным вопросом. Однако уже доказано, что подобное бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать. К тому же есть ограничения, сколько нерешенных вопросов может поместиться в ваш мозг, прежде чем у вас сорвет крышу.

Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

Наша краткосрочная память — та часть мозга, где хранятся мысли обо всех незавершенных делах, непринятых решениях и неорганизованных вопросах, — функционирует подобно оперативной памяти компьютера. Сознание, как и монитор компьютера, — инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать лишь о двух или трех вещах одновременно. При этом незавершенные задачи по-прежнему хранятся в краткосрочной памяти. Как и оперативная память компьютера, краткосрочная память не безгранична: только вполне определенное количество информации может там храниться так, чтобы эта часть мозга по-прежнему функционировала на высоком уровне. У большинства людей их «оперативное запоминающее устройство» готово взорваться. Они не способны сконцентрироваться, а их эффективность снижена вследствие их собственной умственной перегрузки. Недавние исследования в области когнитивных наук это подтверждают: нашему мыслительному процессу мешает груз возложенной на мозг задачи отслеживать те вещи, которые мы должны доделать, не имея при этом надежного плана или системы, чтобы с ними справиться13.