Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Вот что обычно мы видим в стандартном списке задач: «Мама», «Банк», «Доктор», «Няня», «Вице-президент по маркетингу» и т. д. Чтение таких списков чаще вызывает еще больший стресс, а не облегчение. Да, это ценное напоминание о том, что вы должны что-то сделать или принять какое-то решение. Но чисто психологически это по-прежнему остается призывом: «Прими решение!» И если в данный момент у вас нет сил или возможности подумать и принять это решение, такой список задач просто напомнит вам, что у вас слишком много дел.

«Разное» само по себе не так уж и плохо. То, что привлекает наше внимание, по сути своей обычно и бывает «разным». Однако как только мы впускаем какие-то вещи в свою жизнь или работу, у нас появляется внутреннее обязательство перед самим собой определить и понять их значение. В профессиональной сфере от нас требуется, чтобы мы думали, оценивали, решали и действовали, причем каждую минуту, идет ли речь об электронном письме или пометках с утренней рабочей встречи. Это неотъемлемая составляющая работы. Если бы вам не нужно было думать над этими вещами, от вас бы этого и не требовалось. А в личной жизни мы обманываем сами себя, позволяя повседневным делам (дом, семья, здоровье, финансы, карьера или отношения) занимать наше сознание, потому что у нас нет понимания желаемого результата и необходимых действий.

Размышления полезны, когда они стимулируют действия, и стано­вятся препятствием, когда подменяют собой действие.

Билл Рёдер

В конце одного из моих семинаров топ-менеджер крупной компании, занимающейся биотехнологиями, критически оценила список дел, который она принесла с собой, и сказала: «Бог мой, это же бесформенная, невыполнимая каша!» Это, пожалуй, лучшее определение, которое я когда-либо слышал, списков задач в большинстве систем планирования. Подавляющее большинство людей пытаются стать организованными, меняя местами неясные задачи в неполных списках. Они еще не осознали, сколько и что именно им необходимо организовать, чтобы получить реальную отдачу. Им нужно собрать вместе все, над чем требуется подумать, а затем сесть и подумать, чтобы их усилия по планированию и организации увенчались успехом.

Процесс: управление действиями

Вы можете натренироваться (практически так, как это делают спортсмены), чтобы стать быстрее, активнее, более эффективно реагировать и концентрироваться на задачах, которые выполняете. Вы можете думать продуктивнее и проще управлять результатами. Можете свести к минимуму число открытых вопросов как в профессиональной деятельности, так и в личной жизни и успевать гораздо больше, прилагая меньше усилий. Вы также можете научиться сразу принимать решения по всем вопросам и создать для себя стандартную процедуру действий и на работе, и в личной жизни, отвечающую требованиям нового тысячелетия.

Однако прежде чем все это получится, нужно выработать привычку не держать в голове списки задач. А способ сделать это, как мы видели, заключается вовсе не в том, чтобы управлять временем, информацией или приоритетами. В конце концов:

вы не можете управлять пятью минутами и на шестую все оставить;

не можете управлять информацией, иначе просто умерли бы от похода в библиотеку или взорвались после первого же выхода в интернет;

вы не управляете приоритетами — они просто у вас есть.

Начало — половина любого дела.

Греческая пословица

Ключ к управлению всем — это управление собственными действиями.

Главная задача — управление действиями

Ваши ресурсы ограничены, и вы должны определить, как тратить время, как пользоваться информацией, как управлять своим телом и распределять внимание в соответствии со своими приоритетами. Основной вопрос: как принимать верные решения о том, чем заниматься в каждый конкретный момент. Истинная работа заключается в том, чтобы управлять действиями.

Возможно, это кажется очевидным. Тем не менее большинство людей не в состоянии определить конкретные следующие шаги, которые нужно предпринять по очень многим проектам или обязательствам. Чрезвычайно сложно управлять действиями, если вы еще даже не решили, какими они должны быть. Большинству людей нужно выполнить десяток дел, чтобы продвинуться по многим фронтам, а они еще даже не поняли, что это за дела. Вполне стандартной является жалоба: «У меня не хватает времени на...» (нужное впишите сами), потому что многие проекты кажутся неподъемными. И они действительно неподъемные: невозможно делать проект целиком! Можно только выполнять конкретные действия по этому проекту. При этом в подходящих условиях многие действия занимают не больше одной или двух минут, чтобы проект продвинулся.