Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Проведя тренинги и консультации для нескольких тысяч клиентов, я понял, что их основной проблемой является не нехватка времени (как они сами считают), а отсутствие ясного понимания проекта и того, какими должны быть следующие шаги. Управление действиями приносит преимущества тогда, когда вы принимаете решение по конкретной ситуации сразу же, как только она возникла, а не откладываете его, пока она не обернулась проблемой.

Многие дела не могут сдвинуться с мертвой точки не из-за нехватки времени, а потому, что так и не было решено, что и где для этого нужно сделать.

Для того чтобы принять правильное решение, нужно сделать всего два основных шага — определить: 1) каким должен быть результат; 2) что конкретно для этого нужно сделать. К сожа­лению, большинству людей это не кажется очевидным.

Ценность подхода «снизу вверх»

За многие годы работы над улучшением личной продуктивности я в полной мере оценил преимущества подхода «снизу вверх», когда начинаешь с самых обычных повседневных дел и обязательств. Казалось бы, наиболее эффективной должна быть работа «сверху вниз»: сначала определить личные и корпоративные цели и видение, затем сформулировать главные задачи и, наконец, сфокусироваться на деталях реализации. Однако, как правило, люди настолько поглощены повседневной рутиной, что не в силах успешно сконцентрироваться на более широкой перспективе. Как следствие — подход «снизу вверх» обычно оказывается более эффективным.

Лучший способ раздвинуть горизонт — взять под контроль текущие дела и поток входящей информации и ввести в свою практику те методы работы, которые помогут вам осуществлять этот контроль на постоянной основе. В результате вы обретете поток творческой энергии, которая поможет сосредоточиться на новых перспективах. Повысится уверенность в себе, а это позволит справиться с новыми грандиозными задачами. Те люди, которые осознанно начинают использовать эту практику, сразу ощущают свободу, облегчение и вдохновение.

Ваше мышление станет более сфокусированным, а для этого нужно в корне изменить повседневный образ действий. Есть более важные вещи, требующие вашего внимания, чем повсе­дневная рутина, однако не наладить максимально эффективное управление на этом уровне — все равно что пытаться плавать в неудобной одежде.

Многих руководителей, с которыми я работал над тем, чтобы в течение дня они более эффективно справлялись с повседневной рутиной, вечером одна за другой посещали блестящие идеи по поводу будущего компании и их собственного. Это происходит автоматически благодаря тому, что ничто не препятствует рабочему процессу.

Иметь перспективу недостаточно, нужно что-то делать. Недо­с­таточно смотреть на ступеньки, по ним нужно подниматься.

Вацлав Гавел

Горизонтальное и вертикальное управление действиями

Контроль над обязательствами, проектами и действиями необходимо осуществлять на двух уровнях: горизонтальном и вертикальном. Горизонтальное управление обеспечивает взаимосвязь между всеми процессами, в которые вы вовлечены. Представьте себе, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар. В течение дня оно может остановиться на любом из тысячи самых разных вопросов, требующих вашего внимания: аптека, приятель вашей дочери, совет директоров, тетя Марта, SMS, стратегический план, обед, увядшее растение в офисе, недовольный клиент, грязная обувь, которую нужно привести в порядок. Вам нужно купить марки, решить, что делать с презентацией завтра, перевести деньги на счет, забронировать номер в отеле, отменить встречу и вечером посмотреть фильм. Наверное, вы удивитесь, когда осознаете, о каком количестве вещей вы думаете и чем занимаетесь в течение всего одного дня. Вам не обойтись без хорошей системы, которая поможет отслеживать как можно больше из этих дел, при необходимости предоставит информацию о каждой из задач и позволит быстро и эффективно переключаться между ними.

Вертикальное управление, напротив, обеспечивает обдумывание, развитие и координацию индивидуальных тем и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» останавливается на вашем следующем отпуске, когда вы и ваша вторая половина обсуждаете его за ужином: куда и когда вы отправитесь отдыхать, что будете делать, как подготовитесь к путешествию и так далее. Или вам необходимо обсудить с вашим начальником план реорганизации отдела. Или нужно собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с клиентом. Это и есть «планирование проекта» в широком смысле: сконцентрироваться на одной-единственной задаче, ситуации или человеке и собрать воедино все идеи, детали, приоритеты и последовательность действий — все, что необходимо, по крайней мере на данный момент, чтобы выполнить задачу.