Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Несомненно, цифровые технологии продолжат развиваться, что будет в значительной мере способствовать поддержке процессов мышления, планирования, принятия решений так, как этого не смогут сделать нетехнологичные материалы. Тем не менее, пока ручкам, блокнотам, самоклеящимся листкам, бумажным папкам и печатным документам не нашли лучшей замены, они будут играть определенную роль в вашей комплексной персональной системе управления49.

Программные средства

В моей практике ни разу не встретился идеальный инструмент для управления проектами, который подходил бы всем. Множество приложений, которые, как заявляется, выполняют эту функцию, либо избыточны, либо слишком просты для того, что требуется большинству из нас. И я уже отмечал, что никогда не видел двух проектов, нуждавшихся в одинаковой степени детализации и структурирования для управления ими. Таким образом, довольно сложно создать единое приложение, которое устроило бы большинство людей. Остальным обычно удобно пользоваться отдельными элементами приложений.

Существует множество различных полезных цифровых инструментов. Большинство специалистов владеют текстовыми редакторами, программами для работы с таблицами и для создания презентаций. Любые программные средства могут оптимальным способом структурировать планы по проекту или части проекта, особенно после прохождения этапов определения миссии, в и дения и проведения мозгового штурма.

Наиболее полезными для неформального планирования и мозгового штурма представляются два типа приложений: для создания ассоциативных карт (mind-mapping) и для структурирования. Лично я практически во всех своих проектах использую первое. Это помогает сконцентрироваться во время мозгового штурма и собрать все спонтанные мысли по проекту по мере их возникновения. В большинстве случаев мне вполне достаточно ассоциативной карты, которая получается в результате, чтобы чувствовать, что проект находится у меня под контролем, и быть спокойным по этому поводу.

Для мозгового штурма подходят также приложения для структурирования, позволяющие создавать заголовки и подзаголовки, как подробные, так и краткие. Эту функцию также обеспечивают большинство текстовых редакторов. Эти программы подходят для разных уровней сложности: от простого списка из нескольких пунктов для организации вечеринки до создания структуры целой книги, которую вы пишете. Хотя программы для структурирования и текстовые редакторы помогают прежде всего упорядочить мыслительный процесс, благодаря простоте копирования, вставки и перестановки текстовых элементов в цифровом формате они также стимулируют творческое мышление.

ЦИФРОВОЕ СТРУКТУРИРОВАНИЕ

Существуют сложные программные средства управления проектами. Специалисты и компании, характер работы которых требует применения подобных инструментов, уже их используют. Как правило, эти приложения модифицированы под конкретные проекты. Программное обеспечение такого типа применяется для запуска космических кораблей на Марс, координации строительства зданий, создания самолетов и лекарственных препаратов.

С другой стороны, для цифрового управления проектами имеются и такие возможности, как фиксирование идей в приложении для заметок или в календаре, а также использование обычного текстового редактора.

Если вы продвинутый пользователь, то, несомненно, применяете разные программные средства для создания планов по проектам и сбора вспомогательных материалов. Со всеми этими приложениями должно быть удобно работать, чтобы вы могли сосредоточиться на мыслях о проекте, а не о компьютерных программах. Вам стоит регулярно проводить обзор содержания и его обновление, удалять устаревшую информацию и реорганизовывать оставшуюся. Помните, что ваш компьютер легко может превратиться в черную дыру: по мере того как объем информации, которую можно сохранить, все увеличивается, становится все проще сохранять все, а это ведет к полной потере контроля над материалами.

Как применить все это на практике?

Как и список дальнейших действий, список проектов всегда должен быть актуальным. Когда вы обновите его, выделите время (желательно от одного до трех часов), чтобы сгенерировать как можно больше идей по каждому проекту в вертикальной плоскости.