Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Стандартные шаги процесса планирования

Стандартными этапами процесса планирования являются ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие в данный момент ваше внимание, потребуют от вас обдумывания в свободной форме. Это, в частности, касается тех проектов, по которым вы еще не определили следующие действия. В этом случае следующее действие будет: «Набросать идеи относительно Х».

Вы должны решить, где и как планируете выполнить определенное вами действие, чтобы знать, в какой список поместить напоминание о нем. Нужен ли вам для мозгового штурма компьютер или вы предпочитаете записывать свои мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает мне моя интуиция. В моем случае это следующее действие попадает либо в список «За компьютером», либо в список «Где угодно» (поскольку я в состоянии рисовать ассоциативные карты или делать заметки где бы ни находился, если у меня под рукой есть ручка и листок бумаги).

Организация материалов. У вас могут быть проекты, по которым уже накопилось определенное количество записей и разных вспомогательных материалов, и вам нужно просто рассортировать их и структурировать. В этом случае следующим действием будет, вероятно, структурирование материалов по проекту Х. Если для этого необходимо находиться в офисе (потому что именно там хранятся все папки и вам не хотелось бы переносить их с места на место), это действие попадет в список действий «В офисе». Если вы носите материалы по проекту с собой — в папке или в каком-то цифровом устройстве, — то напоминание о необходимости структурировать материалы по проекту Х попадет в список «Где угодно», если вы планировали сортировать материалы вручную, или в список «За компьютером», если вы собирались использовать текстовый редактор, электронный планировщик или другое ПО для создания презентаций, ассоциативных карт или проектного планирования.

Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной (и семейной) продуктивности является отсутствие решения со стороны кого-либо о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки.

Организация деловых встреч. Часто, чтобы добиться прогресса в планировании по проекту, нужно организовать встречу с людьми, которых вы хотели бы привлечь к участию в мозговом штурме и/или принятии решений. Обычно это означает электронную рассылку по всей рабочей группе, поручение помощнику, чтобы он внес эту встречу в календарь, или телефонный звонок ключевому участнику, чтобы назначить день и время.

Сбор информации. В некоторых случаях следующей задачей в рамках проектного мышления является сбор дополнительной информации. Возможно, вы хотите узнать чье-либо мнение («Позвонить Биллу и узнать, что он думает по поводу встречи менеджеров»). Или нужно просмотреть папки, оставшиеся с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные папки с конференции деловых партнеров»). Или же вы хотите поискать в интернете информацию по теме, которую изучаете («Найти стипендиальные фонды колледжей»).

Спонтанное проектное мышление

Не позволяйте потеряться ни одной идее по проекту, которая может иметь хоть какую-то ценность. Сколько раз вам в голову приходили идеи, о которых вы не хотели забыть, когда находились в местах, не имеющих к этому проекту никакого отношения! Например, вы едете в машине в магазин, и вам в голову приходит замечательная идея, как начать следующую планерку с сотрудниками. Или помешиваете соус для спагетти на кухне, и вас осеняет, что неплохо было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Или смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одной ключевой фигуре, которую можно было бы включить в консультационный совет, состав которого вы определяете.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые можно включить в списки дальнейших действий, все равно понадобится собрать и организовать их каким-то логичным образом. Конечно же, самым важным инструментом, позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации — корзина «Входящие», ручка и бумага или смартфон. Вам нужно где-то сохранить свои идеи, пока вы не решите, что с ними делать.

Инструменты и структуры, поддерживающие проектное мышление