Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Доска для записей способствует установлению творческих связей и расширяет горизонты мышления; похожим эффектом обладает и большой или дополнительный компьютерный монитор. По мере того как мир быстро становился цифровым и мобильным, у людей по вполне понятным причинам значительно увеличился доступ к цифровым устройствам, которые продолжают уменьшаться в размерах, притом что эффективность их увеличивается. Тем не менее рискну предположить, что ценность смартфонов и других подобных устройств заключается в исполнении результатов мыслительного процесса, а не в генерировании творческих идей48. Для этого процесса мне требуется больше пространства, а не меньше.

Вспомогательные структуры

Помимо эффективных инструментов, всегда имеющихся под рукой, весьма полезно располагать доступными форматами для организации проектного мышления. Точно так же как наличие хорошей ручки и бумаги стимулирует мозговой штурм, качественные инструменты и места хранения информации по проектам упрощают процесс планирования, необходимого по многим проектам.

По мере необходимости создавайте папки или заводите отрывные блокноты

Эффективная система хранения справочных материалов, доступная и простая в использовании, является не только важным фактором управления общим рабочим процессом, но и эффективным инструментом проектного мышления. Зачастую проект начинает вырисовываться, когда накапливается соответствующая информация, записи, различные материалы. Именно поэтому стоит создавать тематические папки сразу, как только появляется что-либо, что можно туда поместить. Если ваша система хранения материалов слишком формальна (или ее нет), вероятно, вы упустите многие возможности сформулировать суть проекта на достаточно раннем этапе. Как только у вас появляются записи по какой-то теме, сразу же заведите отдельную папку и поместите информацию туда (после того, как вы определите соответствующие следующие действия, разумеется).

Часто при консультировании я отмечаю, что сам факт создания отдельной папки по теме, куда можно складывать случайные заметки и потенциально важные материалы, значительно усиливает у моих клиентов ощущение контроля над ситуацией. Это способ физически и психологически почувствовать себя «главным».

Если у вас нет эффективной системы для хранения плохих идей, вероятнее всего, у вас нет ее и для хранения хороших идей.

Если вы предпочитаете работать с отрывным блокнотом или планировщиком, держите под рукой запас чистых листов простой или разлинованной бумаги, которую можно использовать для создания страницы по теме или проекту по мере его возникновения. Некоторые проекты могут впоследствии занять целый раздел или весь блокнот, однако начинаются они с малого. Для большинства проектов, возможно, вам понадобится не более одной или двух страниц для записи идей, о которых нужно помнить.

Бумажная или цифровая система

Поклонники цифровых технологий могут попытаться вообще отказаться от использования бумажных материалов. Теоретически это не должно стать проблемой, учитывая все многообразие доступных цифровых инструментов для работы с текстом, сканирования, распознавания текста. Однако на практике бумажные материалы по-прежнему остаются довольно важными для большинства из нас. Мы продолжаем делать записи от руки по многим причинам, и не последнюю роль в этом играют универсальность инструментов и объем возможного графического представления. Наш мыслительный процесс протекает по-разному, когда мы пользуемся для его выражения разными инструментами. Многие люди говорят, что, когда они рисуют или пишут от руки, идеи приходят быстрее.

Кроме того, глядя на бумажные материалы, мы скорее вспоминаем об информации, отношениях, перспективах, чем когда видим это на экране монитора. Я лично знаком со многими людьми, поклонниками цифровых технологий, которые вернулись к блокнотам и бумажным системам планирования, потому что их проще использовать для координации мыслительного процесса и напоминаний. Очень часто я распечатываю документы по определенным темам, проектам, людям и храню их в папках, чтобы иметь возможность взять с собой на встречу или использовать для литературной работы. Несмотря на то что б о льшая часть этих бумаг затем отправится в мусорную корзину, а обновленная информация вновь будет переведена в электронную форму, физические материалы на этой промежуточной стадии выполняют ту функцию, обеспечить которую не способен ни один компьютер.