Михаил Рогожин - Справочник по делопроизводству

инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее) [21] Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее). . Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений– предписывается возлагать на управления делами в составе:

секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций– предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;

группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));

секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций),в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Схема 2

Схема 3

Схема 4

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций– предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариат;

канцелярия (группа делопроизводства);

группа контроля;

протокольная группа;

группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группа рассмотрения писем (жалоб);

машинописное бюро;

копировально-множительное бюро;

архив.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.