Ирина Топчиева: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Одиннадцатая глава «Подготовка командировок руководителя» изучает этапы подготовки командировок, их документальное оформление.

Двенадцатая глава «Организация связей с общественностью» посвящена правилам работы со СМИ, партнерами, клиентами, конкурентами, а также ведению работы по организации связей с общественностью.

Тринадцатая глава «Работа секретаря по информационному обслуживанию руководителя» раскрывает методику работы по информационному обслуживанию, правила ведения информационной работы.

Четырнадцатая глава «Функции секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства» раскрывает понятия «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», излагает способы защиты информации и работу секретаря в этой области.

Глава пятнадцатая «Организация протокольных мероприятий» посвящена следующим вопросам: деловому этикету, имиджу секретаря, использованию этикетных писем, визитных карточек, вручению подарков и т. д.

Каналы поиска работы, методика составления резюме, подготовка к собеседованию, документы, необходимые и образующиеся при трудоустройстве, вопросы адаптации рассмотрены в шестнадцатой главе «Трудоустройство и адаптация на новом месте».

Семнадцатая глава «Психология общения секретаря» посвящена вопросам, связанным со взаимоотношением полов (секретарь и руководитель), общением секретаря с коллегами, а также конфликтным ситуациям.

В данное издание включены новые разделы, которых в предыдущих пособиях для специалистов высшего образования такого типа не было. В частности, уделяется внимание истории секретарской службы; реферативным функциям секретаря (сбор, анализ информации и способы ее представления); функциям секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства; организации протокольных мероприятий; психологии общения секретаря; организации связей с общественностью.

При написании учебного пособия было уделено внимание терминологическому аппарату, понятиям, необходимым в процессе подготовки бакалавров в соответствии с последним новым ГОСТом терминов и определений 2013 года.

Учебное пособие предназначено для студентов бакалавриата по направлению «Документоведение и архивоведение» профиля «Информационно-документационное обеспечение управления», а также слушателям и выпускникам курсов повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки всех уровней.

Кроме того, пособие может быть полезно офисным работникам, то есть тем, кто на практике организует и осуществляет контроль за выполнением намеченных мероприятий, организует и обеспечивает документное и бездокументное обслуживание деятельности руководителя на различных уровнях управления во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Основные понятия: кабинет-секретарь, обер-секретарь, Генеральный регламент, секретарь Коллегии, статс-секретарь, личный секретарь, Табель о рангах, Общее учреждение министерств, секретарь канцелярии министерства, помощник секретаря канцелярии министерства, государственный секретарь.

Понятие «секретарь» – от французского слова «secretaire», означает доверенное лицо (от французского «secret» – тайна).

Секрет – то, что не подлежит разглашению, что скрывается от других, тайна.

Портрет императора Петра I

Время появления секретарской службы в России связано с именем Петра I и его реформами, изданием Генерального регламента 1720 г., в котором впервые нормативно регламентируется работа секретарей.

Однако зарождение секретарской службы в нашей стране относится к предшествующему периоду, связанному с приказным делопроизводством.

В XVI–XVII веках органами центрального управления в России были Приказы.

Приказные служащие делились на дьяков и подьячих (младших или молодших, средних и старших).

Документирование деятельности приказов требовало выполнения определенных операций (действий) с документами, их изучения и докладов по ним и др. Часть из них, сопоставляя с современной работой секретарей, несомненно можно отнести сугубо к секретарским. Поэтому не случайно Быкова Т.А. и Евсеева Е.Н. назвали свою статью «Приказные люди XVIII в. – прообраз секретарей» [1].