Джоди Томпсон - Офис в стиле фанк. Манифест удаленной работы

Всем нам случалось являться на совещания только потому, что нас внес в список сотрудник, обладающий такими полномочиями и демонстрирующий свою власть.

Всем нам случалось слышать, как люди, подчеркивая тем свою значимость в организации, разглагольствовали о том, как много совещаний им приходится посещать.

Все мы знаем, как люди злоупотребляют возможностями электронной почты – иногда вопреки здравому смыслу.

Ставьте результаты на первое место. Когда в условиях ROWE вы получаете очередное приглашение на совещание, постарайтесь отнестись к нему, как еще к одной возможности принять участие в непрекращающемся и всестороннем обсуждении результатов. Каких результатов мы пытаемся достичь? Каким образом способствует результатам именно это совещание, проведенное в конкретное время и в данном составе? Кому действительно необходимо присутствовать на данном совещании? Надо ли вообще проводить его? Может быть, все вопросы можно решить по электронной почте?

Когда проводите совещание в условиях ROWE, следует иметь конкретное представление о нем: для чего его надо проводить; от каких людей ожидать активного содействия; что сотрудники смогут узнать нового; как совещание будет способствовать конкретным результатам. Приглашая на совещание, четко сформулируйте, для чего вам необходимо присутствие конкретного сотрудника; сколько времени займет встреча; какие цели вы преследуете. Потом надо дать приглашенному шанс возразить. Возможно, он скажет: «Понимаю, но я не тот, кто вам нужен» или «Я могу помочь вам в этом вопросе. Не возражаете, если я заранее познакомлю вас с нужными данными, чтобы во время собрания мы потратили больше времени на сотрудничество, а не на обмен информацией?»

В итоге количество совещаний в условиях ROWE сокращается, как и количество присутствующих на них сотрудников, зато повышаются уровень взаимодействия и командный дух. Причина в том, что люди более вовлечены в общее дело на протяжении времени, проводимого вместе. Они отдают приоритет своей работе. Сосредотачивают внимание на том, что им требуется услышать от коллег. Лучше узнают своих товарищей по команде и деловых партнеров, чем за все предыдущее время, так как активно и успешно сотрудничают с ними. Один из парадоксов ROWE состоит в том, что люди, проводя вместе намного меньше времени, чем прежде, стараются сделать общение более значимым и целенаправленным.

Изменение культуры совещаний дается некоторым людям совершенно естественно. Они принимают эти перемены, приветствуют их, но при этом сохраняют ощущения привычной и удобной среды. Другим нелегко смириться с тем, что совещаний стало гораздо меньше, а пользу каждого собрания следует ставить под сомнение. Мы создали в корпорациях культуру достижения общего мнения и командной работы, которая чрезвычайно удобна отдельным людям. Некоторых вполне устраивает роль десятого участника совещания, для работы которого нужно от силы три человека. Им нравится во всех подробностях знать, что происходит в организации, даже если эта информация не имеет никакого отношения к их непосредственной работе. Нравится подбадривать (или обескураживать) группу. Другими словами, совещания им по вкусу.

А мы призываем людей тщательно рассмотреть вопрос эффективности каждого заседания. Действительно ли вам требуется:

• присутствие всех членов команды для продвижения работы над проектом;

• полная информированность всего коллектива о каждом решении;

• находиться всем вместе в одном месте для командной работы?

Авралы отменяются

В каждой компании есть свой внутренний язык для обозначения всякого вздора. В Best Buy, например, это аврал, пожарные учения и шальная пуля . Помните школьные учения о правилах поведения во время пожара? Они проводились от силы пару раз в год, и даже если дети халтурили, учителя относились к происходящему серьезно и в конце концов умудрялись построить всех. Мы учились действовать быстро и покидать школу «в организованном порядке» (наше излюбленное выражение). Хотя этот инструктаж был просто учением, подтекст его – нешуточный.

А теперь перенесемся в корпоративную среду. Вице-президенту внезапно понадобился внеурочный отчет о продажах. Или директор пожелал узнать, как продвигается работа над проектом, до сдачи которого остается еще месяц. Или сам президент случайно забрел на какой-то этаж и решил выяснить, чем занимаются его сотрудники.