Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Российское телевидение ведет популярные передачи о здоровье. Они интересны прежде всего неспециалистам. Рекламируя различные виды лечения, телеведущий говорит: генератор определенной частоты, физические агенты, панацея, ремиссия, дилер. Вы все поняли или требуется специалист-переводчик?

А вот программа «Диалоги о животных». Ее смотрят не только взрослые, но и дети, которые слышат: репродуктивный возраст, наборы хромосом идентичны, в плейстоценовой фауне, популяция, сектор обитания, утилитарные цели, допинг, амплуа, популяционная плотность, самец-доминант, манипулированные, адаптация. И все это в одной двадцатиминутной передаче о волках.

Можно ли быть уверенным в соблюдении культуры общения, если совершенно очевидно, что не все слова понятны читателю или зрителю?

Если в политической или научной речи избыточность иностранных слов является помехой, то еще менее целесообразно широко использовать иностранные слова в бытовой речи, тем более что почти все они имеют русские соответствия.

Очень часто в деловом мире знакомство начинается с письма. Именно по переписке в первое время составляют о вас представление как о специалисте и личности, и именно от этого зависит, будут ли отношения развиваться далее либо они прекратятся. Поэтому умение правильно писать деловые письма очень ценно. « Всякое письмо, кем бы оно написано ни было, изображает нравственный облик пишущего, умственное мерило его образования и знание …» [18] Правила светской жизни и этикета. Хороший тон. Сборник советов и наставлений. Сост. Юрьев и Владимирский. С.-Петербург, 1889.

Родиной современной переписки принято считать Англию. В XIX веке там были введены правила составления деловой корреспонденции. Позже нормы деловой переписки появились и в других странах. Однако правила составления деловых писем в различных государствах имеют много общего, но есть и характерные особенности.

Вне зависимости от того, в какой стране вы находитесь и кому адресуете письмо, сначала необходимо определиться со следующими моментами.

• Вид письма.Это может быть гарантийное письмо, сопроводительное, письмо-заказ, письмо-отказ, письмо-презентация, письмо-извещение, письмо-напоминание и др.

• Понятность.Важно сделать так, чтобы содержание письма было понятным вашему адресату, причем понятным правильно. Деловое письмо не должно оставлять каких-то неясностей относительно вопроса переписки.

• Предположение насчет ответа на письмо.Важно помнить, что на некоторые письма (например, письмо-презентация) ответ необязателен.

• Срок доставки.Если вы не уверены в том, что ваше письмо дойдет до адресата в срок, лучше воспользоваться другим средством связи: электронной почтой, телефаксом, услугами службы DHL и др.

Тип письма зависит от конкретных целей, которых вы хотите достичь с помощью своего сообщения: будь то уточнение условий сотрудничества, предложение дополнительных услуг, предъявление претензий и т. д. Поэтому перед составлением письма следует определиться с тем, каких результатов вы хотели бы добиться с его помощью.

Также на выбор формы и содержания письма влияет фактор адресата. Ведь сообщение может быть предназначено как для партнера, так и для клиента – стиль общения при этом совершенно разный. Вполне возможно, что в итоге вы не просто выберете тип письма, но и предпочтете другой тип связи. С кем-то будет целесообразнее договориться о личной встрече, телефонный звонок будет удобнее в ином случае.

Выбор типа делового письма зависит от множества факторов, и окончательное решение стоит принимать, лишь тщательно взвесив их.

Далее приводится перечень общеизвестных типов деловых писем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов.

Типы и цели деловых писем

Историческая справка

В начале XVIII в. стали издавать сборники образцов документов, называемые «письмовником». Предшественником «письмовника» был «формулярник», ставший известным в России с первой трети XVI в., в частности «формулярник» московской митрополичьей кафедры. Тогда же, в XVIII в., происходит разделение между «письмоводительством» для государственных нужд и руководствами к написанию частных писем. Письмовники для государственных нужд регламентировали состав, форму и содержание официальных документов. Таким был «Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, формы купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные» (СПб., 1788).