Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

1. Не планируйте слишком много дел.Реально смотрите на свои возможности.

2.Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.

3.Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.

4. План должен быть гибким,дающим возможность что-то изменить.

5.Все самое важное делается в первую очередь.

6. Разбивайте крупные задания на этапы.

7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.

9. Не бойтесь отказываться от своих планов.

10.Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.

Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются:

• нечеткая постановка цели;

• отсутствие приоритетов в делах;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• личная неорганизованность;

• выполнение чужой работы;

• телефонные звонки, письма и разговоры;

• неполная или несвоевременная информация;

• неумение довести дело до конца;

• неподготовленные совещания;

• синдром откладывания;

• спешка, нетерпение;

• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.

Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).

Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из «искусства успевать» [8] Лакейн А . Искусство успевать. Пер. с англ. – М.: ФАИР, 1996. – 240 с. . Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.

Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.

В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.

Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.

Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.

Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.

Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.

Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20 ).

Говорите «нет» тем, кто напрасно отнимает ваше время.

Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.

Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.

Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.

Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.

Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.

Будьте кратким в телефонных разговорах.

Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.

Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.

Легкую работу откладывайте на конец дня.

Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.

Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.

Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.

В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.

Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.

Старайтесь ходить на работу пешком.

Не увлекайтесь телевизором.

Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.

Для творческой работы отводите первую половину дня.

По выходным дням старайтесь не думать о работе.

В книге Дэвида Аллена [9] Дэвид Аллен. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса. Манн, Иванов и Фарбер, М.-2010 развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:

1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.

2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.