Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Чем больше дел, тем полезнее режим скольжения.

Если постоянно двигаться по жизни в ритме, который диктуется внешними обстоятельствами, не заметишь, как проходит время, подобно тому, как нельзя чувствовать свежего дыхания ветра, двигаясь с ним в одном направлении и с одной скоростью.

Известный совет: не приступай ко второму делу, не закончив первого. Действительно, если выполнять дело № 1 до тех пор, пока оно будет не кончено, это увеличивает производительность труда по этому делу, сокращает время на подготовительные этапы, но:

– до дела № 2 можно и не добраться;

– втянувшись в дело № 1, не заметишь, как его сократить: все в нем кажется важным, так что даже в периоды стрессовых ситуаций можно включать свой асинхронный режим: подумать, оглядеться.

Позвольте, возразят нам люди, отравленные здравым смыслом, – если не побежать за уходящим трамваем, можно и опоздать. Но можно и угодить под колеса попутного транспорта. На одной чаше весов – опоздание на 10 минут, а на другой – вся оставшаяся жизнь.

Собственно, управление временем – это «тихая игра», сопоставимая с компьютерными играми, где вы набираете очки и подводите итоги, определяя свой рейтинг в конце каждого периода.

Ежедневное время игры составляет 10–20 минут (не обязательно каждый день, ведь мы в асинхронном режиме!), ежемесячное – 3–4 часа. Если же подведение итогов идет в полуавтоматическом режиме, например, в программе Excel, иногда не терпится ввести данные, не дожидаясь конца дня. Как там очередное приращение эффективности Е изменит мой график?

Наибольший результат зависит не только от количества затраченного времени, но и повышения навыков его рационального использования, вашего «спортивного» мастерства.

Однако имеется существенное отличие от таких игр, как карточные, компьютерные, шахматные и пр. Эти игры замкнуты сами в себе, хотя повышение результатов для игроков-профессионалов делает иногда игру солидным средством к существованию. СПК имеет двустороннюю связь с жизнью иного рода:

• прямая связь (деловая, утилитарная) – управление временем позволяет решать жизненные цели, а также совмещать приятное с полезным;

• обратная связь (игровая) – отражение жизни в системе управления временем делает ее Игрой.

Автор – не сторонник жесткого, «синхронного» режима, хронометража, длинных списков необходимых срочных дел, четких компьютерных программ планирования и контроля, короче того состояния, когда обстоятельства начинают управлять нами. Он – за то, чтобы мы сами управляли временем в свободном, «асинхронном» режиме.

Рассмотрим некоторые ситуации игры в СПК.

Ситуация 1 . Конец января, январские итоги подведены. Составлен план на февраль, до начала которого имеется два-три «вольных дня».

Действия . Если нет срочной задачи, делаем все, что захотим, расслабление. Если при этом под руку попадают некоторые плановые задачи, выполняем их с удовольствием, ибо это задел на будущий месяц. Срочная задача также не вызывает планового напряжения, можно ею только и заниматься без досады, что ты упускаешь нечто важное.

Ситуация 2. Начало февраля: у нас достаточно запасов по всем направлениям.

Действия. Спокойная работа по всем направлениям. В первые дни особенно высокое значение эффективности за счет задела от прошлого месяца.

Ситуация 3.1. Середина февраля.

Подходят сроки выполнения некоторых задач, а выделенное плановое время Т п на них исчерпано.

Действия. Берем недостающее время от других задач своего или, в крайнем случае, «чужого» направления. Можно подумать о делегировании части вопросов, если это возможно.

3.2. Если эффективное время Те направления больше активного Т, рассмотрим возможность уделить время на повышение качества и уравняем их. Когда Те постоянно меньше Т подумаем об изменении нормативов со следующего месяца.

Ситуация 4. Конец февраля.

Напряжение увеличивается, основная задача месяца не решена, исчерпан весь резерв времени, за исключением незаменимых задач.

Действия. Увеличить усилия по решению основной задачи. Смириться с тем, что критерий эффективности E = Те/Тc по итогам месяца будет ниже единицы. Зато активность высока.

Нетерпение: в конце месяца желание скорее подвести итоги из-за медленного продвижения и составить новый план.

Излишняя мотивация загоняет в классический тупик: неужели я этого хотел?