Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Кроме того, слишком узкие направления могут исчезнуть в связи с изменением образа жизни и деятельности. Как следствие – затруднение ведения статистики наших достижений за разные годы.

Выделение занятия в отдельное направление по закону Мерфи увеличивает выделяемое на него время, делает его более самостоятельным. Слияние с основным направлением подчиняет занятие основной цели, но уменьшается контроль времени, выделяемого на это занятие

Итак, в столбце А области Планирование мы проставляем соответственно для каждого направления запланированное активное время в часах. Суммарная цифра составляет 200 часов в месяц. Кто может больше, пусть попытается. Хочу только напомнить, что это чисто активное или, как говорят, хоккейное, а не футбольное время.

В идеале, когда мы ещё не приступили к выполнению плана, можем считать, что число активных часов будет равно числу эффективных часов Т = Те = De · 8, где De – эффективный день, содержащий 8 эч.

По мере продвижения по плану это равенство не соблюдается, что объясняется разной природой активности и эффективности: активность – наши ресурсы, эффективность – полученный эффект.

Лично я после неоднократных примерок остановился на таких цифрах:

– ежедневная норма активного времени – 8 часов;

– число активных дней в месяце – 25, суббота и воскресенье – как один день, оставшиеся 2–3 дня отношу на начало нового месяца: планирование, приведение в порядок мелких дел и пр. Выбор этих «круглых» цифр, помимо всего прочего, объясняется простотой расчета эффективности в уме.

Бонус за выполнение задачи придаёт скачкообразный характер эффективности. Так и должно быть в приличной игре. Вот бедные футболисты мучаются, бегают туда-сюда, у одной команды даже преимущество (в активности!) и вдруг – бац, гол! Уже какой-то результат.

Результат спортивный по своей условности ближе к результату личного планирования, чем бизнес-результат. Потерянное время более условно, чем потерянные или приобретенные деньги. Выиграл ты со счетом 3:0 или 1:0, получай свои 3 очка плюс большее или меньшее удовлетворение от игры. А когда-то за победу давали 2 очка, но, как решили законодатели футбольных правил, изменение будет больше стимулировать игроков к победе. Но дальше не пошли, скажем, на то, чтобы прибавлять очки за большее количество голов.

Как я убедился – в планировании бонус – дело тонкое. Слишком маленький – стимулирует к большим затратам активного времени, слишком большой – приводит к неправдоподобному значению эффективности, т. е. более 1,0 по месячным итогам. Вообще для каждого направления деятельности оптимальное значение бонуса будет различным в соответствии со вкусами Организатора (Тайм-менеджера) . Но для нашего примера в таблице 5.1 ради простоты установили одинаковый бонус – 20 % от планового времени, выделяемого на каждое направление.

На то или иное дело мы даём столько, сколько оно, по нашему мнению, заслуживает в ряду других. Таким образом, расставляем Приоритет задач ещё до начала их выполнения. Мы ещё не знаем, какие будут Весомости, т. е. потраченное активное время Т , месяц покажет.

После распределения запасов времени по направлениям, для каждой задачи осталось не так много времени. Значит, и ошибки планирования будут не значительными. В любом случае, на стадии начала месячного планирования неточное определение времени на задачу не имеет значения. Несколько месяцев планирования – и опыт поможет решить эту проблему.

1. Наработка активного времени за день вносится в столбцы D … G… в чётных строках – 2,4,6,8. Суммарная наработка ΣТ подсчитывается в столбце B. Так, для направления РБТ на 4-й день

ΣТ = 3,5 + 2 + 4,2 + 2,6 = 12,3

Или по формуле таблицы Excel

ΣТ = СУММ (D2:G2)

Аналогично в строках 4 … 9 заполняем ячейки данными хронометража по наработке для других направлений. В компьютерном варианте обновление данных не создаёт проблем. А в программе Excel, кроме того, автоматически заполняются ячейки результатами вычислений по формулам. В бумажном варианте, очевидно, придётся дополнить таблицу 5.1 примечаниями с промежуточными данными.

2. 10-я строка – ежедневная суммарная наработка по всем направлениям; так, для 1-го дня

Т = СУММ(D2;D4;D6;D8) = 3,5 + 1,5 + 1,5 + 1,2 = 7,7

По всем направлениям – ячейка B10

ΣТ = 7,7 + 5,6 + 8,9 + 7,0 = 29,2

3. Маршрутное время дня вычисляется в 11-й строке как сумма активного времени с учетом коэффициента Мерфи K m = 0,8. Так для 1-го дня, ячейка D11