Елена Вос - Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода

В конце письма допустимо поблагодарить за внимание к вашему письму и указать, что вы ждете ответ, затем следует нейтральная уважительная подпись: «С уважением» или «Надеюсь на сотрудничество».

В приложении стоит перечислить прилагаемые документы: резюме, копии дипломов, портфолио, рекомендательное письмо.

Сопроводительное письмо оформляется на компьютере. Объем письма – чуть более полстраницы, писать целый лист не следует.

В случае ответа на объявление посредством электронной почты в теме указывается название, номер вакансии, имя контактного лица. В электронной почте сопроводительное письмо оформляется в тексте письма, а резюме и другие документы – в приложении.

Наиболее частыми ошибками в оформлении сопроводительного письма являются: отсутствие названия и номера вакансии, отсутствие в тексте приветствия, обращения и прощания, координат для связи с кандидатом.

Совещание

Подготовка совещания занимает в среднем до одной недели, начать подготовку к крупному, масштабному мероприятию рекомендуется не менее чем за две недели до назначенной даты.

Приглашения на совещание, в зависимости от ранга и количества участников, рассылаются по факсу или электронной почте, допустимо заказное письмо. Более официальной является форма письменного приглашения.

Оповещение участников по телефону допустимо в случае коротких, малочисленных собраний в рамках подразделения предприятия.

В приглашении указываются повестка дня, основная тема, фамилии докладчиков и содокладчиков, место и время начала проведения, часто длительность мероприятия и цель.

Рабочее совещание в рамках отдела или подразделения часто проводится по инициативе руководителя, но оно может быть также организовано и проведено сотрудником с приглашением руководства. Подобные совещания часто организуются для обмена мнениями между сотрудниками по конкретному вопросу.

Правила делового этикета предписывают начинать и заканчивать совещание в назначенное время, иначе его участникам придется корректировать свой рабочий план дня.

Участникам совещания рекомендуется приходить вовремя, чтобы не отвлекать своим появлением собравшихся. Руководителям и докладчикам, опаздывающим на совещание, следует вовремя предупредить организаторов. Задерживать начало совещания из-за отсутствия кого-либо из приглашенных нетактично, однако основного докладчика или важного гостя следует подождать – в этом случае рекомендуется предупредить участников о задержке и занять их внимание.

Неявка приглашенного на совещание без объяснения причин и предварительного отказа является нарушением делового этикета, однако указывать в приглашении «явка обязательна» не принято.

Организаторам совещания предписывается встречать и приветствовать участников, по возможности персонально. Незнакомых людей следует представить друг другу. Познакомиться и общаться участникам помогут беджи с фамилиями.

В процессе организации следует уделить особое внимание рассадке участников. Согласно правилам делового этикета, при количестве участников более 6 человек следует использовать специальные именные карточки.

Психологически не следует сажать друг против друга конкурентов и соперников. Руководитель располагается в центре, желательно, чтобы он мог видеть всех участников.

Известно, что небольшое пространство и теснота ведут к конфликтам, в связи с чем рекомендуется выбрать достаточно просторное помещение и рассадить участников на комфортном расстоянии.

Организаторы совещания берут на себя ответственность по организации питания. В зависимости от длительности встречи участникам может быть предложена пауза, например на ланч.

В рамках отдела во время паузы сотрудники сами могут воспользоваться автоматом с чаем или кофе. Если перерыв на ланч не предусмотрен, закуски и напитки предлагаются в ходе заседания.

Лицу, ведущему совещание, так же как и участникам президиума, следует уделить особое внимание своим манерам и поведению. Руки следует спокойно расположить перед собой на столе, вертеть ручку или другой предмет, рисовать в блокноте не стоит.

Нетактично ежеминутно заглядывать в записную книжку, телефон, планшет, лучше следить за повесткой дня, распечатанной на листе.