Александр Ягирский - Рабочая книга руководителя отдела продаж

После такой беседы попытки перекинуть свои задачи на РОПа как рукой снимало во всех отделах, с которыми я работал.

Напомню, У РОПа одно основное направление работы – руководство отделом. И выстроено это руководство должно быть таким образом, чтобы коллектив выдавал ожидаемый продукт – выполнял план продаж. Коллектив! Не сам РОП.

РОП должен понимать, что его первоочередная задача – сделать результат руками подчиненных. То, что он сам может где-то продавать, дожимать – да, это возможно, но надо всегда смотреть на контекст ситуации. Если идет третья неделя месяца, он понимает, что план горит, все бросает и бежит сам продавать – это неправильно.

Ну хорошо, бегите, продавайте. Допустим, в этом месяце вы закроете план своим комиссарским телом. А в следующем отчетном периоде?

Руководитель должен понимать, что ему платят не за то, что он работает за менеджеров. Если говорить грубо, допуская обратное делегирование, РОП ворует у компании деньги. Потому что в таком случае он выполняет функции менеджера, а получает как руководитель. Решите проблему с обратным делегированием – и вы наполовину освоите искусство тайм-менеджмента руководителя.

Если начать подробно рассказывать про тайм-менеджмент, получится отдельная книга. Какое-то время я активно собирал информацию об этом и понял, что технологий – сотни. Соотнес их со свои опытом и выделил несколько методов, которыми пользуюсь постоянно и на протяжении долгого времени. Делюсь.

Три задачи на день

Например, чтобы день прошел продуктивно, мне надо поставить три главные задачи на день. Те, которые будут приближать меня к трем стратегическим целям. Если этого не сделать, рутина «сожрет» все время, и я буду отклоняться от своих целей все дальше. «Напиши три задачи» – это основное правило тайм-менеджмента для меня.

Съедание слона по кусочкам

Что касается дробления задач, «съедания слона по кусочкам», здесь у каждого своя система. Общался на эту тему и с собственниками, и с руководителями отделов продаж – все по-разному подходят к решению больших вопросов.

У меня подход такой: делаю что-то из «большого списка» в тот момент, когда это мне удобно. Когда появляется время, выбираю задачу, которую правильнее всего будет сделать именно сейчас: это актуально и мне хочется ее сделать. Решил – настроился – делаю. Стараюсь не привязывать жестко ко времени стратегические задачи. Лучше всего приближает к цели не работа в режиме подвига, а рутина, которую просто регулярно выполняешь.

Как эти задачи можно упорядочить? Выписать на листочек, создать mind-map (интеллектуальную карту) – все, что угодно. А потом эти задачи надо расставить по приоритетам. Вот тут начинается ступор, хаос и путаница. Есть известный инструмент, который помогает приоритизировать задачи.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – это американский военачальник, который побеждал немцев во Второй мировой. Потом был избран очередным президентом США. Он разделял дела на срочные и важные.

Его матрица позволяет распределить дела по четырем квадратам:

1) важные срочные,

2) важные несрочные,

3) срочные неважные,

4) несрочные неважные.

Тут надо лишь понимать, куда какие дела относить. От дел из квадрата D нужно избавиться. Либо сделать при наличии свободного времени.

Дела из квадрата C – делегируем. Например, вы не можете откладывать покупку билетов и бронь гостиницы, если собираетесь в командировку, но за вас это может сделать кто-то другой.

Для дел из квадрата B нужно выбрать время. Включить их в свой календарь на неделю, месяц или год. Это те дела, которые мы постоянно откладываем, но не перестаем о них думать.

Какие дела могут быть в категории B у руководителя отдела продаж? Например, разработка новой системы мотивации. Ты ходишь и понимаешь, что система мотивации не удовлетворяет требованиям текущих бизнес-процессов. Менеджеры не выкладываются на полную. Но заняться этим – некогда, и понимаешь, что новую систему нужно будет еще внедрять 2–3 месяца… В итоге эффективность отдела не улучшается. Это дело несрочное, но крайне важное. Для него надо искать время в своем календаре.

Задачами из квадрата A стоит заниматься в первую очередь. Их разделяют еще на две категории: A+ и А-. Дела со знаком плюс – это те, которые быстро могут дать какой-то важный результат. Дела со знаком минус – если ты их не сделал, то быстро многое потеряешь. То есть ты можешь либо много выиграть, либо много проиграть.