Елена Орлова: Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов

Работникам, представляя интересы Компании или действуя от ее имени, важно понимать границы допустимого поведения при обмене деловыми подарками и оказании делового гостеприимства.

При употреблении внастоящем Стандарте терминов, описывающих гостеприимство – «представительские мероприятия», «деловое гостеприимство», «корпоративное гостеприимство» все положения данного Стандарта применимы к ним одинаковым образом.

Цели и намерения

Данный Стандарт преследует следующие цели:

– обеспечить единообразное понимание роли и места деловых подарков, корпоративного гостеприимства, представительских мероприятий в деловой практике Компании;

– определить единые для всех работников Компании требования к дарению и принятию деловых подарков, к организации и участию в представительских мероприятиях;

– минимизировать риски, связанные с возможным злоупотреблением в области подарков, представительских мероприятий. Наиболее серьезными из таких рисков являются опасность подкупа и взяточничества, несправедливость по отношению к контрагентам, протекционизм внутри Компании.

Компания намерена поддерживать корпоративную культуру, вкоторой деловые подарки, корпоративное гостеприимство, представительские мероприятия рассматриваются только как инструмент для установления и поддержания деловых отношений и как проявление общепринятой вежливости в ходе ведения бизнеса.

Область применения

Действие настоящего Стандарта распространяется на Компанию и ее филиалы, перечисленные в Уставе Компании.

Настоящий Стандарт является обязательным для всех и каждого работника Компании в период работы в Компании.

Настоящий Стандарт вступает всилу с 11 января 2009 года.

Стандарт

Обмен деловыми подарками в процессе коммерческой и хозяйственной деятельности и организация представительских мероприятий является нормальной деловой практикой.

Работники Компании могут дарить третьим лицам и получать от них деловые подарки, организовывать и участвовать в представительских мероприятиях, если это законно, этично и делается исключительно в деловых целях, определенных настоящим Стандартом.

Стоимость и периодичность дарения и получения подарков и/или участия в представительских мероприятиях одного и того же третьего лица должны определяться деловой необходимостью и быть разумными. Это означает, что принимаемые подарки и деловое гостеприимство не должны приводить к возникновению каких-либо встречных обязательств со стороны получателя, и/или оказывать влияние на объективность его/ее деловых суждений и решений.

При любых сомнениях вправомерности или этичности своих действий работники Компании обязаны поставить в известность своих непосредственных руководителей и проконсультироваться с ними, прежде чем дарить или получать подарки, или участвовать в тех или иных п редстав ител ьс ких мероприятиях.

Понятие и цели деловых подарков и гостеприимства

Деловые подарки и гостеприимство помогают устанавливать и развивать доверительные отношения, которые необходимы для эффективного общения с деловыми партнерами.

Компания:

рассматривает нижеследующие цели в качестве допустимых деловых для дарения и получения подарков, организации и участия впредставительских мероприятиях:

– формирование и развитие отношений с учредителями, потенциальными и существующими партнерами и контрагентами, различными государственными органами и органами местного самоуправления, а также с любыми другими третьими лицами в ходе ведения бизнеса Компании;

– проявление общепринятой вежливости при ведении дел со сторонними лицами и с коллегами по работе из Компании и ее филиалов;

– признает деловыми подарками те, которые дарятся работниками Компании третьим лицам за счет средств Компании, а также подарки, которые контрагенты или другие третьи лица дарят работникам Компании, как лицам, ее п редста в л я ю щи м в деловом общении с ними. К подаркам относится рекламная продукция с логотипом Компании, например, ручки, календари и другие аналогичные сувениры, цветы, продукты питания (в том числе алкогольная продукция), бесплатный проезд, услуги, скидка, ссуда, отсрочка, т. е. все то, что имеет стоимость вденежном выражении и что одно лицо безвозмездно передает другому лицу;

понимает под деловым гостеприимством различные представительские мероприятия, включая деловые завтраки, обеды, ужины, которые организуются за счет Компании или предлагаются работникам Компании от контрагентов и других третьих лиц. Данные мероприятия должны иметь место непосредственно до, во время или сразу же после деловых встреч и переговоров, или их характер должен позволять приглашенным лицам однозначно трактовать их как деловые, т. е. организованные для достижения ясных, законных, деловых целей участвующих в них сторон.