Елена Орлова: Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов

В контексте настоящего Стандарта к представительским мероприятиям относятся официальные корпоративные приемы, корпоративные маркетинговые и рекламно-информационные, развлекательные мероприятия с приглашением представителей сторонних организаций. К этой категории также относятся посещение работниками театров, концертов, клубов, спортивных мероприятий или приглашения на охоту и рыбалку и т. п., а также любые связанные с этим услуги по организации поездок, например, переводы, обеспечение гостей билетами на самолет и другие виды транспорта, размещение в гостинице и питание.

Публичные конференции, круглые столы и аналогичные общеотраслевые мероприятия, а также корпоративные пожертвования, спонсорство и благотворительные выплаты не подпадают под действие настоящего Стандарта и регулируются Корпоративным стандартом Компании «Внешние корпоративные связи».

Подарки и деловое гостеприимство между деловыми партнерами или контрагентами Компании, с одной стороны, и членами семьи работника Компании или близкими родственниками, с другой стороны, подпадают под правила настоящего Стандарта.

Полномочия и обязанности

Случаи получения и дарения подарков и оказания делового гостеприимства многообразны, поэтому составить их полный перечень и дать конкретные правила поведения в каждом из них не представляется возможным.

Компания исходит из того, что ее работники в состоянии принять взвешенное решение в каждой конкретной ситуации получения или дарения подарков и делового гостеприимства. Вместе с тем, необходимо руководствоваться тем минимумом принципов, требований и правил, который приведен ниже.

Работники:

– самостоятельно принимают решение о дарении/принятии подарка или организации/участии в представительских мероприятиях, стоимость которых не превышает номинальную стоимость, определенную настоящим Стандартом. При этом решение о выделении необходимых финансовых средств и/или утверждении расходов на приобретение подарков и организацию представительских мероприятий принимается работником, наделенным соответствующими полномочиями. Работники вправе оставить в личном пользовании полученные подарки, стоимость которых не превышает номинальную;

– дарят/принимают дорогостоящие подарки и участвуют в дорогостоящих представительских мероприятиях третьих лиц с предварительного разрешения работников (руководителей), наделенных соответствующими полномочиями;

– могут принимать дорогостоящие подарки и участвовать в дорогостоящих представительских мероприятиях без предварительного разрешения уполномоченным руководителем в исключительных случаях. К таким случаям относятся ситуации, когда отказ может выглядеть оскорбительным, или дарение происходит в ходе официальных церемоний, или одинаковые подарки получают представители многих компаний на каком-либо мероприятии и т. п. Работник обязан поставить об этом в известность данного руководителя в течение одних суток после получения подарка или участия в представительском мероприятии. Руководители принимают решение в отношении полученных работниками дорогостоящих подарков одно из следующих решений:

1) разрешают работнику, получившему подарок, оставить его в личное пользование;

2) вернуть подарок или его стоимость дарителю;

3) продать подарок и направить полученные деньги на благотворительность:

4) оставить подарок в Компании или в соответствующем бизнес – направлении, функции, бизнес– или производственной единице в составе Компании;

– регистрируют все подарки и мероприятия делового гостеприимства, стоимость которых превышает номинальную, в специальных реестрах согласно разделу «Прозрачность»;

– персонально отвечают за уплату налога на доходы физических лиц с полученных и оставленных в личное распоряжение деловых подарков согласно требованиям гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ;

– не предлагают третьим лицам подарки или представительские мероприятия, которые нарушают политику в области подарков и делового гостеприимства организации, в которой работает потенциальный получатель подарка или участник представительского мероприятия. Компания настоятельно рекомендует своим работникам узнать о наличии такой политики и ее содержании перед дарением подарка и/или оказанием делового гостеприимства.

Компания:

– считает допустимым принимать правительственные делегации в составе представителей государственных органов и органов местного самоуправления, государственных компаний (далее – «государственные делегации»), представителей международных неправительственных делегаций и деловых партнеров в целях рекламы, наглядной демонстрации и продвижения бизнеса Компании. Вопрос о приглашении государственной делегации рассматривается Исполнительным директором Компании. Компания обычно не оплачивает проезд, проживание и командировочные расходы принимаемых государственных делегаций.