Николай Бортник - Бухгалтерское дело

Для этого необходимо на предприятиях предварительно установить круг работников, связанных с документацией, учетом и отчетностью. С этой целью по каждой группе бухгалтерии, цеху и другим звеньям предприятия составляется перечень должностей и фамилий всех вышеназванных работников.

После составления такого перечня инвентаризуется вся учетная и отчетная работа по каждому отдельному исполнителю: выясняются и описываются все учетные работы, начиная с учетных функций материально-ответственных лиц (мастеров, кладовщиков, заведующих складами, экспедиторов и т. п.), учетных и других работников и кончая процессом составления отчета, анализа хозяйственной деятельности, техникой вручения или отправкой отчета по назначению.

Первоначальная инвентаризация учетной и отчетной работы производится самими исполнителями. Каждому исполнителю, включенному в перечень, поручается описать в специальном бланке исполняемую учетно-отчетную работу с указанием ее содержания, примерного объема, сроков и способов выполнения. Для инвентаризации учетной и отчетной работы можно использовать опись следующей формы.

ОПИСЬ

выполняемой учетной и отчетной работы Ст. бухгалтер группы учета материалов

__________

должность

___________________________

фамилия, имя, отчество

Предварительно материалы о содержании и объеме учетной работы, о сроках и приемах ее выполнения тщательно изучаются, уточняются, дополняются и согласовываются с объемом текущих учетных сведений, необходимых для руководства работой предприятия, контроля и анализа его деятельности.

Учетный процесс является трудоемким и сложным. Он имеет отдельные звенья, каждое из которых состоит из различных видов работ и операций.

Каждая работа или операция выполняется различными способами и приемами в определенной последовательности. Для лучшего использования рабочего времени учетных работников далеко не безразлично, последовательно ли выполняются отдельные операции работы или непоследовательно, удалены ли из рабочего процесса все лишние этапы работы, отдельные операции и ненужные приемы выполнения работы, целесообразно ли совершаются отдельные приемы каждой операции (работы).

Для устранения излишней работы и нерациональных приемов ее выполнения, а следовательно, и устранения непроизводительной затраты времени на подобную работу необходимо подвергнуть анализу каждый участок учетной работы, содержащейся в описи того или другого исполнителя как со стороны содержания, так и со стороны способов ее выполнения.

Анализ каждой работы или операции имеет своей целью выявить содержание работы, ее объем, каким документом и кем она оформляется. Если эта работа необходима, нельзя ли упростить путь и приемы ее выполнения. Вместе с тем следует установить, не выполняется ли эта работа параллельно другим путем, в другом месте, т. е. не составляется ли этот документ, не выполняется ли эта работа другими учетными работниками или работниками оперативных отделов.

В каждом случае надо определить, каким способом целесообразнее выполнять ту или иную учетную работу, т. е. ручным ли способом или на ПК.

При анализе может встретиться ряд работ и операций, нуждающихся в объединении с какой-либо другой работой (операцией) или, наоборот, в расчленении ее на части, а также работы, нуждающиеся в перестановке последовательности их выполнения.

При таком анализе более ясной становится необходимость в проведении ряда мероприятий, направленных на устранение недостатков в учетном процессе, на улучшение способов и приемов и уточнение сроков выполнения учетных работ.

При изучении объема работы и способов ее выполнения особое внимание уделяется увязке бухгалтерского учета с оперативным или статистическим учетом, осуществляемым финансово-сбытовым, планово-производственным и другими отделами с целью устранения излишеств и дублирования в учетной работе. Работники этих отделов не всегда считают для себя обязательным пользоваться данными бухгалтерского учета, а иногда организуют параллельный учет, порождая тем самым дублирование. Необходимо создать такие условия, при которых была бы полная увязка работы учетного аппарата со всеми отделами, с которыми он сталкивается.

Изучение объема и содержания учетной и отчетной работы существующей организации учетного процесса значительно облегчается при наличии предварительных схем документооборота по каждому участку учетной работы или отдельным видам операций.