Николай Бортник - Бухгалтерское дело

В целях наиболее правильного распределения работы в течение месяца каждая выполненная хозяйственная операция должна находить отражение в текущем порядке в короткие сроки. Такие операции, как приход материальных ценностей, отгрузка и отпуск продукции, кассовые, банковские, расчетные и другие операции, должны находить отражение в учетных регистрах в тот же день.

В целом ряде предприятий производится предварительная группировка записей. В зависимости от характера операций и установленных требований оперативного руководства записи в накопительные журналы могут производиться частными суммами ежедневно и пятидневками, декадными и месячными итогами. Степень группировки здесь будет зависеть от того, как и для чего в дальнейшем учетный материал будет использован. Например, для контроля за движением материалов по складам при журнально-ордерной форме учета группировка материалов производится: по приходу за один-два дня, по расходу за декаду.

Периодическая группировка данных особенно полезна при разработке вручную документов по приходу и расходу материалов, начислению и распределению заработной платы, реализации продукции. Однако при небольшом количестве материальных требований или сдельных нарядов, сменных рапортов и других документов группировка данных и записи их в учетные регистры делаются непосредственно по этим документам, без составления предварительных ведомостей.

Наоборот, при наличии большого количества документов, в частности, по начислению заработной платы рабочим-сдельщикам гораздо лучше группировать и накапливать суммы в специальной карте рабочего, периодически их подсчитывая. В этих случаях подсчеты рекомендуется производить по пятидневкам, декадам или полумесяцам с расчетом, чтобы их было меньше в отчетном периоде. Здесь вопрос решается не количеством операций или записей на протяжении месяца, а количеством часов, которые не будут затрачены на эти работы в период составления отчета. В этом особенность условия работы учетного аппарата, для которого правило «все, что можно сделать сегодня, не откладывая на завтра» является решающей гарантией успеха. Если учесть, что накопительные регистры при журнально-ордерной форме учета охватывают почти 100 %, а при других формах на многих предприятиях – до 80–90 % всех операций, то нетрудно оценить значение ежедневной записи в накопительные ведомости и журналы-ордера и их предварительный подсчет.

Все работы подготовительного порядка к составлению отчетности – изготовление бланков, предварительные подсчеты и другие подобные работы – планируются только на учетный период. На отчетный период относятся операции, совершающиеся за последние один-два дня месяца, и работа, связанная непосредственно с составлением отчетности.

К таким работам относится окончание оформления расчетных ведомостей и свода заработной платы, составление отчета по производству, составление заключительных статей и их запись в счета (за последние дни), окончательный подсчет учетных регистров, составление баланса и приложений к нему. Таким образом, вся учетная работа строится с расчетом, чтобы все хозяйственные операции отражались в учетном периоде, а в отчетный период выполнялись работы по окончательному оформлению учетных регистров и составлению отчетных таблиц, чтобы отчетные данные для них механически вытекали из аналитического и синтетического учета без какой-либо дополнительной обработки. Такая организация текущего учета не только разгружает отчетный период, не только позволяет своевременно отражать операции в учетных регистрах, но она значительно повышает оперативное значение учетных показателей и их использование для повышения уровня хозяйственного руководства.

Учетная работа на каждом предприятии не может протекать произвольно, самотеком. Следует планировать, каким работником, в какие сроки и каким способом должна выполняться та или иная учетная работа; кто и от каких работников, в какие сроки и для чего принимает документы и отчеты; каким работником и кому, в какие сроки передается выполненная работа и т. д. Таким образом, планирование учетной работы должно обеспечить правильное разграничение функций внутри учетного аппарата предприятия, ясное и четкое определение ответственности и обязанностей каждого учетного работника.

В основе планирования учетного процесса должен лежать объем учетной и отчетной работы.

Всю учетную и отчетную работу каждый руководитель учета обязан распределить между группами аппарата, а внутри каждой группы – между отдельными исполнителями и установить для них конкретные задания.