Николай Бортник - Бухгалтерское дело

Отсутствие четко установленной ответственности за оформление операций документами и сроки передачи их в учетный аппарат не только мешает своевременному осуществлению контроля, но и создает неравномерную загрузку учетного аппарата, оставляя основную массу работы на конец месяца и удлиняя сроки составления отчетности.

Поэтому в мероприятиях по организации и планированию учетной работы одним из важных вопросов является установление четких взаимоотношений учетных работников с материально-ответственными и другими работниками, связанными с первичной документацией, учетом и отчетностью. С этой целью необходимо четко определить, кто персонально, где и когда именно должен оформлять те или иные хозяйственные операции соответствующими документами, а также указать, когда и кому эти документы должны быть сданы и когда, кем эти документы затем группируются и записываются в учетные регистры.

Движение документов с момента их составления и поступления в бухгалтерию до передачи в архив после обработки и записи их в учетные регистры принято называть документооборотом.Документооборот оформляется схемами, в которых перечисляются все первичные, накопительные и группировочные документы, исполнители и работы, связанные с их оформлением и обработкой, а также устанавливаются сроки прохождения этих документов через каждый этап обработки, сроки передачи документов одними исполнителями другим.

Руководители учета некоторых предприятий не придают должного значения документообороту. Надо признать, что вопросы о документообороте в учетной литературе не получают достаточного освещения. Между тем многие недостатки, имеющие место в документировании хозяйственных операций и в сдаче документов по назначению и в их обработке, зависят от правильно организованного документооборота.

Схемы документооборота целесообразно разрабатывать по учету всех важнейших операций предприятия. Приведем примерную схему документооборота по учету заработной платы рабочих-сдельщиков.

Такие схемы являются достаточно наглядными и вполне доступными для понимания рабочими и служащими предприятий. Каждый из исполнителей легко находит в них свои функции и функции своих смежников, от которых зависит его нормальная и своевременная работа.

Схемы документооборота облегчают организацию контроля за ходом выполнения учетной работы. По ним можно установить, какая операция, когда, кем и каким документом оформляется и в какой срок выполняется та или другая работа, и вовремя принимать меры к устранению причин этих отклонений. Кроме того, разработка таких схем дает возможность обнаружить недостатки в организации документооборота и устранить их.

Правильно организованный документооборот уменьшает число операций и звеньев, через которые проходит документ, позволяет избежать возвратных движений, ускоряет тем самым движение документа.

Разработка схемы документооборота по важнейшим, постоянно повторяющимся операциям предприятия является делом несложным, но тщательно продуманная организация документооборота оказывает значительное влияние на сроки выполнения учетных работ и составления отчетности. Схемами устанавливаются четкие взаимоотношения учетного аппарата с материально-ответственными и другими работниками. Они служат дисциплинирующим и мобилизующим средством в осуществлении плана организации учетной работы предприятия.

Полезность и необходимость составления схем документооборота еще и в том, что по ним осуществляется взаимный контроль за своевременным оформлением и сдачей документов и по ним можно обнаружить наличие встречных и возвратных движений документов, излишних операций, устранение которых сокращает путь движения документа и освобождает исполнителей от излишней и ненужной учетной работы.

Пересмотр и перестройка существующей организации документооборота поможет многим руководителям учета более целесообразно построить документооборот, улучшить организацию учетного процесса и усилить контроль за хозяйственной деятельностью предприятия.

Правильно организованный документооборот гарантирует своевременное получение учетным аппаратом первичных документов и быстрое отражение хозяйственных операций в учетных регистрах, что усилит контроль за хозяйственной деятельностью предприятия и будет способствовать использованию учетных данных в целях руководства и управления хозяйством.