Питер Фредерик - Убедительное письмо. Как использовать силу слов

Сравнения:когда одно понятие описывается через сходство с другим. Например, «он ходил, как Джон Вейн» . Это намного проще и лучше запоминается, чем если бы вы принялись подробно объяснять его походку.

Метафоры:когда вы утверждаете, что одно равноценно другому. Чаще всего метафоры используются в литературе, а не в формальных отчетах, однако они все же имеют место быть. Например, в главе 6 глагол описывается как «рабочая лошадка любого предложения» . Понятно, что речь идет не о лошади, но фраза стала более емкой и эффектной, чем такая: «Глагол – это слово, указывающее на действие, следовательно, можно сказать, что он “выполняет всю работу” в предложении».

Аналогии:как сравнения аналогии показывают сходство между двумя понятиями. В целом аналогия подробнее раскрывает общие черты, чем сравнение, позволяя провести более развернутое сравнение. Например: «Он писал, как неумелый метатель кинжалов – когда пунктуация все же попадала на страницу, она обычно застревала не в том месте, с предсказуемым мучительным результатом».

Вы можете следовать этому плану, чтобы писать и редактировать документы, когда строго ограничено количество страниц или слов. Возможно, эти рекомендации пригодятся вам и в других документах. Эта схема была разработана для составления заявок на Британскую правительственную программу. Каждый раздел был строго ограничен по размеру, так что краткость ценилась превыше всего. Однако документ при всем при этом должен был быть убедительным; ведь, в конце концов, это была конкуренция за финансирование. Хотя сюда не входят все методы, которые мы обсуждали выше, здесь хватит информации на каждый день.

Спланируйте документ, используя понравившийся метод (см. главу 8). Сделайте оглавление с названиями разделов. Составьте план каждого раздела, отразив в его пунктах только самые важные идеи.

Пересмотрите свой план, чтобы убедиться, насколько эффектной получилась история. Может, стоит изменить порядок? Или, возможно, вы пропустили логический шаг?

Напишите черновой вариант документа, добавив как можно меньше слов к основным моментам, чтобы получились законченные предложения. Бо́льшая часть добавленного текста должна представлять собой подтверждающие факты, а не новые части рассказа.

• Что оно говорит? Можно ли неверно истолковать смысл?

• Мне нужно сказать об этом? Это повышает эффективность текста?

• Есть ли в предложении другие темы, не касающиеся главной? Если да, то можно ли вычеркнуть их или выделить в отдельное предложение?

Получился связный текст? Добавленные слова улучшили рассказ?

Воспользуйтесь следующими методами.

• Обобщение – может ли одно слово или фраза заменить несколько схожих? Обратите внимание на союз «и», так как иногда он указывает на лишние дополнения.

• Отказ от ненужного профессионального жаргона – вас поймет несведущий гений?

• Контроль размера предложений – постарайтесь включать в предложения в среднем не более 20 слов и варьируйте их длину как можно чаще.

Если у вас есть время:

• вычеркните лишние прилагательные/наречия;

• избавьтесь от слов «этот» и «тот», где возможно;

• исключите повторы – особенно при неоднократном использовании одного и того же описания.

Отвлекитесь ненадолго от текста, затем вернитесь к нему и перечитайте от начала до конца. Прочитайте в обратном направлении и обратите внимание на правописание.

Пример процесса составления документа вы найдете в Приложении 7.

Лаконичность – самая эффективная форма убедительности.

• Уберите ненужный профессиональный жаргони слишком сложные слова.

• В предложенияхпридерживайтесь одной основной мысли, сократите среднюю длину предложений и варьируйте ее.

• Вычеркнитевсе слова, которые не способствуют убедительности.

• Используйте аналогии и примерыдля наглядного и понятного объяснения своей идеи.

В этой главе мы коснулись принципов редактирования. Однако очень важно также понимать, когда пора заканчиватьредактировать. Деловой документ – это инструмент. Если хотите забить гвоздь, вам понадобится молоток. При этом вовсе не нужен молоток высочайшего качества, идеально сбалансированный, с лазерной гравировкой. Перестаньте редактировать, как только документ окажется вполне приемлемым для выполнения своей задачи. После этого вы просто гравируете свой топор.