Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Уже пару лет на каждом тренинге по письму я спрашиваю участников, какому человеку им трудно отказать в просьбе. За многие годы собралась целая коллекция ответов, и вы можете попробовать угадать, какие варианты встречаются в этой коллекции чаще всего.

Как только не отвечают участники! Однажды группа заявила, что ни при каких обстоятельствах не откажет президенту России и беременной женщине. Но всегда лидируют в том или ином виде следующие пять категорий:

1) влиятельные люди;

2) близкие или знакомые;

3) те, кто нам нравится;

4) те, кто без нас пропадет;

5) те, кто заинтересовал, заинтриговал, привлек внимание.

Получается, что мы знаем, перед кем получателям наших писем трудно устоять, и можем этим воспользоваться. Если нас причислят к одной из пяти категорий, нам будет легче достучаться до адресата и получить нужный ответ. А помогут нам, как ни странно, традиции и этикет.

Вы не замечали, что в нашей культуре не слишком принято сразу заводить разговор о деле? Мы сперва «говорим о погоде»: выражаем надежду, что у собеседника все хорошо, передаем приветы, поздравляем с радостными событиями. Даже Ванька Жуков, стремящийся изо всех сил в деревню, не начинает свое письмо сразу с перечисления городских бед — сперва он поздравляет деда с Рождеством и желает ему «всего от господа бога».

Для подобных «разговоров о погоде» в тексте письма отведено специальное место — так называемый лид-абзац (от слова «лидер», то есть первый, ведущий).

В современной переписке мы все чаще пропускаем это необязательное короткое предложение между приветствием и заглавной фразой, ведь большой смысловой нагрузки оно не несет. Но именно лид-абзац первым оказывается у получателя перед глазами, а значит, он может задавать тон письму, определять, какими глазами получатель посмотрит на остальной текст.

Именно лид-абзац дает возможность сразу записаться в одну из пяти «безотказных» категорий и к заглавной фразе подойти уже «в образе».

Для каждой из этих категорий существует свой способ записи. В этой главе мы со всеми способами разберемся. Начнем по порядку — с влиятельных.

Не знаю, как вы, а я в детстве ужасно не любила врачей. Они постоянно норовили сделать какую-нибудь гадость: залезть за шиворот холодным стетоскопом, засунуть в рот противную металлическую ложку, уколоть куда-нибудь шприцем… Отговаривать их было бессмысленно (кто бы стал слушать ребенка?), поэтому однажды я придумала более хитрый ход. Едва войдя с мамой в очередной медицинский кабинет, я прямо от двери заявила: «А у меня в коридоре — папа!» Предполагалось, что папа большой, сильный и, если что, может показать, где раки зимуют.

Так я впервые использовала классический лид-абзац про влияние: попробовала с самого начала беседы придать себе весу, «прислонившись» к кому-нибудь посильнее.

Этот ход сам по себе стар как мир. Если тебя недостаточно уважают или боятся, нужно заручиться поддержкой тех, кого уважают или боятся достаточно. Допустим, коллеги из смежного подразделения никак не предоставляют вам данные для отчета. Можно в лид-абзаце письма напомнить им, что этого отчета давно ждет не кто-нибудь, а сам генеральный директор:

В соответствии с указанием генерального директора М. И. Колосова прошу Вас незамедлительно предоставить…

Если поддержки генерального нам мало, никто не мешает упомянуть людей поважнее — у них в нашем вопросе тоже ведь может быть свой интерес:

Учитывая все возрастающее внимание городской администрации к проекту Х, прошу Вас как можно быстрее предоставить данные для подготовки очередного отчета о состоянии дел на этом проекте…

Когда тех, кого боятся и уважают, под рукой не оказывается, приходится искать другую опору. Помните знаменитого героя Стругацких, непотопляемого демагога профессора Выбегалло? В «Сказке о тройке» есть сцена, где профессора критикуют за «неубедительно составленное описание» то ли бурого, то ли синего то ли вещества, то ли существа. Своим обвинителям Выбегалло отвечает пламенной речью: