Dennis Richmann - Geschäftsprozessmanagement bei der Feuerwehr

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1. Auflage 2020

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© W. Kohlhammer GmbH, Stuttgart

Gesamtherstellung: W. Kohlhammer GmbH, Stuttgart

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ISBN 978-3-17-035907-9

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1 Vorwort [7]Vorwort Die moderne Arbeitswelt wird immer wieder durch unterschiedliche Entwicklungen geformt und in teils vorgegebene Bahnen gelenkt. Nicht zuletzt der demographische Wandel, schnelle technologische Entwicklungen, der wachsende Kostendruck aufgrund zunehmend begrenzter Finanzmittel und die gestiegenen Anforderungen der unterschiedlichen Anspruchsgruppen an Service und Leistungserbringung stellen die öffentliche Verwaltung immer wieder vor Herausforderungen. Hinzu kommen Themen wie Digitalisierung, Mobile Solutions und Cloud-Computing für deren Begegnung ein über das solide Grundverständnis hinausgehendes Fachwissen notwendig ist. Nicht zuletzt durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG), welches vor Einführung von informationstechnischen Systemen den Einsatz von gängigen Methoden zur Dokumentation, Analyse und Optimierung fordert, unterstützt der Gesetzgeber diese Entwicklung. Auch die Feuerwehren in Kreisen, kreisangehörigen Gemeinden und kreisfreien Städten bleiben von dieser Entwicklung nicht unberührt. Nur eine Feuerwehr, die sich intensiv mit ihren Strukturen, Prozessen und Dienstleistungen beschäftigt, wird diese Herausforderungen und den damit verbundenen digitalen Wandel nicht nur aktuell, sondern in die Zukunft gedacht meistern können. Zur Bewältigung der zum Teil recht komplexen und auch wechselseitigen Herausforderungen werden in der Literatur zahlreiche Methoden und Werkzeuge angeboten. Alle Vorgehens- und Herangehensweisen stimmen darin überein, nicht nur das theoretische Konstrukt zu verstehen, sondern es in eine praxistaugliche Form zu bringen und tatsächlich zu leben. Im Folgenden werden Methoden und Werkzeuge praxisnah erörtert und dargestellt, die durch eine einfache Handhabung die gewünschten Ergebnisse erzielen und so den Benutzer und Leser dieses Buches in die Lage versetzen, den Herausforderungen zielgerichtet zu begegnen. Als Anwendungsbeispiel wird die fiktive Feuerwehr der kreisfreien Stadt Musterstadt herangezogen, die aufgrund des Neubaus eines zentralen Werkstattzentrums ihre Geschäftsprozesse und deren Management überdenken und optimieren muss.

2 1 Einleitung 1.1 Warum Geschäftsprozessmanagement? 1.2 Welchen Nutzen bietet Geschäftsprozessmanagement? 1.3 Wie kann das Buch zur Erreichung meiner Ziele beitragen?

3 2 Zentrale Begrifflichkeiten im Prozessmanagement

4 3 Dokumentation und Modellierung von Prozessen 3.1 Modellierungskonzepte 3.2 Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung 3.3 Analyse und Optimierung von Prozessen 3.4 Möglichkeiten zur Restrukturierung von Prozessen 3.5 Prozessstandardisierung und Prozessmodelle 3.6 Umsetzung von Prozesscontrolling

5 4 Vorgehen zur Integration des Geschäftsprozessmanagements 4.1 Die eigene Organisation verstehen 4.2 Identifikation und Dokumentation von Geschäftsprozessen 4.3 Geschäftsprozessmanagement- und Geschäftsprozessbewertung 4.4 Risiken in Geschäftsprozessen 4.5 Einführung des Geschäftsprozessmanagements in die Organisation

6 5 Fallstudie anhand der Feuerwehr Musterstadt 5.1 Vorstellung der Feuerwehr Musterstadt 5.2 Schnittstellen und Abgrenzungen in der Aufbauorganisation 5.3 Identifikation und Optimierung der Geschäftsprozesse 5.4 Anwendung der Geschäftsprozessmanagement- und Geschäftsprozessbewertung 5.5 Risikobeurteilung der Geschäftsprozesse 5.6 Einführung des Geschäftsprozessmanagements bei der Feuerwehr

7 6 IT-Unterstützung 6.1 IT-Anwendungen 6.2 Geschäftsprozessmanagement-Werkzeuge 6.3 Serviceorientierte Architektur

8 7 Das Wichtigste im Überblick

9 Fazit

10 Abkürzungsverzeichnis

11 Literaturverzeichnis

Die moderne Arbeitswelt wird immer wieder durch unterschiedliche Entwicklungen geformt und in teils vorgegebene Bahnen gelenkt. Nicht zuletzt der demographische Wandel, schnelle technologische Entwicklungen, der wachsende Kostendruck aufgrund zunehmend begrenzter Finanzmittel und die gestiegenen Anforderungen der unterschiedlichen Anspruchsgruppen an Service und Leistungserbringung stellen die öffentliche Verwaltung immer wieder vor Herausforderungen. Hinzu kommen Themen wie Digitalisierung, Mobile Solutions und Cloud-Computing für deren Begegnung ein über das solide Grundverständnis hinausgehendes Fachwissen notwendig ist. Nicht zuletzt durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG), welches vor Einführung von informationstechnischen Systemen den Einsatz von gängigen Methoden zur Dokumentation, Analyse und Optimierung fordert, unterstützt der Gesetzgeber diese Entwicklung. Auch die Feuerwehren in Kreisen, kreisangehörigen Gemeinden und kreisfreien Städten bleiben von dieser Entwicklung nicht unberührt.

Nur eine Feuerwehr, die sich intensiv mit ihren Strukturen, Prozessen und Dienstleistungen beschäftigt, wird diese Herausforderungen und den damit verbundenen digitalen Wandel nicht nur aktuell, sondern in die Zukunft gedacht meistern können. Zur Bewältigung der zum Teil recht komplexen und auch wechselseitigen Herausforderungen werden in der Literatur zahlreiche Methoden und Werkzeuge angeboten. Alle Vorgehens- und Herangehensweisen stimmen darin überein, nicht nur das theoretische Konstrukt zu verstehen, sondern es in eine praxistaugliche Form zu bringen und tatsächlich zu leben.

Im Folgenden werden Methoden und Werkzeuge praxisnah erörtert und dargestellt, die durch eine einfache Handhabung die gewünschten Ergebnisse erzielen und so den Benutzer und Leser dieses Buches in die Lage versetzen, den Herausforderungen zielgerichtet zu begegnen. Als Anwendungsbeispiel wird die fiktive Feuerwehr der kreisfreien Stadt Musterstadt herangezogen, die aufgrund des Neubaus eines zentralen Werkstattzentrums ihre Geschäftsprozesse und deren Management überdenken und optimieren muss.

»Für den Brandschutz und die Hilfeleistung unterhalten die Gemeinden den örtlichen Verhältnissen entsprechend leistungsfähige Feuerwehren […]«

Diese in § 3 Abs. 1 des Feuerwehrgesetzes für Nordrhein-Westfahlen getroffene Festlegung beschreibt nur eine von 16 unterschiedlichen – aber dennoch vergleichbaren – Formulierungen, die besagt, dass die Aufgabenträgerschaft eine kommunale Feuerwehr als pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe unterhalten muss. Wie eine »leistungsfähige Feuerwehr« zu definieren ist, kann weder den Feuerwehrgesetzen noch anderen gesetzlichen Vorgaben entnommen werden.