Javier Puyol Montero - La figura del Delegado de Protección de Datos (DPD)

Tal como ha señalado la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), por la misma se ha procedido a publicar el llamado “R egistro de Delegados de Protección de Datos” (DPD), el cual contiene los datos de contacto de cerca de 20.000 entidades, de las cuales alrededor de 3.000 profesionales corresponden al sector público y casi 17.000 a empresas, y demás organizaciones pertenecientes al sector privado.

Este espacio de consulta, disponible en la Sede electrónica de la Agencia, permite a cualquier interesado conocer el contacto de los delegados de protección de datos comunicados a la AEPD. De esta forma, los ciudadanos que quieran ejercitar sus derechos o presentar una reclamación ante una entidad pueden introducir el nombre, razón social o NIF de la organización para conocer los datos de contacto del DPD y dirigirle sus solicitudes.

Con este registro la Agencia da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que en su artículo 34.4 señala que: “la Agencia Española de Protección de Datos y las autoridades autonómicas de protección de datos mantendrán, en el ámbito de sus respectivas competencias, una lista actualizada de delegados de protección de datos que será accesible por medios electrónicos”.

Esta información que figura en estos listados de Delegados de Protección de datos es objeto de actualización periódica por parte de la autoridad de control, y se corresponde con los datos de contacto que los responsables o encargados del tratamiento facilitan a la Agencia a través del formulario que se encuentra disponible en su Sede electrónica. La comunicación relativa a las designaciones, nombramientos y ceses de los delegados de protección de datos debe realizarse en el plazo de diez días, tanto en los supuestos en que sea obligatoria su designación como en el caso en que sea voluntaria.

La comunicación de los datos del DPD a la Agencia Española de Protección de Datos tiene carácter obligatorio para organismos públicos, así como para entidades que hagan tratamientos de datos que requieran una observación sistemática a gran escala o tratamientos masivos de categorías especiales de datos, como recoge el RGPD. Y, en todo caso, cuando se trate de las entidades incluidas en el artículo 34.1 de la Ley Orgánica 3/2018, que señala a estos efectos lo siguiente:

“Los responsables y encargados del tratamiento deberán designar un DPD en los supuestos previstos en el artículo 37. 1º del Reglamento (UE) 2016/679 y, en todo caso, cuando se trate de las siguientes entidades:

a) Los colegios profesionales y sus consejos generales.

b) Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.

c) Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.

d) Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio.

e) Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.

f) Los establecimientos financieros de crédito.

g) Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.

h) Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores.

i) Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.

j) Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

k) Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.

l) Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes.

Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.

m) Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.

n) Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa de regulación del juego.

ñ) Las empresas de seguridad privada.

o) Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad”.

A los efectos de gestionar de manera eficaz esta comunicación por la AEPD se ha desarrollado un sistema de notificaciones electrónicas, que se materializa en un formulario online al que se accede con certificado electrónico, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 14de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Este sistema de notificación electrónica -que permite realizar la comunicación de los datos del DPD (tanto si se trata de una persona física como de una entidad pública o privada actuando como delegado), así como los datos de todas aquellas entidades para las que este haya sido designado- no se circunscribe únicamente a las Administraciones Públicas y las entidades privadas obligadas. Las empresas que no estén obligadas por las previsiones del Reglamento a designar un DPD y que quieran implantar esta figura en sus organizaciones como apoyo al cumplimiento pueden utilizar este formulario con el fin de comunicarlo37.

Tal como indica la Agencia Española de Protección de Datos, como resultado de la tramitación del expediente creado a partir de la solicitud de alta relativa a la comunicación de los datos de comunicación del DPD, se obtienen dos tipos de documentos:

– Una notificación dirigida a la persona física que realiza el trámite. Este documento se envía a través del sistema Notific@ el cual, a su vez, deja la notificación disponible tanto en la Dirección Electrónica Habilitada del Servicio de Notificaciones Electrónicas como en Carpeta Ciudadana, en ambos casos en el buzón que se identifica por el DNI o NIE del solicitante.

Cada uno de estos servicios le enviará un aviso al correo electrónico indicado en la solicitud informando de la puesta a disposición de la notificación. En el caso del Servicio de Notificaciones Electrónicas también enviará el aviso a todas las direcciones de correo electrónico que ya tuviera asociadas el buzón DEH (si existía anteriormente).

Dado que la notificación se dirige al solicitante, tenga en cuenta que para acceder a Carpeta Ciudadana o al Servicio de Notificaciones Electrónicas deberá hacerlo con un certificado personal, puesto que, si utilizase un certificado de representación, lo que estaría viendo es la Carpeta Ciudadana de la entidad representada y las notificaciones dirigidas a esa entidad.

– Tantas comunicaciones como entidades figuren en la solicitud. Estas comunicaciones se envían al responsable, a través del sistema Notific@ el cual, a su vez, deja la notificación disponible exclusivamente en Carpeta Ciudadana. Este servicio le enviará un aviso al correo electrónico indicado en la solicitud informando de la puesta a disposición de la notificación.