Mª del Mar Redondo Diéguez - Reproducción en equipos de reprografía. ARGI0309

Muchas de estas normas de estandarización son similares a las normas alemanas DIN, que de ellas adoptan el nombre los formatos de papel. Como norma a seguir, se describirá el tamaño de papel con la letra A y, a mayor número de papel, le seguirá una numeración más pequeña. Si se habla de un tamaño de papel A3, se referirá a un formato menor que si fuera un A2.

El formato DIN A1 sería justo la mitad del A0 y el A2 la mitad del A1, cortando el papel por el lado más largo. Sabiendo un tamaño de papel concreto se puede averiguar el resto. De este modo, si se parte de un tamaño DIN A4, cuyas medidas son 210 × 297 mm, se sabe que el siguiente formato en mayor tamaño sería el DIN A3 (uniendo imaginariamente dos A4 por el lado más largo). Del mismo modo, si se quiere saber lo que mide el formato justo inferior al A4, es decir, un DIN A5, se dividirá dicho formato entre dos, obteniendo de esa manera el tamaño exacto del original que se necesita.

Aplicación práctica

Eva trabaja en una copistería y un cliente le pide información sobre las diferentes opciones que tiene a la hora de encuadernar una serie de manuales para su empresa. ¿Qué solución profesional debe ofrecerle a su cliente?

SOLUCIÓN

Eva deberá ofrecerle la encuadernación en espiral metálica o gusanillo, o la plástica o wire-o. Asimismo, debe mostrarle la opción de encuadernación en la termoencuadernadora.

Formatos gráficos

Existen multitud de formatos gráficos en el mercado. Cada uno tiene una serie de características que lo hacen más o menos óptimo según qué tipo de trabajo haya que reproducir.

Importante

Es conveniente informar al cliente del formato más óptimo para cada trabajo en cuestión.

Nuevos formatos de archivos en Office 2007

La nueva versión de Microsoft Office 2007 introdujo un nuevo formato para los archivos de Word, Excel y PowerPoint no compatible con versiones anteriores de Office.

Esto provocó que el usuario o negocio que estuviera en posesión de una versión anterior no pudiera abrirla.

Los formatos de los archivos en Office 2007 son los siguientes:

1 Word: .docx.

2 Excel: .xlsx.

3 PowerPoint: .pptx.

Lo primero que hay que identificar en un ordenador es la versión de Microsoft Office que posee. Abajo, aparece un ejemplo de la interfaz de Microsoft Word , pues Excel y Power Point son muy parecidas.

Si el Word tiene pestañas en la parte superior que muestran los diferentes comandos, como la siguiente imagen, se trata de Office 2007 .

Interfaz Microsoft Word 2007

En cambio, si el Word tiene una barra de menú tradicional, se trata de Office 2003 (o una versión anterior como XP o 2000).

Interfaz Microsoft Word 2003

Si el ordenador con el que se trabaja tiene la versión 2003 de Office se deberá pedir al cliente que guarde con esta versión su archivo para imprimir o que lo exporte a formato .pdf. En cambio, si es la versión 2007 de Office , se pueden guardar los documentos en el formato de 2003 seleccionando el comando Documento de Word 97-2003 en el submenú Guardar (al hacer clic en el logo de Office en la parte superior izquierda de la aplicación), como se muestra en la siguiente imagen.

Cómo guardar un documento de Word 2007 a Word 2003

Excel, PowerPoint o Publisher

Excel, PowerPoint o Publisher 2007 también tienen formatos de archivo nuevos. En ellos, la opción para guardar en un formato anterior existe igual que en Word. De la misma manera, el convertidor descrito arriba para que Office 2003 pueda abrir archivos de Office 2007 permite a versiones anteriores de Excel, PowerPoint y Publisher abrir archivos nuevos.

Microsoft Office , al no tratarse de un paquete o suite de programas de diseño profesional, no “avisa” antes de abrir el archivo si posee toda la tipografía necesaria para reproducirlo fidedignamente. Por tanto, es recomendable que el cliente lo convierta, desde ordenador donde ha creado el archivo nativo de Office , en un documento PDF.

¿Qué es un PDF?

PDF, proveniente de Portable Document Format (formato de documento portable), es el formato de archivos desarrollado por Adobe Systems.

Esta tecnología ha tenido una gran aceptación por su facilidad de transferencia a través de Internet, así como por su fidelidad al abrirse en otro equipo informático. Por ello, es también conocido como formato de impresión universal.

Ventajas del PDF

Al tratarse de un archivo de impresión universal, el usuario puede trabajar con cualquier programa informático, entregando para su reproducción una copia del mismo en PDF sin preocuparse si en su centro de reprografía tendrán o no el programa original con el que ha trabajado.

Cómo funciona el PDF

El PDF captura información del formato de varias aplicaciones, haciendo posible que aparezca con total fidelidad en otro equipo informático el archivo creado.

Cómo ver un archivo en PDF

Para ver un archivo en PDF se necesita el programa Acrobat Reader , que puede descargarse de forma gratuita de la página < www.adobe.com>.

Libros en PDF

El formato PDF ha revolucionado la industria editorial hasta el punto de que actualmente se ofrecen versiones de libros en este formato. Asimismo, en la red se pueden encontrar enlaces para descargar la versión PDF de folletos, resoluciones, publicidad, catálogos, etc.

Formatos

Para cualquier tipo de trabajo de reproducción son válidos los documentos de Freehand, Illustrator, QuarkXPress, Photoshop, Corel Draw, Indesign , EPS, TIFF, JPEG, PDF y cualquier otro formato abierto de suficiente calidad.

El JPEG es válido pero no recomendable, ya que con la compresión se pierde calidad; es un tipo de compresión destructiva. Cada vez que se abre el archivo y se guarda, vuelve a comprimirse y va perdiendo calidad. Se usa en carteles con una resolución a tamaño real de 150 píxeles/pulgada, aunque siempre es recomendable advertir que el texto será impreso en mapa de bits, con lo cual, no será recomendable en cuanto a calidad de impresión se refiere.

En caso de que un cliente necesite comprimir fotos se recomienda guardarlas como TIFF con compresión LZW. Es una compresión sin destruir datos.

El formato GIF es solo válido para Internet, ya que tiene resolución y colores limitados (256 colores). No es válido para trabajos de impresión digital ni de carteles.