Sergio Ávila Jiménez - Ejecución de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410

En el caso sobre la recepción de material, se activa el proceso de seguimiento en el que se va a contrastar:

1 Fecha de entrega del material prevista y programada.

2 Cantidad de material previsto y programado.

3 Especificaciones, calidades y/o modelos previstos.

Si hubiese algún cambio en el modelo o calidad de los materiales entregados, en relación a lo previsto en el proyecto, se activará el proceso de notificación adecuado para estos casos, y se esperará respuesta ante el imprevisto a fin de tomar la mejor decisión antes que comprometer la marcha normal del proyecto.

Actividades

1. No le han podido entregar el modelo de switch previsto. Busque tres alternativas de otras marcas al modelo 3Com-4400 de 24 puertos, comparando especificaciones técnicas y normativas aplicadas, y eligiendo la mejor relación calidad/precio.

2. Busque información sobre la norma IEEE 802.3ad y explique cuál es su aplicación práctica.

Si este imprevisto o alarma correspondiente produjera alguna alteración en fecha o en coste, tanto de tipo material como humano, mediante el debido seguimiento se tendría constancia de ello inmediatamente.

En todo proyecto existe un antes, un durante y un después. Según el momento de tiempo, se permitirá realizar el seguimiento de las tareas y analizar el progreso realizado.

Al planteamiento inicial se le denomina plan previstoo planeado, y también se le llama línea baseen algunos programas software de gestión de proyectos. Este es el plan original, y determina las fechas de comienzo y finalización de tareas, su coste y los recursos necesarios.

Importante

La información de línea de base se utiliza para calcular las variaciones, comparándola con la información programada.

Durante la ejecución del proyecto se registran los acontecimientos que se van produciendo a diario. Se recogen fechas, duraciones, costes reales y restantes y se realizan previsiones sobre las tareas que aún no se han iniciado. A este conjunto de acciones se le denomina plan programado.

Al comienzo de un proyecto, la información del plan programado es similar o incluso idéntica a la información del plan previsto. No obstante, a medida que se van completando las tareas, se realizan ajustes al introducir información real.

Con estos ajustes, la información programada se vuelve a calcular, proporcionando una nueva visión más real del estado del proyecto.

El plan reales el que definitivamente refleja lo que ha ocurrido: las fechas reales de comienzo y finalización de tareas, la cantidad exacta de recursos materiales y sus costes, etc.

Para reforzar los conceptos anteriormente expuestos, se simulará un caso práctico.

Existe en el plan previstouna tarea de tiraje de cable UTP categoría 5 para una instalación de 5600 metros lineales, ocasionando un coste de montaje de 30800 euros entre material (un 30 % del coste, 9240 euros) y mano de obra (el 70 % restante, 21560 euros) con un plazo de ejecución de cinco jornadas laborales completas de ocho horas para dos operarios.

Nota

Un cable UTP (Unshielded Twisted Pair) o par trenzado sin blindaje normalmente está formado por cuatro pares de cables, recubiertos por material aislante. Cada par es identificado por un color.

A la recepción del material se observa que las especificaciones del cable no son las indicadas en la ficha de la tarea. Se procede a su devolución inmediata. La nueva entrega se demora una jornada. Para suplir la demora, los operarios incrementan su jornada laboral en dos horas diarias.

Solución

Se logra completar la tarea principal en los tiempos estipulados en el plan programado,sin ocasionar perjuicios para las siguientes tareas programadas, aunque con el consiguiente aumento de costes añadidos en esta tarea.

Las desviaciones ocasionadas por las variaciones en las tareas serán reflejadas en el plan real,para obtener a su término la visión completa de lo acontecido durante la ejecución del proyecto.

Información gráfica de los datos expuestos

Actividades

3. Observe e identifique los mecanismos de control y seguimiento utilizados para paliar el contratiempo en el caso práctico.

Para asegurar la buena marcha de un proyecto, se han de realizar tareas complementarias de seguimiento y control,siendo estas tan importantes como las propias tareas definidas en el proyecto.

Continuando con la planificación del proyecto, la asignación de tareas ha de ser prácticamente automática.

Cada miembro ha de saber exactamente qué ha de hacer y cuándo se ha de hacer, o en su defecto, la persona responsable de la fase del proyecto ha de saber qué se ha de hacer y con qué recursos cuenta para elaborar las tareas asignadas, y el plazo de tiempo del que dispone para cada una de las tareas.

En organizaciones estructuradas, la asignación de tareas se realiza por medio de dispensadores automatizados o software de Workflow (flujo de trabajo, en inglés) que, tras haber ideado o programado, en cierta manera, un flujo de trabajo, reparten las tareas a cada uno de los miembros del equipo por orden y en su momento justo.

Nota

Bonita BPM es un ejemplo de software especializado, de código libre, para la asignación automatizada de tareas en procesos productivos.

Las tareas se pueden asignar en función de parámetros predefinidos en el proyecto; o en función de los conocimientos del personal humano; o en función de la conducta, motivación, voluntad o compromiso de la persona por realizar la tarea.

Ejemplo

Hay que fabricar dos latiguillos de red de unas dimensiones especiales a las estándar para un armario de comunicaciones. Se disponen de todos los recursos materiales para solventar el contratiempo y no hay más remedio que hacerlo en ese momento, pero nadie de los presentes sabe cómo crimpar un terminal RJ45.

¿Quién será la persona más idónea y a la que se le asignará esta tarea? Hay que recordar que la voluntad o compromiso de la persona puede ser uno de los parámetros para la asignación de tareas.

La comunicación entre los miembros del equipo humano es fundamental para el buen desarrollo del proyecto.