Laura Aguilera Gutiérrez - Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. HOTI0108

La planificación empresarial es una de las partes del proceso de administración que muestra adónde se quiere llegar en un futuro, intentando predecir y acercarse al estado potencial que se desea. Para ello, se debe definir qué hacer, cómo hacerlo y con qué recursos contar para alcanzar los objetivos.

El proceso de planificación está compuesto por diferentes elementos básicos que tienen una gran importancia: objetivos, estrategias y políticas.Un objetivo va a determinar qué se quiere conseguir, una estrategia el medio por el que se quiere conseguir el objetivo y una política rige la actuación de las personas o de la empresa (filosofía de la empresa).

A su vez, la decisión de estos anteriores vendrá limitada por la razón de ser de la empresa que no es otra cosa que la misión. Por otro lado, la visión es el lugar donde se quiere ubicar a la empresa en el mercado en un futuro.

Todo proceso de planificación está compuesto por una serie de etapas:

1 Concretar los objetivos de la empresa.

2 Delimitar las acciones de la empresa.

3 Definir las políticas.

4 Elaboración de un presupuesto

5 Llevar a cabo un control o seguimiento del plan.

El seguimiento de estas etapas u otras que la empresa considere adecuadas ayudarán a seguir un orden lógico en la planificación.

Los planes empresariales van a permitir alcanzar los objetivos iniciales, así un plan se caracteriza por ser un documento estratégico que contiene información clave y valiosa para mejorar el desarrollo de la actividad empresarial. Los planes se pueden realizar:

1 En función del tiempo.

2 En función de los diferentes subsistemas de la empresa.

3 En función de los diferentes departamentos de la empresa.

El desarrollo de un plan puede ser realizado tanto por empresarios o directivos como por las personas que tengan en mente una idea de negocio y quieran emprenderla.

La función de control está muy ligada e interrelacionada a la función de planificación, ya que planificar y llevar cabo un determinado plan no tiene sentido si no se mide y se corrigen las posibles desviaciones que surjan. El control se puede llevar a cabo antes, durante o tras la planificación, también se puede desarrollar por los diferentes departamentos de la empresa.

Para una mejor revisión periódica de lo planificado será conveniente aplicar un sistema de control, que no es otra cosa, que un conjunto de procesos de evaluación o seguimiento puestos en marcha por la empresa:

1 Control presupuestario.

2 Control de calidad.

3 Control de aprovisionamiento.

4 Controles de personal.

5 Controles técnicos.

6 Etcétera.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. ¿Qué es la planificación empresarial?

1 Pequeños procesos de control que se desarrollan a lo largo de un plan.

2 Proceso de organización realizado para llevar un orden metódico en la empresa.

3 Una de las etapas del proceso administrativo que nos acerca a un futuro deseado.

4 Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

2. Indique si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

Los objetivos de una empresa son los principios que orientan las decisiones de la organización condicionando al personal en la toma de esas decisiones.

1 Verdadero

2 Falso

3. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.

El plan empresarial es un documento estratégico que contiene información de un negocio o una idea de negocio, además de otros planes: marketing, financiero, económicoadministrativo, etc.

1 Verdadero

2 Falso

4. Los pasos lógicos en el proceso de planificación serían...

1 ... definir objetivos, acciones, políticas y elaborar un presupuesto.

2 ... definir objetivos, acciones, políticas y llevar un control.

3 ... definir objetivos, acciones y políticas, además de elaborar un presupuesto y llevar un control.

4 ... delimitar objetivos y acciones, además de elaborar un presupuesto y llevar un control.

5. ¿Qué es la revisión periódica y a qué ayuda?

Capítulo 2

Gestión y control presupuestario en unidades de distribución e información turísticas

El capítulo aborda una parte importante del proceso de planificación: los presupuestos.

Se va a conocer el concepto y propósito de los presupuesto a través de diferentes definiciones y ejemplos que clarifiquen su significado. Se explica también la importancia que tienen los presupuestos en las empresas y en los objetivos que se marcan las mismas.

Junto al proceso de gestión presupuestaria se encuentra, íntimamente ligado, el proceso de control presupuestario. Las características e importancia de este proceso se exponen en este capítulo, al igual que el ciclo presupuestario o los tipos de presupuestos existentes.

Las siguientes líneas resaltan lo importante que es para un negocio proveerse de un buen presupuesto, para tener una actividad profesional más ordenada y planificada, ya que el presupuesto intenta traducir los planes que se desean desarrollar a unidades monetarias, para tener una previsión de los futuros gastos.

Para comprender todos los aspectos y procedimientos que se engloban dentro de un presupuesto se analizarán también diferentes conceptos relacionados.

El presupuesto forma parte del proceso de planificación empresarial que se ha visto en el capítulo anterior. Para tener una idea clara de lo que significa el concepto de presupuesto se referencian diferentes definiciones. La definición más clara, es quizás, la que recoge el Diccionario de la Real Academia Española , es una definición generalizada del concepto de presupuesto, con dos acepciones, y aplicable a diferentes campos:

1. Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación.

2. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

DRAE, 2001.

Otra definición que ayuda a entender el concepto de presupuesto la proporciona Inmaculada Martín:

El presupuesto, que es la expresión cuantitativa, generalmente en términos monetarios, de un programa, dando a conocer los resultados esperados así como los recursos a emplear [...] representa el grado máximo de concreción; establecen los logros concretos a alcanzar, así como los límites dentro de los cuales es posible moverse.

Dirección y gestión de empresas del sector turístico, 2005.

Martínez y Milla definen el presupuesto como:

Plan de acción detallada, expresado en términos cuantitativos, que engloba diversos aspectos de la actividad de una empresa, para un periodo determinado.

Cómo elaborar y controlar los presupuestos anuales, 1999.

Por tanto, un presupuestoes aquel informe donde se reflejan en unidades monetarias los planes que la empresa tiene para un futuro. Los presupuestos son instrumentos valiosos para las empresas ya que guían la política de las mismas.

El presupuesto no necesariamente tiene que estar ligado a la actividad empresarial, sino que puede estar relacionado con cualquier otro ámbito o campo (personal, familiar, administraciones públicas), así las propias familias pueden desarrollar su presupuesto del mes, teniendo en cuenta los ingresos, derivados de los sueldos; y los gastos derivados del consumo de bienes y servicios; o incluso, un individuo puede presupuestar algo concreto, por ejemplo, cuando se quieren adquirir unos pantalones o unas zapatillas y se realiza un presupuesto para preveer si la adquisición es viable y rentable.