Álvaro Torres Rojas - Gestión de compras en el pequeño comercio. COMT0112

La última fase, lógica en cada cierre de ciclo, es el pago a los proveedores,ya que es una vez cerrado el proceso de compras cuando se comprueban las ganancias reales y totales del proceso comercial.

En la primera fase, de planificación y presupuesto, ya se deben haber establecido y pactado con los proveedores el plazo de pago por sus servicios y productos, los términos de pago y demás condiciones.

Solo al establecerse este pago se habrá cerrado el ciclo y se podrán comprobar los verdaderos beneficios que permitirán o no generar riqueza y volver a realizar pedidos a proveedores para continuar con la acción comercial.

Se conoce como aprovisionamientoen el sector del pequeño comercio a la correcta y necesaria adquisición de productos en una lógica y razonable relación de cuantía económica con el mayorista que permita ofrecer tales artículos al cliente final en las condiciones más favorables y en el menor coste posible.

Los criterios de aprovisionamiento en el pequeño comercioderivan de tres factores principalmente: el nivel de compras,la gestión del stocky el almacenamiento de productos.

El nivel de comprasvendrá definido por la propia filosofía empresarial y por su capacidad adquisitiva principalmente.

Evidentemente, a mayor número de ventas mayor será la necesidad de reposición y de aprovisionamiento de tales artículos en la zona de ventas. Para ello, el comercio debe garantizar unos beneficios, o al menos, unas condiciones de pago flexibles con los proveedores que lo abastecen para que esa relación comercial pueda continuar, y a su vez, seguir pudiendo ofertar tales productos para que la relación comercial se mantenga.

Existen artículos que tienen una rápida salida de ventas y requerirán mayor reposición, y por tanto, mayor existencia en stock y almacén, y otros con menor salida y que no se valdrán de un mayor aprovisionamiento.

De esos niveles de compra dependerán otros factores tan importantes como el propio aprovisionamiento, el nivel de stock o existencias de productos y el control del almacenamiento de los mismos.

Definición

Stock o existencias

Cantidades de producto que cada comercio tiene en sus instalaciones o almacenes.

En la gestión del stocko de existencias se debe cumplir la labor de controlar el número de artículos que cada comercio mantiene en sus instalaciones, y su necesidad.

Una de las prioridades en la gestión del stock es precisamente esta: saber definir la necesidad y cantidad de cada producto en dichas instalaciones, recordando que en el pequeño comercio no se suelen disponer de amplios espacios para el almacenaje de los mismos.

De hecho, se suele hacer un estudio pormenorizado de cada producto para definir cuál va a ser su stock de presentación,cuál será su stock de reservay en qué medida se necesitará un stock de seguridaddel mismo.

Se conoce como stock o existencias de presentacióna la cantidad de productos de un tipo que se pueden ofertar al cliente en la zona de ventas, ya sean en zonas concretas del local, ciertos estantes o baldas, lineales, o en el mostrador de ventas.

Dependiendo de la situación donde se encuentren permitirán una mayor presentación y número de artículos, ya sea en diferentes filas o columnas (productos de similares características mostrados unos detrás de otros o unos sobre otros, horizontal o verticalmente).

Nota

Del propio comerciante dependerá la decisión de ofertar un mayor o menor número de productos en la zona de ventas, dependiendo normalmente de su mayor o menor salida comercial.

Eso sí, es importante recordar que la reposición de productos es completamente necesaria, por lo que siempre se ha de estar atento y no dejar ningún espacio vacío (ya sea zona, balda o estante) de productos, ya que la sensación de no tener existencias es igualmente perjudicial que si realmente no se dispone de stock suficiente para satisfacer la necesidad del cliente.

El stock de reservaes esa cantidad de cada producto que se mantiene en almacén para reponer la zona de ventas en previsión natural de rotación o salida de un producto en concreto.

Será también labor del comerciante el controlar la salida de cada producto para poder a su vez calcular la cantidad de productos de reserva que ha de tener en almacén para ir reponiendo la zona de ventas y que esta nunca quede desprovista o vacía de tal artículo.

Finalmente se conoce como stock de seguridada aquellos productos que son adquiridos de más, pese a haberse realizado los cálculos de rotación correctamente, en previsión a posibles retrasos en la entrega de proveedores o una inesperada necesidad o demanda por parte de los clientes.

Este tipo de previsiones se suele tener en cuenta cuando el comerciante comprueba una buena salida de producto que pudiese desencadenar en una mayor demanda repentina por la atracción de clientes, y sobre todo, cuando se dispone de suficiente espacio en almacén.

Por otro lado, todos estos criterios de aprovisionamiento se pueden reducir a dos elementales: el ya conocido stock de seguridad,y el que se denomina en el sector como inventario activo,donde el stock de seguridad será lo previamente comentado, y el inventario activo, ese stock habitual que se oferta y renueva constantemente en el comercio, pero para el que no se efectúa ninguna actividad de emergencia.

Actividades

7. Crear una lista enumerando las cualidades, en orden de prioridad, que deberá tener un proveedor para ser elegido como primera opción entre aquellos de la competencia.

Cómo es lógico, no todos los productos tienen la misma salida. Muchos de ellos serán de primera necesidad o de alta rotación (se venden muy bien y han de reponerse constantemente) y otros, por el contrario, permanecen mucho más tiempo en la zona de ventas o exposición.

Para ello, cada comerciante deberá llevar un estudio denominado previsión de compras y ventasen función de la rotación de cada uno de los diferentes productos que oferta en su establecimiento.

Como su nombre indica, lo único que se pretende con este control de existencias es determinar el momento exacto en el que se debe hacer el pedido al proveedor o mayorista calculando el espacio de tiempo que permita no quedarse sin stock en el almacén, ni mucho menos en el punto de venta, mientras se cumple el plazo de entrega de nueva mercancía por la otra parte.

Consiste en adelantar un acontecimiento antes de que las ventas sean mayores de lo esperado y no puedan ofertarse más unidades de algún artículo determinado.

Como cada producto es diferente, y de hecho, un mismo producto no necesariamente tendrá la misma salida o rotación en un local comercial u otro de la competencia, esta previsión de compras y ventas se convertirá en un estudio personalizado que distará mucho de un comercio a otro similar.