Pedro Bueno Márquez - Operaciones de almacén de productos químicos y relacionados. QUIE0308

El albarán servirá de patrón para la creación de la factura, ya que en él se reflejan los productos que realmente han sido entregados a los clientes.

Modelo de albarán

La factura es un documento legal emitido por el vendedor que acredita la compraventa de artículos o la prestación de un servicio.

Nota

Su entrega al comprador es obligatoria y el vendedor debe quedarse con una copia que acredite que la operación ha tenido lugar.

Aunque para su realización no existe un formato determinado, sí debe cumplir con los requisitos mínimos exigidos por ley y que inciden en la información que la factura recoge:

1 Datos identificativos y fiscales de la empresa vendedora (incluyendo NIF o CIF).

2 Datos identificativos y fiscales del comprador y número de cliente si dispusiese del mismo (incluyendo NIF o CIF).

3 Número/referencia de la factura (todas las facturas emitidas por una empresa deben ser correlativas), referencia de albarán y pedido asociados.

4 Fecha y lugar de emisión de la factura.

5 Descripción de la compraventa realizada (cantidad, descripción, precio unitario e importe total).

6 Base imponible.

7 Impuesto aplicable y tipo impositivo.

8 Importe total de la factura, que incluirá los gastos adicionales y los descuentos que deriven de la operación. Nota: Para la validez de la factura es fundamental que quede recogida la moneda de valoración utilizada en el documento.

9 Descuento aplicado si se hubiera realizado una compraventa con algún tipo de descuento.

Junto con estos datos es importante conocer y registrar en la factura conceptos como descuentos e impuestos, ya que estos harán que el importe total se modifique.

Modelo de factura

Actividades

6. Reflexionar sobre la utilidad de cada uno de los datos que aparecen en los diferentes documentos involucrados en las operaciones de compraventa.

7. Buscar alguna factura en casa y compararla con la del modelo de la figura anterior. ¿Qué diferencias hay?

Aplicación práctica

Siete días después de realizar el pedido número P-0407, Maderas Ruiz S. L. recibe las mercancías acompañadas del albarán AL-0407-1. ¿qué acciones deberá realizar el encargado de almacén a partir de ese momento?

SOLUCIÓN

Debe comprobar que las mercancías que se entregan coinciden con las que se pidieron y que han llegado en buen estado. Si fuese así, firmará la conformidad y se quedará con una copia del albarán, que pasará al departamento de compras. Mientras que si hay algún problema en el cotejo del pedido, el albarán y la mercancía, o algún material viene defectuoso, habrá que modificar el albarán antes de la firma o proceder a la devolución de las mercancías defectuosas.

Para comprender los conceptos relacionados con los documentos involucrados en el transporte es fundamental entender qué papel juega cada uno de los participantes: remitente o expedidor, transportista y destinatario o consignatario.

Definición

Remitente

Persona o empresa que contrata el servicio de transporte y entrega la mercancía.

Transportista

Persona o empresa que ejecuta el envío y lo salvaguarda durante el tiempo que dura el mismo. Si no respetase los plazos contratados, el destinatario podría emprender medidas legales contra él.

Destinatario

Persona o empresa que recibe la mercancía.

A continuación se describen otros documentos implicados en la gestión del transporte y del almacenamiento de sustancias y preparados químicos, algunos de ellos íntimamente relacionados con el reglamento REACH y la clasificación ADR, como son la carta de porte y las instrucciones escritas.

El albarán es el documento que comúnmente acompaña a los envíos de mercancías, aunque si el transporte no es efectuado por medios propios, el albarán es sustituido por la llamada “carta de porte” como documento que justifica el contrato de transporte. La carta de portes es, por tanto, un formato especial de factura o recibo que las empresas transportistas de mercancías utilizan para la facturación del servicio de transporte.

Nota

La empresa que realice el envío, ya sea el productor o un intermediario, será responsable de que el conductor reciba la carta de porte, así como las instrucciones escritas, antes de que se inicie el envío.

Las cartas de porte deben aportar los siguientes datos:

1 El número ONU que identifica la sustancia transportada.

2 Datos de las empresas remitente, transportista y expedidora: nombre o razón social, CIF o NIF y dirección completa.

3 Nombre oficial y técnico de transporte.

4 Identificación numérica de la clase de sustancia y paneles de peligro asociados a la clase a la que pertenezcan.

5 Descripción de la mercancía: número y detalles de los bultos (peso en kg, volumen, etc.).

6 La cantidad total de cada mercancía peligrosa identificada con el número ONU correspondiente, su nombre oficial para transporte y un grupo de embalaje (como volumen o peso bruto o neto).

7 Una declaración que recoja cualquier acuerdo entre las partes que no haya sido recogido en ningún otro apartado de la carta de porte.

8 El código de restricción en túneles, en los casos que sea necesario.

9 Forma de pago.

10 Impuestos.

11 Fecha, hora y lugar de salida y de destino del transporte.

Nota

Cuando el transporte se hace sin coste para el comprador, este solo firmará la carta de porte. Mientras que si se realiza con coste para el comprador, este firmará la carta de porte, pagará el envío y recibirá un recibo.

La carta de porte debe ser conservada, una vez que ha sido recibida la mercancía, durante al menos 1 año; y deber quedar a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre (Orden FOM/238/2003).

Si la mercancía no puede ser cargada en solo una unidad de transporte, deberá haber tantas cartas de porte distintas o copias de la carta de porte única como unidades de transporte se empleen para realizar el envío.

Carta de porte tipo CMR