Laura Aguilera Gutiérrez - Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. HOTG0108

1 A través de los presupuestos se puede prever lo que podrá suceder en un periodo de tiempo futuro determinado (por ejemplo, un año).

2 Los acontecimientos del pasado, de otros presupuestos y de otros años pueden ayudar a prevenir que una situación no deseada ocurra de nuevo, es decir, cada vez que ocurra una desviación o un suceso incontrolable que altere el presupuesto, podrá tenerse en cuenta para siguientes presupuestos.

3 Los presupuestos hacen que la relación interdepartamental sea mayor y mejor.

4 Los presupuestos ayudan a que los miembros de la organización trabajen en equipo, ya que tienen que conseguir un resultado en común.

El control es un proceso de gran importancia en los presupuestos

El proceso de control en los presupuestos es tan importante como el proceso de gestión. A través del proceso de control se analizan las posibles desviaciones y errores. Estas desviaciones van a ser la diferencia entre lo que está ocurriendo en la actualidad y lo que se había previsto que ocurriese. Las diferencias entre ambas son las desviaciones positivas o negativas. Una desviación positiva será la que beneficie a la organización. Una desviación negativa será la que perjudique o no favorezca a la organización.

Ejemplo

Una empresa puede tener una desviación positiva (beneficia) en su presupuesto cuando los ingresos reales han sido superiores a los ingresos presupuestados. Y puede tener una desviación negativa (perjudica) cuando los gastos reales han sido superiores a los gastos presupuestados, o han sido superiores a los ingresos.

El concepto de ciclo engloba un periodo de tiempo, por ejemplo, un número de años determinados, que una vez finalizado se vuelve a contar nuevamente. Se puede decir que ciclo es un conjunto de fases que incluyen una serie de operaciones y se repiten con un orden.

Por tanto, el ciclo presupuestarioserá el sistema de previsiones económicas de que dispone la dirección de la empresa y que está compuesto por un conjunto de fases (presupuestos) limitadas cada una de ella por un periodo tiempo y que siguen un orden lógico.

Los ciclos presupuestarios de las empresas comprenden varios presupuestos, cada uno de ellos con un horizonte temporal distinto, así los más comunes y habituales en las empresas son:

1 Presupuesto a largo plazo (5-10 años).

2 Presupuesto a corto plazo (1año).

El presupuesto a largo plazoes el más duradero en el tiempo, por esta misma razón las decisiones que se toman, teniéndolo en cuenta, deben ser reducidas. Las pocas decisiones que se lleven a cabo van a incidir en los presupuestos anuales. Este tipo de presupuestos al ocupar un amplio horizonte temporal pueden estar sujetos a modificaciones cuando se produzcan cambios significativos en el mercado, las tecnologías, los salarios, etc.

Un presupuesto a largo plazo va servir a la alta dirección como instrumento de representación de las acciones de la organización en el futuro. Los presupuestos a largo plazo son utilizados, sobre todo, por grandes empresas, ya que las empresas pequeñas se basan en el corto plazo al ser el flujo de capital menor.

Por su parte el presupuesto a corto plazo,quizás es el que más importancia tiene para las empresas, ya que a través de este presupuesto se delimitan los objetivos para ser alcanzados en un periodo de tiempo menor. Los presupuestos a corto plazo suelen planificarse anualmente para así cumplir con el ciclo de operaciones de un año.

El ciclo presupuestario permite delimitar objetivos, planificar y prever los medios disponibles, así como revisar los resultados. Si una empresa cuenta con presupuestos a largo y corto plazo, la fijación de objetivos para el presupuesto a corto plazo estará limitada por los objetivos del largo plazo y en ningún caso se podrán contradecir.

Nota

Los presupuestos que pertenecen al ciclo presupuestario de las empresas pueden seguir una serie de pasos para su desarrollo: la formulación (análisis de la realidad), la aprobación (hacer conocer el presupuesto), la ejecución y el control (realizar las acciones y controlarlas) y por último, la evaluación (analizar los resultados).

Antes de establecer el control presupuestario, se deben dar una serie de secuencias lógicas que llevarán a la creación de dicho control:

1 Determinar los objetivos generales de la empresa.

2 Determinar los objetivos de los departamentos, teniendo en cuenta los objetivos generales.

3 Diseñar los planes, los programas y los presupuestos en función de los objetivos, así como un calendario de acciones con fechas y etapas.

4 Se equiparan los ingresos y los costes que han sido presupuestados teniendo en cuenta el diseño de los presupuestos de todos los departamentos, así se obtendrá un resultado aproximado.

5 El resultado preventivo puede ser negativo. Si fuese así se vuelve a analizar la información para intentar conseguir el resultado positivo.

Sin embargo, para confeccionar y poner en práctica un presupuesto es muy importante que los responsables de la empresa sean conscientes de que los objetivos fijados se pueden cumplir con los recursos humanos y materiales que poseen y en el periodo establecido en el presupuesto.

Existen diferentes tipos de presupuesto, cada empresa realizará uno u otro en función de sus necesidades y de los objetivos marcados, a saber, presupuesto de:

1 Explotación.

2 Producción.

3 Financiero.

Contiene el presupuesto de ingresos o ventas y el presupuesto de gastos. El presupuesto de ingresos o ventas incluye:

1 Marketing.

2 Ventas de productos.

3 Precios de venta.

4 Bonificaciones.

5 Condiciones de pago.

6 Gastos de comercialización.

El presupuesto de ventas o ingresos lo realizan la dirección y el departamento Comercial. En este tipo de presupuestos se trabaja con lo desconocido y con las predicciones, por tanto es difícil prever el comportamiento de los clientes y de otras variables que afecten a la empresa.

El presupuesto de gastos incluye:

1 Gastos financieros.

2 Gastos administrativos.

3 Gastos comerciales.

Este presupuesto lo realizan el departamento Comercial y el departamento de Administración y Finanzas, siempre con el visto bueno de la dirección.

Este presupuesto se compone de la mano de obra, la maquinaria y los suministros. A su vez, contiene otros presupuestos:

1 De compras.

2 De mano de obra.

3 De gastos de fabricación.

4 Equipos, instalaciones, etc.

Este tipo de presupuestos integra:

1 Presupuesto de Cuenta de pérdidas y ganancias, compuesto por los ingresos y gastos que se van a producir.

2 Presupuesto de Caja, compuesto por los cobros y pagos que se van a producir.

3 Presupuesto de Balance.

En el campo de la dirección y la administración de empresas se encuentran diferentes clasificaciones de presupuestos, este es un ejemplo de una clasificación que muestra todas las partes integrantes de cada tipo de presupuesto.