Laura Aguilera Gutiérrez - Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. HOTG0108

Nota

La información es un instrumento valioso, cuanta más información se posea de cada elemento mejor funcionará el plan.

1 Presentación:Datos personales.Idea de negocio.Razones para emprender.

2 Plan jurídico-mercantil:Forma jurídica elegida.Trámites necesarios para el inicio de la actividad.Legislación específica.

3 Plan de marketing/comercial:El producto o servicio.Precios de venta.Análisis del mercado.Características de los clientes.Información de la competencia.Plan de comunicación.Plan promocional.Distribución.Previsión de ventas.

4 Plan de recursos humanos:Socios.Trabajadores.

5 Plan económico-financiero:Plan de tesorería.Balances.Cuenta de pérdida y ganancias.

6 Conclusión de viabilidad:Viabilidad técnica.Viabilidad comercial.Viabilidad económica.Viabilidad financiera.

Todos lo procesos siguen una serie de etapas, así en el proceso de planificación existirán un conjunto de fases que se podrán desarrollar en los diferentes niveles de la empresa: alta, media y baja dirección.

Diferentes autores exponen con sus propios motivos distintas etapas del proceso de planificación, por lo tanto no existen unas etapas estandarizadas que garanticen un buen proceso de planificación. Cada empresa elegirá sus propias etapas en el proceso de planificación en función de un autor u otro, o simplemente desarrollará sus propias fases según lo que crea conveniente y la experiencia.

Recuerde

Un plan de empresa va a ser un documento estratégico utilizado tanto por las empresas consolidadas como por las personas que deseen llevar a cabo una idea de negocio, sin importar la dimensión del proyecto ni la experiencia profesional.

Las siguientes etapas servirán de ejemplo:

1 Delimitar los objetivos de la empresa. Determinar los objetivos de la empresa es lo más importante, ya que estos van a fijar lo que la compañía quiere conseguir. La fijación de los objetivos es una tarea complicada, ya que deben ser cuantificables, medibles.

2 Delimitar las acciones de la empresa. Las actuaciones que realizará la compañía se elegirán en función de los objetivos e irán acompañadas de un marco temporal

3 Definir las políticas. Las políticas, como se exponía anteriormente, son los principios que van a encauzar y limitar las líneas de actuación de los objetivos fijados.

4 Elaboración de un presupuesto. La elaboración de un presupuesto no es otra cosa que interpretar un plan en términos monetarios para pronosticar aproximadamente el coste de dicho plan. Aquí se detallan lo recursos que se utilizarán: inversiones, gastos...

5 Llevar a cabo un control. Llevar a cabo un control puede ayudar a evitar desviaciones en los planes y asegurar que se esté realizando a la perfección lo que se ha planificado, por tanto, el control no es otra cosa que revisar que se están cumpliendo los objetivos.

Seguir las etapas correspondientes del proceso de planificación garantiza el mejor funcionamiento de toda la organización.

Ejemplo

Entre los distintos tipos de objetivos, se pueden encontrar, por ejemplo:

1 Objetivos sociales: aumentar el nivel de calidad, la atención al cliente o el trato al personal de la empresa, entre otros.

2 Objetivos económicos: aumento de las ventas o reducción de los costes de producción.

Garantizar el funcionamiento de una determinada empresa y mantener unos niveles de calidad y satisfacción para el cliente se traducen en beneficios económicos. Para alcanzar esto, todas las empresas que pongan en marcha planes deben revisar los mismos y medir si se están cumpliendo los objetivos, por medio de un sistema de control.

La revisión es repasar e inspeccionar los procesos y las acciones que se están llevando a cabo, para comprobar que se van alcanzando los resultados propuestos a través de los objetivos. Una revisión puede ayudar a encontrar fallos y problemas, por tanto, también permite corregir y reparar las desviaciones.

Las revisiones deben realizarse periódicamente para asegurar el cumplimiento de los planes, así las revisiones o controles pueden desarrollarse antes, durante o tras la realización del plan.

El control en un plan permite optimizarlo con el estudio de las desviaciones y aplicando las medidas de corrección adecuadas. Este control está englobado en unos procesos que conforman un sistema de evaluación o seguimiento.

El sistema de control puede contener:

1 Control presupuestario. Con la puesta en marcha de un control presupuestario se intentan buscar las posibles desviaciones para así aplicar las medidas oportunas y corregirlas. Por ejemplo, podemos conocer si las cifras presupuestadas a principios de año para la partida ‘gasto’ coinciden con las reales, es decir, con los gastos que la empresa ha tenido.

2 Control de calidad. A través de los controles de calidad se puede medir el servicio prestado a los clientes y cómo es la atención al cliente. Por ejemplo, por medio de encuestas de satisfacción.

3 Control de aprovisionamiento. Con el control de aprovisionamiento se calculan las existencias en bodega y almacén para realizar las posteriores compras necesarias. Por ejemplo, revisar los inventarios del material de oficina de una agencia de viajes para controlar las existencias en almacén y posteriormente proceder a la compra con el proveedor de aquellos materiales que se hayan agotado o estén a punto de agotarse.

4 Controles de personal. Por medio de estos controles se pueden medir varios aspectos del personal de una organización: productividad, puntualidad, absentismo, etc. Por ejemplo, a través del fichaje automático a la entrada y salida se puede medir la puntualidad laboral.

5 Controles técnicos. Para garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones y maquinaria utilizada para llevar a cabo una determinada actividad productiva. Por ejemplo, la revisión periódica de los ordenadores de una agencia de viajes garantiza el buen funcionamiento de los mismos.

6 Otros controles.

Parece obvio entonces que para que una empresa funcione correctamente y según los objetivos marcados, será necesario revisar y controlar periódicamente el desarrollo de los planes.

Importante

El plan de calidad de una agencia de viajes está relacionado con el cumplimiento de otros planes a corto plazo y que tienen que ver con el desarrollo diario de las actividades en la empresa. Por tanto, para que se cumpla el plan de calidad se deben cumplir antes otros planes como el de reserva, ventas o producción.

El buen desarrollo de los planes en una organización va a depender del cumplimiento de la gestión y el funcionamiento de esta.

La planificación empresarial es una de las partes del proceso de administración que muestra adónde se quiere llegar en un futuro, intentando predecir y acercarse al estado potencial que se desea. Para ello, se debe definir qué hacer, cómo hacerlo y con qué recursos contar para alcanzar los objetivos.