Roman Simschek - Kanban

Abbildung 1: Was macht Kanban erfolgreich?

Wenn man von agilem Projektmanagement oder agilen Methoden spricht, kommt man selten daran vorbei, diese mit der klassischen Vorgehensweise zu vergleichen. Letzteres wird oft als Wasserfallmethode bezeichnet. Da Kanban zu den agilen Methoden gehört, erläutern wir ihnen hier einen kurzen Überblick über die grundlegenden Unterschiede in den verschiedenen Vorgehensweisen.

Wir wollen an dieser Stelle kurz die Unterschiede zwischen den beiden Methoden darstellen und auf ihre jeweiligen Vor- und Nachteile eingehen. Aus unserer Sicht ist es, wenn man sich mit Kanban beschäftigt, wichtig zu wissen, welche anderen grundsätzlichen Prinzipien und Methoden des Projektmanagements existieren. So kann man besser verstehen, was der Kern oder auch was das „Evolutionäre“ an Kanban ist. Wichtig ist uns hierbei, keine vergleichende Bewertung der beiden Modelle Wasserfall-Methode und Kanban vorzunehmen. Aus unserer Sicht haben beide Modelle ihre

Daseinsberechtigung. Jedes der beiden Modelle hat seine spezifischen Charakteristika und Einsatzbereiche. Oft ist es so, dass Anhänger von Kanban die Wasserfall-Methode als „alt“ bzw. „überholt“ betrachten.

Dieser Meinung wollen wir uns nicht anschließen. Es handelt sich lediglich um sehr unterschiedliche Ansätze, die jeweils ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben. Was also ist der Unterschied zwischen der klassischen Methodik des Projektmanagements und Kanban?

Klassisches Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode

Das Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode erfolgt in mehreren Phasen. Dies bedeutet, dass ein Projekt in mehrere, sich von den jeweiligen Aufgaben unterscheidenden Phasen unterteilt wird. Hierbei folgt jede Phase auf eine andere, sprich eine Phase beginnt erst dann, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist. Die Planung und inhaltliche Ausgestaltung dieser Phasen erfolgen bereits zu Beginn des Projektes. Phasen werden erst dann gestartet, wenn die vorherige Phase abgenommen und dann abgeschlossen wurde.

Abbildung 2: Klassisches Projektmanagement

Ein weiteres Charakteristikum ist, dass die geplanten Phasen, so wie sie geplant wurden, auch sehr starr durchgeführt werden.

Dies bedeutet auf der einen Seite eine relativ hohe Planungssicherheit, auf der anderen Seite hingegen auch mangelnde Flexibilität. Gerade bei sehr großen, komplexen und umfangreichen Projekten ist es notwendig, diese Planungssicherheit zu haben und entsprechend auch nach der Wasserfall-Methode vorzugehen. Dies ist darin begründet, dass das Projekt einerseits eventuell international über mehrere Länder verteilt ist, und auch verschiedenste fachliche Bereiche im Projekt berücksichtigt werden.

Ein wesentlicher Nachteil der Wasserfall-Methode ist, dass sich Fehler in der Umsetzung im Rahmen des Projektes erst sehr spät in der Projektlaufzeit zeigen. Hier kann es dann durchaus vorkommen, dass im Rahmen der abgelaufenen Projektlaufzeit bereits Budget und Ressourcen investiert wurden, die, wie sich später herausstellt, nicht wirklich zielführend waren. Dieser Kritikpunkt ist auch einer der wesentlichen Treiber, der zu der Entwicklung agiler Methoden im Projektmanagement geführt hat.

Im Kern kann man sagen, dass im klassischen Projektmanagement sehr viel Wert auf Struktur, jedoch weniger Wert auf Flexibilität gelegt wird. Gerade in hierarchischen Unternehmensstrukturen ist es deshalb weiterhin sehr angesagt, Projekte nach klassischen Projektmanagementmethoden zu managen. Agile Methoden wie Kanban legen hingegen weniger Wert auf Struktur und setzen mehr auf Flexibilität.

Agiles Projektmanagement setzt im Wesentlichen auf kurze und regelmäßige Entwicklungszyklen. So kann auf Veränderungen, insbesondere auch bezüglich der Anforderungen, die der Kunde an das Endprodukt stellt, schnell reagiert werden. Zudem kann schnell und kurzfristig angepasst werden. Hierdurch kann auch Marktfeedback schnell umgesetzt werden. Um dies in Kanban zu erreichen, setzt man den Fokus auf einen stetigen Arbeitsfluss. Welche Arbeitsaufgaben dabei umgesetzt werden wird im Replenishment-Meeting besprochen. Um schnell auf Veränderung – egal welcher Art – reagieren zu können ist Kommunikation innerhalb der Teams eine notwendige Voraussetzung. Dabei sollte der Austausch zwischen den Teammitgliedern und anderen Personen (Kunde, Stakeholder etc.) regelmäßig stattfinden. Dabei sollte die Kommunikation persönlich, direkt, interaktiv und regelmäßig auf Probleme, Engpässe, Blockaden oder Herausforderung eingehen, um diese zu lösen.

Das Hauptaugenmerk liegt hierbei also weniger in der Dokumentation als vielmehr in der schnellen Reaktion auf die Veränderungen. Agilität bzw. der Einsatz von Kanban bedeuten demnach, weniger Wert auf Strukturen zu legen, sondern mehr Flexibilität in einem Projekt zuzulassen. Dabei liegt die Annahme zu Grunde, dass das Projektteam soweit befähigt und motiviert ist, dass es mit dieser Flexibilität sehr gut umgehen kann und trotz Flexibilität des Projektziels beziehungsweise nicht aus den Augen verliert.

Abbildung 3: Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist wenig hierarchisch und setzt darauf, dass Teams sich selbst organisieren und selbst am besten wissen, wie die vorgegebenen Projektziele erreicht werden. Die vorstehende Abbildung zeigt einen typischen Aufbau eines agilen Projekts. Dabei wird hier das Produkt inkrementell, das bedeutet schrittweise und aufeinander aufbauend geliefert.

Gibt es auch Zwischenformen zwischen Klassischem Projektmanagement und Agilem Projektmanagement? Die Antwort ist ein klares Ja. Man nennt dies Hybrides Projektmanagement. Beim Hybriden Projektmanagement geht man davon aus, dass sowohl im agilen Ansatz des Projektmanagements als auch im klassischen Modell (Wasserfall-Methode) Aspekte vorhanden sind, die das Managen eines Projektes erfolgreich machen. Insofern bedient man sich beim Hybriden Projektmanagement Elementen aus beiden Methoden – quasi das Beste aus beiden Welten.

Ein typisches agiles Element, das gerne in diesen Projekten umgesetzt wird, ist das Daily Standup in Kanban, aber auch in anderen Methoden (Scrum, XP) wird dieses Event verwendet. Seltener ist es der Fall, dass in agilen Projekten Elemente aus dem Klassischen Projektmanagement eingesetzt werden.

Halten wir also fest: Hybrides Projektmanagement ist eine Mischform aus klassischen und agilem Projektmanagement. Es ist der Versuch, das Beste aus beiden Welten in einer Methode zu vereinen. Wir sehen, dass dies sehr oft in der Praxis angewandt wird. Oft auch mit Erfolg. Wie man beide Ansätze kombiniert, hängt dabei von der Art des Projekts, aber auch von seiner Projektphase ab.

Da Kanban den Fokus auf eine flussbasierte Arbeit legt und den bereits bestehenden Prozess respektiert und akzeptiert bietet diese Methode den Vorteil, dass es sich sowohl in bereits bestehende Vorgehensmodelle wie etwa das klassische Projektmanagement, aber auch in agilen Kontexten integrieren und einsetzen lässt. Dies bietet den Vorteil, dass du zum Beispiel nicht „revolutionäre Veränderung“ durchführen musst, sondern eher „evolutionär“ und inkrementell vorgehen kannst. So verbessert sich der Prozess über die Zeit stetig. Natürlich ist diese Sichtweise eher theoretisch, denn wenn man noch nie mit WiP-Limits gearbeitet hat, ist die Einführung von WiP-Limits ebenfalls „revolutionär“. Kanban ist hier also etwas Besonderes, da es sich sowohl in der neuen agilen aber auch in der herkömmlichen, klassischen Welt bewegen und erfolgreich sein kann.