Gabriela Bergantini - Zeitmanagement & Organisation mit Outlook - Termine, Mails und Abläufe mit Outlook im Griff - Für die Microsoft Outlook Versionen 2010-2016

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ISBN 978-3-95982-071-4

© 2017 by Markt+Technik Verlag GmbH

Espenpark 1a

90559 Burgthann

Produktmanagement Christian Braun, Burkhardt Lühr

Herstellung Jutta Brunemann

Korrektorat Alexandra Müller

Covergestaltung David Haberkamp

Coverfoto fotomek – Fotolia.com

1. Einleitung

2. Outlook kann viel mehr, als nur Ihre E-Mails zu verwalten

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

Übung: Ziele definieren

4. Darstellung optimieren

Lesebereich

Aufgabenbereich

5. Fingereingabe

6. So behalten Sie die Übersicht

7. Mit Unterbrechungen umgehen

8. Planen und Organisieren

Kategorien erfassen

Aufgaben erledigen

Aufgabe wieder als unerledigt kennzeichnen

Fälligkeitsdatum und Priorität bearbeiten

Workflow-Modell

E-Mails in Aufgaben umwandeln

Mails als Termin

Mails mit Nachverfolgung

Mails auf dem Handy

E-Mail-Knigge

E-Mails formatieren

Sinnvolle Betreffzeilen definieren

9. So halten Sie Ihre Mailbox schlank

Aufräumen-Funktion

Die Cc-Mail-Plage

10. So mailen Sie sicher

11. Nachrichten organisieren in Ordnern

Ordner anlegen

Nachrichten suchen

Die Outlook-Suchordner

12. Prioritäten vergeben und Aktivitäten planen

Aufgaben im Kalender festlegen

Warum wir gern Aufgaben aufschieben

Tricks gegen die Aufschieberitis

13. Wie Sie zu mehr Zeit kommen

Vermeiden Sie Zeitfresser

Freie Termine anzeigen

14. Es ist alles Ansichtssache

Ansicht erstellen mit Suche nach Wörtern im Betreff

Erledigte Aufgaben nicht anzeigen

Bearbeitbares Feld erstellen

15. Aufgaben delegieren

16. Mit Regeln arbeiten

Regel Newsletter

Regel Cc-Mails

Benachrichtigungen bei wichtigen Mails

17. Bedingte Formatierungen

Mails nur für mich farblich kennzeichnen

18. Abwesenheitsassistent

19. Tipps und Tricks für Outlook 2016

Nachrichtenoptionen

Bcc-Zeile

Übermittlung verzögern

Rechtschreibprüfung

Intelligente Suche

Interessante Programmoptionen

Die E-Mail-Formate

Mails mit Anhängen

E-Mails mit Links zu Dateien

Abstimmungsschaltflächen

Antworten auswerten

Clutter

SmartTags

Outlook-Signatur

Mails in einen Termin einfügen

QuickSteps

20. Öffentliche Nachricht

21. Kalender

Neuen Termin erstellen

Der Unterschied zwischen Terminen, Ereignissen und Aufgaben

Zeitzonen

Termine effizient festlegen, ändern und löschen

Termine suchen

22. Richtlinien

23. Praktische Tastenkombinationen

Glossar

Literatur

Stichwortverzeichnis

Der globale E-Mail-Verkehr wächst jährlich um 5 %. Schon jetzt verbringt ein Mitarbeiter im Schnitt jeden Tag etwa zwei Stunden mit dem Abarbeiten von E-Mails. Das ergibt zusammengerechnet einen ganzen Tag in der Woche.

Die Datenflut nimmt laufend zu. Vor ein paar Jahren war die Regel, dass sich die Datenmengen alle fünf Jahre verdoppeln. In den neuesten Studien dazu heißt es, dass Sie nun bereits alle zwei Jahre mit einer Verdoppelung der ­Daten in Ihrem Bereich rechnen müssen. Jede Sekunde wird mehr Inhalt ins Internet geladen, als ein einzelner Mensch in einem ganzen Jahr zur Kenntnis nehmen kann.

Zusätzlich stehen Geräte zur Verfügung, die Sie selbst unterwegs nutzen können. Der Griff zum Smartphone ist zum Reflex geworden. Nach einer Studie des Beratungsunternehmens Deloitte schauen 36 % der Mobilfunknutzer innerhalb von 15 Minuten nach dem Aufwachen auf ihr Mobiltelefon.

Ähnlich sieht es am Ende des Tages aus. Innerhalb der letzten Viertelstunde vor dem Zubettgehen checkt jeder Dritte noch mal sein Handy. Pro Tag schaut ein Mensch im Schnitt ca. 25-mal auf sein mobiles Gerät – Internet-Junkies sogar bis zu 80-mal.

Neue Arbeitstechniken stehen zur Verfügung. Immer mehr Angestellte ­können wählen, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Es wird verlangt, immer erreichbar zu sein. Die Zahl der Burn-outs nimmt zu.

Wir müssen dringend Techniken lernen, die uns helfen, diese Flut an Informa­tionen zu organisieren. Wir müssen uns fragen, was überhaupt sinnvoll ist. Muss man zum Beispiel sofort alles stehen und liegen lassen, wenn eine neue Nachricht eintrifft? Langsam erfolgt in diesem Bereich ein Umdenken. Die Devise lautet: »Work smarter not harder«.

Jeden Tag verschwenden Unternehmen Hunderte von Arbeitsstunden mit ergebnislosen Besprechungen. Meetings haben sich zum Zeitfresser Nummer eins entwickelt. So verbringen Top-Manager etwa zwei Drittel ihrer ­Arbeitszeit in Besprechungen, das mittlere Management rund 50 % und die unteren Führungskräfte immerhin noch ein Viertel ihrer Zeit.

Outlook ist ein geniales Werkzeug, das Sie dabei unterstützt, Ihre geschäftlichen und privaten Aufgaben zu meistern, und die verfügbare Zeit optimal zu nutzen. Damit meine ich keineswegs, dass Sie sich noch mehr Arbeit aufhalsen sollen. Ganz im Gegenteil. Ich finde es wichtig, dass wir wieder lernen, zu entschleunigen und uns Zeit für uns selbst zu gönnen. Diese freie Zeit ist enorm wichtig, um entspannen zu können und auf neue Ideen zu kommen.

In diesem Buch zeige ich Ihnen verschiedene Techniken und versorge Sie mit Ideen, wie Sie diese Herausforderungen angehen können.

Dieses Buch ist für Anwender gedacht, die bereits die ersten Schritte mit Outlook gewagt haben und nun mit vielen Tipps und Tricks die Vorzüge dieses Programms nutzen möchten.

Vertrauen Sie Ihre Aufgaben und Ziele Outlook an. Es ist ein sehr befreiendes Gefühl, wenn man die Gedanken in Outlook abladen kann – besonders, wenn man weiß, dass unser Kurzzeitgedächtnis nicht sehr zuverlässig ist.

Drei Viertel der Anwender arbeiten nur mit dem E-Mail-Teil von Outlook, was sehr schade ist. Mit Outlook kann man wunderbar eine Schaltzen­trale erstellen, die hilft, den Überblick zu bewahren.

Haben Sie gewusst: Pro Tag haben Sie ca. 50.000 Gedanken, die in Ihrem Hirn herumschwirren. Man unterscheidet zwischen bewusstem und unbewusstem Gedächtnis. Das bewusste Gedächtnis hat leider nur eine ­limitierte Kapazität. Ein normaler Mensch kann sich im Schnitt an vier ­Dinge bewusst erinnern. Das unbewusste Gedächtnis hat keine Limits und kennt leider auch keine Deadlines.