Gabriela Bergantini - Zeitmanagement & Organisation mit Outlook - Termine, Mails und Abläufe mit Outlook im Griff - Für die Microsoft Outlook Versionen 2010-2016

Ideal ist es, ca. 40 Minuten ohne Unterbrechungen am Stück zu arbeiten. Informationsjunkies können mal versuchen, für zehn Minuten ihre Mails und Facebook zu ignorieren.

Wie bereits erwähnt, unterbinden Sie am besten auch die Meldungen, die Ihnen mitteilen, dass eine neue Nachricht bei Ihnen angekommen ist. Ich empfehle Ihnen, diese Benachrichtigungen auszuschalten.

1.Verzweigen Sie dazu in das Menü Datei/Optionen/E-Mail.

2.Schalten Sie alle Optionen im Nachrichteneingang aus.

Benachrichtigungen neuer Mails ausschalten.

Es ist besser, die Mails zu bestimmten Zeiten zu checken. Je nach Tätigkeit und Geschäft muss das mehr oder weniger oft sein. Vielleicht müssen Sie Ihr Umfeld ein bisschen erziehen. Mit der Zeit spricht sich dann herum, dass Sie nicht gleich bei jeder Mail alles stehen und liegen lassen. Besprechen Sie das Thema in Ihrem Team.

Welche Antwortzeiten sind notwendig oder sinnvoll? Es gibt Situationen, in denen Sie ganz dringend auf eine Nachricht warten. Mit einer Regel können Sie sich gezielt benachrichtigen lassen. Regeln werden später in diesem Buch erklärt.

Übrigens: Multitasking funktioniert nicht. Eine Arbeit dauert nur länger, und die Qualität sinkt. Auch Frauen können es nicht. Eines nach dem anderen ist immer noch das Beste.

Setzen Sie Prioritäten. Man sollte sich täglich zwei Aufgaben oder Ziele vornehmen, die man am Stück ohne Unterbrechung durchzieht. Bauen Sie Belohnungen in Ihren Tag ein. Zum Beispiel: Wenn ich das Budget abgegeben habe, gehe ich früher nach Hause und habe Zeit für mein Hobby.

Vor Kurzem besuchte mal wieder eine viel beschäftigte Dame einen meiner Excel-Kurse. Pausenlos leuchtete die Mitteilung, dass neue ­Nachrichten eingetroffen seien. Auch läutete immer mal wieder das Telefon, und sie musste den Schulungsraum verlassen. Sie könne das Telefon nicht ausschalten, sie sei zu wichtig, sagte sie. Dabei sagte sie jeweils nur, sie sei im Kurs und rufe später zurück.

Durch ihre Tätigkeiten war die Dame so abgelenkt, dass sie nur schwer dem Kurs folgen konnte. Ganz zu schweigen davon, dass sie auch die anderen Kursteilnehmer ablenkte und irritierte.

Am Abend war sie entsprechend frustriert, weil sie ihr Kursziel nur teilweise erreicht hatte. Ich frage mich, ob es nicht besser gewesen wäre, wenn sie die Telefonate einfach auf den Anrufbeantworter geleitet und in den Pausen zurückgerufen und die Mails zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet hätte. So hätte sie wenigstens voll und ganz vom Kurs profitieren können.

Ein weiteres krasses Beispiel war eine Kursteilnehmerin, die in einer großen Firma sehr bekannt war. Jeder Person, die den Kursraum betrat, musste sie erzählen, wie beschäftigt sie sei. Sie habe kaum Zeit für ihre tägliche Arbeit. Und ihr Chef sei hilflos ohne sie. Man hatte das Gefühl, die Dame arbeite Tag und Nacht.

Ich dachte darüber nach, wie viel Zeit nur mit ihren Ausführungen darüber verloren ging, wie viel sie zu tun habe. Ich konnte mir vorstellen, dass sie das auch den Tag durch gern jedem erzählte.

Natürlich konnte sie auch mit all meinen Tipps nichts anfangen. Bei ihr war alles anders und speziell. Ich hatte das Gefühl, sie wollte gar nichts lernen, sie wollte vor allem Anerkennung für ihre Tätigkeit.

Es ist mir immer suspekt, wenn ein Mensch so viel beschäftigt wirkt. Eine Studie belegt, dass Workaholics gar nicht so viel arbeiten, wie man meint. Viele tun nur so viel beschäftigt, sind aber in Wahrheit völlig ineffizient. Die stillen Schaffer, die ohne viel Aufhebens ihre Arbeit erledigen, sind mir viel sympathischer. Die Leistung dieser Personen wird sehr oft nicht geschätzt. Leider bekommen die vermeintlichen Workaholics fälschlicherweise weit mehr Anerkennung.

1Jürgen von Rutenberg, Der Fluch der Unterbrechung, in: »DIE ZEIT« Nr. 46/2006 vom 09.11.2006.

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