Franz Xaver Bea - Brückenkurs Projektmanagement

Auf der operativen Ebene findet das Management vonProjekten ( management of projects ) statt, auf der strategischen Ebene das Management durchProjekte (management by projects ).

Abb. 1: Die Führungsregelkreise des Projektmanagements

Definition „Projekt“

Ein Projektist ein Vorhaben, das zeitlich befristet ist, sich durch Neuartigkeit und Einmaligkeit auszeichnet sowie eine beachtliche Größe und einen hohen Grad an Komplexität aufweist.

Mit dieser Definition sind die Merkmale und damit auch die wichtigsten Herausforderungendes Managements von Projekten angesprochen:

Muss beispielsweisedie Projektdauer verkürzt werden, so kann dies eine Steigerung der Kosten (z. B. durch vermehrten Arbeitseinsatz) und / oder eine Verkürzung des Leistungsumfangs und eine Verschlechterung der Leistungsqualität zur Folge haben.

Abb. 2: „Magisches Dreieck des Projektmanagements“

Projektorganisation

Voraussetzung für das Gelingen der Koordinationsaufgabe in einem Projekt ist die Etablierung einer auf die Eigenschaften des Projektes zugeschnittenen Projektorganisation. Die Lösung dieser Aufgabe bewegt sich im Spannungsfeld von Dauerhaftigkeit des Unternehmens und dem Grad der Selbständigkeit des Projektes. Im Folgenden werden behandelt:

(1) Organisationseinheiten

Die Aufgaben im Rahmen der Projektorganisation werden von Organisationseinheiten wahrgenommen. Die wichtigsten Organisationseinheitensind:

Der Projektauftraggeber: Bei externen Projekten bestimmt der externe Auftraggeber die Anforderungen an das Projekt, i. d. R. in einem sog. Lastenheft.

Interne Auftraggebersind für jedes Projekt unverzichtbar. Mindestens ein (Top-)Manager des eigenen Unternehmens initiiert das Projekt und erteilt den Projektauftrag. Mit ihm werden die wichtigsten Ziele abgesteckt und die finanziellen Mittel für das Projekt freigegeben. Bei sehr großen Projekten wird ein Projektlenkungsausschuss (Steering Committee, Steuerungsgruppe) eingerichtet, in dem mehrere Entscheidungsträger als Gremium die Rolle des Auftraggebers wahrnehmen.

Der Projektleiterkonkretisiert, führt und steuert das Projekt. Er ist verantwortlich für die Erfüllung des Projektauftrags und damit für die Erreichung der Projektziele unter den gegebenen Rahmenbedingungen.

Dem Projektcontrollerkommt neben der Planung und Kontrolle von Kosten auch eine besondere Dienstleistungs- und Unterstützungsfunktion für alle Projektmanagementaufgaben, wie etwa die Informationsversorgung und die Koordination der verschiedenen Führungssubsysteme zu.

Zur Erfüllung der Projektaufgabe ist ein Projektteamerforderlich.

Meist fungieren Teammitglieder als Vertreter ihrer Abteilung in der Stammorganisation, wie dem Einkauf, der Produktion oder dem Vertrieb. Sie übernehmen dann die Aufgaben, die zu ihrem Kompetenzprofilpassen

(2) Modelle der Projektorganisation

Für die Gestaltung der Projektaufbauorganisation stehen unterschiedliche Modelle der Projektorganisation zur Verfügung:

Bei der Stabsprojektorganisationübernehmen Stäbe die Projektleitung im Rahmen der ansonsten unveränderten Stammorganisation eines Unternehmens.

Der für das Projekt verantwortliche Stab besitzt keine Weisungsbefugnisgegenüber den Linienstellen; seine Aufgaben bestehen vielmehr aus der Informationsbeschaffung und Informationsweitergabe, der Koordination und der Entscheidungsvorbereitung.

Bei der Matrixorganisationwerden die Kompetenzen zwischen einem funktionalen und einem projektorientierten Leitungssystem aufgeteilt. Auf diese Weise ist dafür gesorgt, dass der Projektleiter Verantwortung für das Projekt übernimmt und die Linieninstanzen eine auf ihr Spezialwissen zugeschnittene Aufgabenbearbeitung ermöglichen.

Mit der zweidimensionalen Konstruktion der Matrix-Organisation entsteht ein Konfliktpotenzial, das eine Matrixkultur verlangt, die für eine Kompromissbereitschaft im Dienste des Projektes sorgt.

Abb. 3: Matrix-Projektorganisation

Bei der Reinen Projektorganisationwerden die Projektmitarbeiter für die Dauer des Projektes aus der Linienorganisation ausgegliedert und dem Projekt zugeteilt.

Die Reine Projektorganisation ist am stärksten auf die Anforderungen eines Projektes ausgerichtet. Die weitest gehende Ausprägung der Reinen Projektorganisation besteht in der Gründung eines eigenständigen Unternehmensfür die Durchführung eines (Groß-)Projektes, etwa in Form einer Projekt-GmbH.

Die Bedeutung der Projektkultur

Die Projektkultur ist die Gesamtheit der in einem Projekt entstandenen Werte und Normen, die über bestimmte

das Entscheiden und Handeln des Projektteams prägen.

In der Praxisdes Projektmanagements hat sich eine grundlegende Vorgehensweise herausgebildet, mit der sich die Vielzahl von Aufgaben rund um das Projekt strukturieren lässt. Die einzelnen Projektphasen vom Projektstart bis zum Projektabschluss sind unten dargestellt.