Joan Pallerola Comamala - Excel y SQL de la mano

La selección de los campos que aparecen en la consulta puede ser selectiva o hacer que aparezcan todos. Esto último suele ser pesado, a no ser que haya pocos campos en las tablas constitutivas de las consultas.

En este ejemplo, se han seleccionado diversos campos de la tabla CoDia; un campo, PLADES, de la tabla CoPla, y el campo DEBE, resultante de aplicar una función a un campo de CoDia.

Esta consulta se ha realizado con el programa Microsoft Access, que permite crearlas en un entorno gráfico en casi su totalidad. Y también permite obtener la sentencia SQL que la conforma. En este caso esta sentencia sería:

En el capítulo dedicado al lenguaje SQL se analizará cómo se elaboran estas instrucciones.

Una vez vistas las características principales de las bases de datos, ¿se puede decir que Microsoft Excel es un SGBD?

No, Microsoft Excel no es un sistema de gestión de bases de datos. Aunque hay muchas personas que utilizan Excel para almacenar información, no lo convierte en un SGBD, o sistema de gestión de bases de datos.

Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos, sino que es el mismo usuario quien puede o debe hacerlo directamente en la aplicación.

Otras desventajas de utilizar Excel para almacenar nuestros datos son:

• Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.

• Excel irá más lento a medida que la base de datos crezca.

• No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos de determinados usuarios.

Pero a pesar de ello, si se diseña y organiza adecuadamente la información dentro de un libro de Excel, se podrán tratar los datos de una manera fácil y eficiente.

A partir de aquí veremos las mejores técnicas para crear y trabajar con bases de datos en Excel que permitan organizar y estructurar adecuadamente la información, dentro de las técnicas del Self Service Business Intelligence.

En el momento en el que se quiera construir una base de datos en Excel, habrá que tener en cuenta una serie de puntos para que dicha base de datos funcione:

• No puede haber columnas vacías entre un campo y otro.

• Todas las columnas deben tener un nombre, que será el que se asignará como nombre de campo. Este nombre estará en la primera fila de la base de datos.

• Si no se asignase nombre, habrá que decírselo a Excel ya que, de lo contrario, tomaría como nombre la primera fila de datos o lo asignaría por defecto.

• Tampoco puede haber filas vacías entre un registro y el siguiente, ya que Excel puede tomar la fila vacía como un registro vacío o finalizar la base de datos en el registro anterior a la fila vacía.

Todos estos puntos hay que tenerlos muy en cuenta tanto si se trabaja con las instrucciones propias de bases de datos como cuando se trabaje con SQL.

Las funciones que se pueden utilizar en Excel para la manipulación de bases de datos son básicamente las siguientes:

Independientemente de estas funciones propias del tratamiento de bases de datos, se podrán utilizar también las funciones de la hoja como:

La mejor manera de entender el funcionamiento de las funciones de bases de datos vistas en el punto anterior es con ejemplos. A continuación, partiendo de una tabla de Excel se va a ver la construcción y funcionamiento de estas funciones sobre una hoja.

La tabla con la que se va a trabajar es la siguiente, situada en las celdas A1 a D7, que consta de cuatro campos y seis filas, más la que sirve de cabecera.

Las condiciones se pueden ver en la columna F y la utilización de las distintas funciones en la columna G. Las fórmulas que están en la columna H son solo la transcripción de las fórmulas de la columna G.

Las funciones indicadas en las celdas G2, G3 y G4 son equivalentes, para poder demostrar las maneras que se pueden implementar. Así, si BDCONTAR tiene tres argumentos, siendo el primero el correspondiente a la constitución de la base de datos, el segundo al nombre del campo y el tercero a la condición, la forma de indicar la base de datos es válida de estas dos maneras: